Действия
Если в Реестре ИД выбрать акт(ы) (1), то справа появится кнопка «Действия» (2), содержащая следующие функции (3) (рис.1):
Рис. 1 - Действия в Реестре ИД
«Сформировать АООК» – сформируется АООК, в котором будут упомянуты выбранный(е) акт(ы) АОСР (на другие типы актов АООК сформировать нельзя);
Сформировать новый комплект и Добавить акт в существующий комплект;
«Добавить замечание к акту» – замечание добавится в комментарии к выбранным актам. Можно оставлять замечания к актам в любом статусе, кроме «Новый»;
«Переформировать» – в случае если изменилась информация в проекте, например, изменился приказ на подписанта, изменилась рабочая документация в разделе 3 ОЖР и иные ситуации, пользователю доступен функционал переформирования акта. При выборе данного действия измененная в проекте информация подтянется в акт автоматически. Можно совершить как с одним актов, так и массово. Переформирование доступно автору и сотрудникам его организации. Акты со статусом «Подписан» переформировать нельзя.
«Скачать с приложениями ZIP-архивом» – скачивается акт(ы) архивом, каждое приложение отдельным файлом. В случае, если скачиваются подписанные документы, то к каждому подписанному документу также скачивается файл, подписанный внутренней подписью (ВП), файл с открепленной подписью (ОП) и все подписи в формате sig;
«Скачать c приложениями единым файлом PDF» – скачивается акт вместе с приложениями и ЭЦП одним файлом. Для того, чтобы документы скачать в нужном для вам порядке, необходимо отсортировать таблицу. Как в системе отображается порядок актов, в таком порядке эти акты и будут в едином файле;
«Экспортировать Реестр ИД в XLS» – скачивается реестр акта(ов). Для настройки необходимого вам порядка, можно также воспользоваться сортировкой таблицы;
«Экспортировать акты с замечаниями в XLS» – скачивается реестр акта(ов), а также замечания, выданные к акту или комплекту. Для настройки необходимого вам порядка, можно также воспользоваться сортировкой таблицы;
«Распечатать с приложениями» – откроется окно печати акта(ов).
Акты, сформированные в системе, нельзя удалить, но можно переместить в папку Неактуальное. Для этого акт должен иметь статус «Аннулирован», «На доработке» или «Новый». Сделать это может автор сформированного акта или его коллеги по организации.
Подписание акта и вынесение замечаний
Акт, пришедший на проверку, можно согласовать/подписать, а также подписать приложения к нему (аналог штампа Копия верна на бумаге). Кто из участников должен подписывать приложения, решается между участниками строительства (как правило – это лицо, выполнившее работы, но иногда строго генподрядчик). Подписать приложения могут несколько людей в одном акте.
Процесс рассмотрения, выставления замечаний и подписания актов проходит следующим образом:
1. Необходимо перейти в режим просмотра акта. Это возможно сделать через окно уведомлений в верхней правой части экрана (1), либо через сам реестр исполнительной документации, напротив актов, которые требует вашего внимания, будет «Колокольчик» (2), а для перехода к акту необходимо нажать на активную ссылку (3) (рис.2);
Рис. 2 - Переход к просмотру акта
2. В правой части экрана можно ознакомиться с реестром приложений к акту, перечнем подписантов и согласующих, а также фактическим объемом выполненных работ (рис.3)
Рис. 3 - Режим просмотра акта
3. В процессе рассмотрения и согласования акта, есть возможность оставлять текстовые (1) и графические (2) замечания (разные способы выделения текста (зачеркивание, подчеркивание), рисование форм и штампов, а также ручное замечание на акте. Все это возможно делать в разных цветах). Также можно сравнить акт (3), например, с его предыдущей версией, в случае если их несколько (рис.4);
Рис. 4 - Выставление замечаний к акту
4. В нижней части в режиме просмотра акта есть возможность оставить общее замечание к акту (рис.5);
Рис. 5 - Выставление замечаний к акту
5. В маршруте согласования акта доступны следующие действия, перечень которых зависит от того, на ком находится в настоящее время маршрут (рис.6):
«Переформировать акт» –выполняется в случае, если в акт необходимо внести какие-либо изменения (например добавить/ убрать приложение или подписанта), данное действие доступно, если акт заходится в статусах «Новый» или «На доработке»;
«Согласовать и передать» – документ придет выбранному вами лицу с пометкой «Согласовано» напротив вашей фамилии;
«Подписать приложения» – напротив сопроводительной документации будут пометки «Подписано», а на самих приложениях будет проставлен штамп «Копия верна»;
«Подписать и передать» – подписать сам документ и выбрать следующего подписанта/проверяющего;
«Передать на доработку» – документ уходит обратно исполнителю на доработку;
«Переадресовать согласование» – документ уходит на рассмотрение указанному вами лицу;
«Передать на внутреннее согласование» – отправка документа на рассмотрение своим коллегам по организации. После согласования документа коллегой он вернется обратно вам на рассмотрение, при этом можно будет совершить действие с документом, не дожидаясь решения своего коллеги«Согласовать и завершить» (нет на скриншоте, т.к. доступен только при согласовании подписанного всеми документа) – завершение маршрута движения документа согласованием последнего участника;
«Подписать и завершить» – завершение маршрута движения документа подписанием последнего участника. При использовании данной команды отправить документ на согласование, чтобы затем использовать функцию уже не получится.
6. После рассмотрения акта, если пользователь, на котором находится маршрут согласования акта, является подписантом, ему необходимо выполнить одно из действий подписания акта «Подписать и передать» или «Подписать и завершить». «Подписать и завершить» используется в том случае, когда ответственный является последним подписантом и не планирует передавать далее акт на согласование, тем самым завершая процесс согласования документа полностью (рис.7);
Рис. 7 - Действия подписания акта
7. Рассмотрим подписание на примере действия "Подписать и передать". После выбора данного действия необходимо разрешить операцию проставления штампа ЭП (рис.8);
8. После выбора соответствующего действия, откроется окно с выбором организации и ответственного сотрудника (2) для передачи акта на дальнейшее согласование. Чек-бокс ЭП после разрешения доступа к ЭП отмечается автоматически (1). После заполнения всех полей нажать кнопку "Продолжить" (3) (рис.9);
Рис. 9 - Выбор следующего согласующего
9. В открывшемся окне интерфейса подписания акта, необходимо добавить визуализацию штампа ЭП (рис. 10);
Рис. 10 - Добавление штампа ЭП
10. Размещение штампа происходит автоматически, но при необходимости положение можно скорректировать, нажав на него и переместив в нужное место. Также при необходимости штамп можно удалить (1). По окончании работы со штампом нажать «Подписать и передать» (2) (рис. 11);
12. В случае, если было выбрано действие «Подписать и завершить», то вместо шага выбора следующего согласующего будет действие завершения подписания (рис.13).
Рис. 13 - Завершение подписания