Машиночитаемая доверенность (МЧД). Получение КЭП и выпуск МЧД на сотрудников
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи им части своих полномочий, чтобы подписывать электронные документы от имени организации.
С 1 сентября 2023 года использование МЧД стало обязательным для электронного документооборота. Сотрудники могут подписывать документы только при наличии КЭП физического лица и машиночитаемой доверенности от руководителя.
КЭП - квалифицированный сертификат электронной подписи. Он более безопасный, чем обычная электронная подпись. Его нельзя скопировать и использовать на нескольких компьютерах.
Для работы необходимо получить новые электронные подписи на руководителя и сотрудников, выпустить МЧД и выполнить несколько шагов в Exon.
Порядок выполнения действий
1. Получить КЭП руководителя в ФНС
Чтобы получить КЭП руководителя, подготовьте:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- носитель ключа (специальный защищённый USB-накопитель), на который запишут сертификат.
Для получения КЭП руководителю необходимо лично обратиться в отделение налоговой. КЭП выдадут сразу либо на следующий день.
2. Получить КЭП физлиц на сотрудников
Выпустите КЭП физического лица для всех сотрудников, имеющих право подписи, чтобы продолжить работать с электронными документами.
Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).
3. Выпустить МЧД на сотрудников
Вариант 1:
На сайте ФНС есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.
1) Перейдите на сайт ФНС
2) Выберите необходимый Вам тип доверенности: в текущий момент поддерживается МЧД версии 001,002,003.
3) В первой строке автоматически появится уникальный номер GUID доверенности. Заполните сведения о доверенности, а именно дату совершения (выдачи) и дату окончания:
4) Заполните сведения о представителе (тот, кто получает доверенность) и доверителе (тот, кто выдает доверенность) и укажите передаваемые полномочия:
Конечный вариант указываемых полномочий рекомендуется определить руководителю организации.
Рекомендуемый перечень полномочий: "Подписывать исполнительную документацию", "Подписывать акты приемки выполненных работ по форме № КС-2 и справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3", "Подписывать проектную документацию и (или) результаты проектной документации и (или) результаты инженерных изысканий", "Подписывать документы, создаваемые в рамках осуществления строительного контроля в соответствии со ст.54 Градостроительного кодекса Российской Федерации".
5) Чтобы выпустить доверенность, нажмите кнопку "Просмотреть результаты".
6) Подпишите доверенность сертификатом КЭП руководителя, открепленной подписью
7) Загрузите доверенность и файл подписи в ФНС (https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/upload)
8) Проверьте факт загрузки по номеру доверенности (https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/check-status):
Вариант 2:
Сервис https://service.nalog.ru/dovel/#/main/edit для выпуска и проверки электронных доверенностей.
1) Выберете "Сформировать доверенность" - далее "сформировать"
2) Заполните обязательные поля: номер доверенности (должна предоставить налоговая), дату выдачи и окончания
3) Заполните сведения о представителе (тот, кто получает доверенность) и доверителе (тот, кто выдает доверенность)
4) Указать полномочия.
Конечный вариант указываемых полномочий рекомендуется определить руководителю организации.
Рекомендуемый перечень полномочий: "Подписывать исполнительную документацию", "Подписывать акты приемки выполненных работ по форме № КС-2 и справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3", "Подписывать проектную документацию и (или) результаты проектной документации и (или) результаты инженерных изысканий", "Подписывать документы, создаваемые в рамках осуществления строительного контроля в соответствии со ст.54 Градостроительного кодекса Российской Федерации".