Машиночитаемая доверенность (МЧД). Получение КЭП и выпуск МЧД на сотрудников

Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи им части своих полномочий, чтобы подписывать электронные документы от имени организации.

С 1 сентября 2023 года использование МЧД стало обязательным для электронного документооборота. Сотрудники могут подписывать документы только при наличии КЭП физического лица и машиночитаемой доверенности от руководителя.

КЭП - квалифицированный сертификат электронной подписи. Он более безопасный, чем обычная электронная подпись. Его нельзя скопировать и использовать на нескольких компьютерах.

Для работы необходимо получить новые электронные подписи на руководителя и сотрудников, выпустить МЧД и выполнить несколько шагов в Exon.

Порядок выполнения действий

1. Получить КЭП руководителя в ФНС

Чтобы получить КЭП руководителя, подготовьте:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- носитель ключа (специальный защищённый USB-накопитель), на который запишут сертификат.

Для получения КЭП руководителю необходимо лично обратиться в отделение налоговой. КЭП выдадут сразу либо на следующий день.

2. Получить КЭП физлиц на сотрудников

Выпустите КЭП физического лица для всех сотрудников, имеющих право подписи, чтобы продолжить работать с электронными документами.

Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

3. Выпустить МЧД на сотрудников

Вариант 1:

На сайте ФНС есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.

1) Перейдите на сайт ФНС

2) Выберите необходимый Вам тип доверенности: в текущий момент поддерживается МЧД версии 001,002,003.

3) В первой строке автоматически появится уникальный номер GUID доверенности. Заполните сведения о доверенности, а именно дату совершения (выдачи) и дату окончания:

4) Заполните сведения о представителе (тот, кто получает доверенность) и доверителе (тот, кто выдает доверенность) и укажите передаваемые полномочия:

Конечный вариант указываемых полномочий рекомендуется определить руководителю организации.
Рекомендуемый перечень полномочий: "Подписывать исполнительную документацию", "Подписывать акты приемки выполненных работ по форме № КС-2 и справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3", "Подписывать проектную документацию и (или) результаты проектной документации и (или) результаты инженерных изысканий", "Подписывать документы, создаваемые в рамках осуществления строительного контроля в соответствии со ст.54 Градостроительного кодекса Российской Федерации".

5) Чтобы выпустить доверенность, нажмите кнопку "Просмотреть результаты".

6) Подпишите доверенность сертификатом КЭП руководителя, открепленной подписью

7) Загрузите доверенность и файл подписи в ФНС (https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/upload)

8) Проверьте факт загрузки по номеру доверенности (https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/check-status):

Вариант 2:

Сервис https://service.nalog.ru/dovel/#/main/edit для выпуска и проверки электронных доверенностей.

1) Выберете "Сформировать доверенность" - далее "сформировать"

2) Заполните обязательные поля: номер доверенности (должна предоставить налоговая), дату выдачи и окончания

3) Заполните сведения о представителе (тот, кто получает доверенность) и доверителе (тот, кто выдает доверенность)

4) Указать полномочия.

Конечный вариант указываемых полномочий рекомендуется определить руководителю организации.

Рекомендуемый перечень полномочий: "Подписывать исполнительную документацию", "Подписывать акты приемки выполненных работ по форме № КС-2 и справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3", "Подписывать проектную документацию и (или) результаты проектной документации и (или) результаты инженерных изысканий", "Подписывать документы, создаваемые в рамках осуществления строительного контроля в соответствии со ст.54 Градостроительного кодекса Российской Федерации".

Как загрузить МЧД в Exon см. статью: Как загрузить в профиль сертификат УКЭП?