Машиночитаемая доверенность (МЧД). Получение КЭП и выпуск МЧД на сотрудников

Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи им части своих полномочий, чтобы подписывать электронные документы от имени организации.

С 1 сентября 2023 года использование МЧД стало обязательным для электронного документооборота. Сотрудники могут подписывать документы только при наличии КЭП физического лица и машиночитаемой доверенности от руководителя.

КЭП - квалифицированный сертификат электронной подписи. Он более безопасный, чем обычная электронная подпись. Его нельзя скопировать и использовать на нескольких компьютерах.

Для работы необходимо получить новые электронные подписи на руководителя и сотрудников, выпустить МЧД и выполнить несколько шагов в Exon.

Порядок выполнения действий

1. Получить КЭП руководителя в ФНС

Чтобы получить КЭП руководителя, подготовьте:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- носитель ключа (специальный защищённый USB-накопитель), на который запишут сертификат.

Для получения КЭП руководителю необходимо лично обратиться в отделение налоговой. КЭП выдадут сразу либо на следующий день.

2. Получить КЭП физлиц на сотрудников

Выпустите КЭП физического лица для всех сотрудников, имеющих право подписи, чтобы продолжить работать с электронными документами.

Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

3. Выпустить МЧД на сотрудников

Вариант 1:

На сайте ФНС есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.

1) Перейдите на сайт ФНС

2) Выберите необходимый Вам тип доверенности: в текущий момент поддерживается МЧД версии 001,002,003.

3) В первой строке автоматически появится уникальный номер GUID доверенности. Заполните сведения о доверенности, а именно дату совершения (выдачи) и дату окончания:

4) Заполните сведения о представителе (тот, кто получает доверенность) и доверителе (тот, кто выдает доверенность) и укажите передаваемые полномочия:

Конечный вариант указываемых полномочий рекомендуется определить руководителю организации.
Рекомендуемый перечень полномочий: "Подписывать исполнительную документацию", "Подписывать акты приемки выполненных работ по форме № КС-2 и справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3", "Подписывать проектную документацию и (или) результаты проектной документации и (или) результаты инженерных изысканий", "Подписывать документы, создаваемые в рамках осуществления строительного контроля в соответствии со ст.54 Градостроительного кодекса Российской Федерации".

5) Чтобы выпустить доверенность, нажмите кнопку «Просмотреть результаты».

6) Подпишите доверенность сертификатом КЭП руководителя, открепленной подписью

8) Проверьте факт загрузки по номеру доверенности (https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/check-status):

Вариант 2:

Сервис https://service.nalog.ru/dovel/#/main/edit для выпуска и проверки электронных доверенностей.

1) Выберете "Сформировать доверенность" - далее "сформировать"

2) Заполните обязательные поля: номер доверенности (должна предоставить налоговая), дату выдачи и окончания

3) Заполните сведения о представителе (тот, кто получает доверенность) и доверителе (тот, кто выдает доверенность)

4) Указать полномочия.

Конечный вариант указываемых полномочий рекомендуется определить руководителю организации.

Рекомендуемый перечень полномочий: "Подписывать исполнительную документацию", "Подписывать акты приемки выполненных работ по форме № КС-2 и справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3", "Подписывать проектную документацию и (или) результаты проектной документации и (или) результаты инженерных изысканий", "Подписывать документы, создаваемые в рамках осуществления строительного контроля в соответствии со ст.54 Градостроительного кодекса Российской Федерации".

4. Загрузить МЧД в Exon

1) Вставьте USB-носитель с сертификатами электронной подписи в компьютер;

2) В профиле руководителя или сотрудника откройте вкладку «Сертификаты»:

3) Нажмите кнопку «Загрузить сертификат УКЭП»;

4) Выберите сертификат и нажмите кнопку «Загрузить»:

5) Перейдите к пункту «Машиночитаемая доверенность» и укажите регистрационный номер МЧД:

6) Нажмите «Отправить на проверку».

Проверка обычно занимает не больше минуты. По завершению проверки в левом нижнем углу экрана появится зелёное уведомление. Теперь вы можете использовать МЧД в Exon.

Также обращаем ваше внимание, Госдума одобрила поправки в 63-ФЗ, согласно которым сохраняется возможность использования электронной подписи, полученной до 31 августа 2023 года на сотрудника организации, на срок действия такой электронной подписи.