Вкладка "Реестр актов"

Вкладка Реестр актов предназначена для загрузки в формате PDF актов по форме КС-2 и КС-3. Есть возможность загрузить как единый комплект КС-2 и КС-3, так и по отдельности.

Чтобы загрузить единый комплект КС-2 и КС-3, необходимо:

• В правом верхнем углу нужно нажать «Добавить» (1) и выбрать действие «Добавить PDF» (2) (рис.1);

Рис. 1 - Добавление КС-2, КС-3

2. В открывшемся дровере следует внести (рис.2):

• Информацию по КС-2: № акта, Дата формирования, начало и окончание отчетного периода, выбирать договор из выпадающего списка, добавить акт в формате PDF (1);
• Информация по КС-3: указать стоимостные показатели (обязательные поля для заполнения отмечены звездочкой - *), добавить акт в формате PDF (2);
• Добавить акты или комплекты исполнительной документации из системы в статусах подписан или на согласовании (3);
• Добавить другие документы при необходимости (4);
• Добавить минимум 2-ух подписантов (5);
• «Добавить» после чего документ отобразится в реестре актов в статусе «Новый» (6).

Рис. 2 - Добавить КС-2, КС-3 в формате PDF

После того как акты добавлены, их необходимо передать на согласование. Для этого необходимо:

1. Перейти в окно просмотра акта по нажатию на номер документа (рис.3);

Рис. 3 - Переход в режим просмотра акта

2. Из выпадающего списка выбрать необходимое действие, где: Передать на согласование – передача акта на согласования, без его подписания исполнителем, при этом необходимо проверить расположение QR-кода на КС-2, КС-3 (автоматически он будет расположен в левом верхнем углу) и выбрать кому будет направлен акт: организация и сотрудник;

Подписать и передать – подписание и передача акта на согласование (необходима ЭП), также необходимо проверить расположение QR-кода и выбрать следующего подписанта.

Процедура загрузки отдельных КС-2 и КС-3 аналогична загрузке единого комплекта актов.

Просмотр загруженных актов доступен как в модуле ИТД в PDF-Tron. Процесс добавления замечаний и согласования/подписания аналогичен соответствующим процессам в ИТД.

При движении актов в модуле Актирование, автоматически формируется лист согласования. Он существует исключительно для удобства и не требует никаких дополнительных действий (рис.4).

Рис. 4 - Лист согласования

При совершении различных действий с документом, меняется его статус (рис. 5):

«Новый» – присваивается загруженным актам, которые не передавали на согласование;

«На согласовании» – документ находится на согласовании у одного из участников;

«На доработке» – акт отправленные на корректировку создателю;

«Отказано в подписании» – мотивированный отказ от приемки (после выбора действия «Отказать в подписании» - доступно только для подписанта Заказчика);

«Подписан» – акт подписан с помощью ЭЦП двумя указанными при формировании акта подписантами (после выбора действия: Подписать и завершить);

«Согласован» – присваивается при согласовании актов, сформированных без указания подписантов (после выбора действия: Согласовать и завершить).

Рис.5 - Статусы актов