Вкладка "Документы"
Подраздел Документы предназначен для загрузки и подписания документов. Через активную кнопку с действиями предоставляется возможность загрузить документ с компьютера пользователя (1) или сформировать документ по форме на основании выбранного замечания, указать связанное замечание, инспекцию – «сформировать» (2) (рис.1).
Рис. 1 - Интерфейс вкладки "Документы" модуля СК
Документы можно подгружать в разные категории. Для создания и редактирования категорий необходимо:
1. Нажать на «Редактировать» (рис.2);
Рис. 2 - Редактирование списка категорий
2. Нажать на «Добавить категорию» (1), ввести ее название (2) и подтвердить ввод (3) (рис.3);
Рис. 3 - Добавление категории
3. После добавления категории, при наведении на нее курсора, станут доступны следующие действия (рис.4): 1 – Создать подкатегорию; 2 – Переименовать имеющуюся категорию; 3 – Удалить категорию.
Рис. 4 - Работа с категориями
4. По окончании внесения изменений в перечень категорий, следует нажать на «Завершить редактирование».
Для Загрузки документа во вкладке Документы необходимо:
1. Нажать на кнопку «Загрузить» в правом верхнем углу экрана (рис.5);
Рис. 5 - Загрузка документа
2. Заполнить соответствующие поля (рис.6):
- «Тип документа» (1). Например – акт, предписание и т.д.;
- «№ документа» (2), «Дата документа» (3);
- Прикрепить сам документ в формате pdf (4);
- Добавить «замечания» (5) и «инспекции» (6) из имеющихся в системе;
- Добавить подписанта/подписантов (7), выбрав организацию и сотрудника;
3. Нажать "Загружать" (8) (рис. 7).
Рис. 7 - Заполнение полей при загрузке документа
Для формирования документа в модуле СК необходимо:
1. Раскрыть выпадающий список (1) и нажать на «Сформировать» (2) (рис.8);
Рис. 8 - Формирование документа
2. Выбрать «Тип документа» (1), форма которого заранее была загружена в подразделе «Настройки» - «Формы документов» (рис.9).
3. Заполнить остальные поля аналогично загрузке документа (2) (рис. 35).
4. Нажать сформировать (3) (рис.10):
Рис. 10 - Заполнение полей при формировании документа
После того как документ загружен/сформирован, он отобразится в реестре подраздела «Документы» со статусом «Новый».
Для того чтобы запустить маршрут подписания документа необходимо:
1. В столбце «Тип документа» перейти по активной ссылке (синий текст) соответствующего документа из реестра. (рис.11)
Рис. 11 - Активная ссылка для перехода в карточку документа
2. В открывшейся карточке документа доступно (рис. 12);
- Просмотреть сам документ в PDF троне;
- Просмотреть список подписантов и текущего исполнителя;
- Выбрать документ для сравнения;
- Выбрать действие с документом.
Рис. 12 - Карточка документа
3. В правом верхнем углу нужно выбрать соответствующее действие (рис.13):
«Передать» – в случае, если инициатор документа не является подписантом;
«Подписать и завершить» – в случае если инициатор является единственным подписантом;
«Подписать и передать» – в случае если инициатор является не единственным подписантом и документ нужно передать дальше по цепочке согласования. Данное действие доступно пользователю, на котором находится маршрут и который является подписантом.
Рис. 13 - Передача документа для его подписания
4. После передачи документа ответственному сотруднику (на котором находится маршрут и который является подписантом) будут доступны следующие действия:
«Подписать и передать» – в случае, если документ подписан не всеми указанными подписантами;
«Подписать и завершить» – действие доступно единственному и последнему подписанту. При выборе этого действия маршрут подписания документа завершается;
«Передать на доработку» – позволяет вернуть документ инициатору (автору). Доступно только подписанту, на котором находится шаг маршрута. Предварительно выставив замечания;«Переформировать» – доступно инициатору (автору) документа, позволяет изменить документ. Переформирование доступно в любом статусе, кроме «Подписан».
При передаче документа «На доработку» необходимо оставить замечания. Они выставляются в карточке документа двумя способами:
1 – графическим способом через пометки в pdf трон (рис.14):
Над файлом необходимо выбрать «Пометки» (1), появится строка (2) с возможными пометками для выставления замечаний на документе. Следует выбрать нужный маркер и оставить замечание графически, также его можно откомментировать текстом – заметкой (3). Заметки отображаются справа от документа.
Рис. 14 -Создание замечания графическим способом
2 – текстовым способом (рис.15)
Для этого необходимо пролистать карточку документа вниз до конца, в области замечания (1), после чего оставить замечание в поле (2) и нажать «Отправить» (3).
Рис. 15 - Создание замечания текстовым способом
Также можно посмотреть историю согласования документа, сгруппированную по версиям. Для этого необходимо нажать на «История согласования» (рис.16).
Рис. 16 - История согласования документа
Чтобы подписать документ электронной подписью необходимо:
1. Выбрать соответствующее действие – «Подписать и передать» или «Подписать и завершить» из списка действий;
2. Для примера выберем действие "Подписать и завершить". После выбора действия, откроется окно подписания документа, в котором необходимо подтвердить разрешение доступа к ЭП (рис.17);
Рис. 17 - подписание документа
3. Нажать "Продолжить" (рис.18);
4. В открывшемся окне интерфейса подписания документа, необходимо добавить визуализацию штампа ЭП (рис.19);
Рис. 19 - Добавление штампа ЭП
4. Размещение штампа происходит автоматически, но при необходимости положение можно скорректировать, нажав на него и переместив в нужное место. Также при необходимости штамп можно удалить (1). По окончании работы со штампом нажать «Подписать» (2). В случае если вы являетесь последним или единственным подписантом вместо «Продолжить» появится кнопка «Подписать» (рис.20);
Рис. 20 - Добавление штампа ЭП
При подписании в документ ставится штамп (ЭП), для подписанта проставляется плашка «подписан». Если выбрать действие "Подписать и передать", то документ передается следующему участнику маршрута.
В реестре документов доступно (рис.21):
1. При нажатии на значок (1) можно показать/скрыть сведения, участников и историю (2) о выбранном документе;
2. Переформировать документ (3).
Рис. 22 - Реестр документов
При переформировании сам документ в системе не изменяется. Чтобы прикрепить новый документ необходимо внести соответствующие правки в ранее загруженный документ или сформировать его через функционал «Документ по форме», после чего в сведениях о документе удалить неактуальную версию и загрузить актуальную в формате PDF (рис.23).
Рис. 23 - Добавление новой версии документа при переформировании
3. Скачивание подписанных файлов с ЭЦП. Для этого следует отметить чек-боксом необходимый акт (их может быть несколько) и через кнопку действия выбрать соответствующее. Документы возможно скачать как архивом так и по-отдельности.
Рис. 24 - Скачивание документа