Категории

Вкладка "Бюджетирование"

Функционал вкладки позволяет сотрудникам финансового отдела или ответственным сотрудникам формировать структуру бюджета, заполнять плановыми и фактическими показателями статьи бюджета, просматривать бюджет в сводном разрезе и по периодам.

Перед началом работы во вкладке Бюджетирование, администратору компании необходимо её активировать, выполнив соответствующее действие (рис.1).


Рис.1 - Активация вкладки Бюджетирование Администратором компании

Вкладка представляет собой реестр со сводной информацией о доходной и расходной части бюджета в разрезе категорий и статей бюджета по плановым и фактическим показателям.

Рассмотрим основные компоненты вкладки Бюджетирование:

Таблица бюджетирования – структура бюджета, включающая в себя: категории, статьи бюджета, плановые и фактические показатели.
Таблица состоит из столбцов с данными, которые рассчитываются автоматически и каждый имеет свое обозначение (рис.2).


Рис. 2 - Таблица Бюджетирования в режиме Редактирования

Плановые показатели с НДС:

Доход – плановый доход;

Расход – плановый расход;

Прибыль – плановая прибыль, которая рассчитывается по формуле: Плановый доход – Плановый расход;

Рентабельность – плановая рентабельность. Рассчитывается по формуле: (Плановый доход - плановый расход)/Плановый расход * 100.

Фактические показатели с НДС:

Доход – фактический доход;

Расход – фактический расход;

Прибыль – фактическая прибыль. Рассчитывается по формуле: Фактический доход – Фактический расход;

Рентабельность – фактическая рентабельность. Рассчитывается по формуле: (Фактический доход - Фактический расход)/Фактический расход * 100.

Остатки по статьям с НДС:

Остаток по доходу – рассчитывается по формуле:Сумма из поля "Плановый доход" - Сумма из поля "Фактический доход";

Остаток по доходу % – рассчитывается по формуле: (Сумма из поля "Плановый доход" - Сумма из поля "Фактический доход") / Сумма из поля "Плановый доход" * 100;

Остаток по расходу – рассчитывается по формуле: Сумма из поля "Плановый расход" - Сумма из поля "Фактический расход";

Остаток по расходу % – рассчитывается по формуле: (Сумма из поля "Плановый расход" - Сумма из поля "Фактический расход") / Сумма из поля "Плановый расход" * 100.

Уровни вложенности. Таблица бюджетирования реализована по структуре дерева, со множеством вложений. Максимальное количество уровней в одной сущности – пять. Таблица имеет возможно фильтроваться по уровням вложенностей. Если пользователю необходимо просмотреть какой-либо определенный уровень, функция фильтрации позволит это сделать.

Механизм фильтрации таблицы бюджетирования позволяет фильтровать таблицу по столбцам необходимым пользователю, а также настраивать видимость исходя из потребностей (1, 2). Таблицу бюджетирования можно настроить как по показателям в разрезе сводного режима (3), так и по периодам (4) (рис.3).


Рис. 3 - Фильтрация таблицы бюджетирования и настройка отображения столбцов

В сводном режиме доступен просмотр, без возможности редактирования. При нажатии на соответствующие кнопки, есть возможность настроить отображение по показателям (1), а также по периоду (2) (рис.4).



Рис. 4 - таблица Бюджетирование в сводном режиме

В режиме по периодам также доступен просмотр, без возможности редактирования. При нажатии на соответствующие кнопки, есть возможность настроить отображение по показателям в динамике и отображению столбцов (1), а также по заданному пользователем периоду (2) (рис.5)


Рис. 5 - Таблицы Бюджетирование в режиме По периодам

Категория бюджета – элемент дерева бюджета, включающий в себя статьи. Является родителем, суммирует в себе финансовые показатели по вложенным статьям (рис.6).

Рис. 6 - Категории бюджета

Существует два способа создания категорий бюджета через кнопку «Добавить» и в самой таблице Бюджетирования.

Для того, чтобы создать категорию через кнопку действия Добавить, необходимо:

1. Во вкладке Бюджетирование из выпадающего списка «Добавить» выбрать «Категорию» (рис.7);


Рис. 7 - Добавление Категории бюджета через кнопку действий

2. Ввести наименование категории (1) и нажать «Добавить» (2) (рис.8).


Рис. 8 - Добавлении Категории бюджета через кнопку Действия

Для того, чтобы создать категорию в таблице Бюджетирования, необходимо:

1. Во вкладке Бюджетирования напротив категории или статьи нажать на «+» (1) и из списка выбрать «Добавить категорию» (2) (рис.9);


Рис. 9 - Добавление Категории бюджета в таблице Бюджетирование

2. В открывшемся окне ввести наименование категории и нажать «Добавить».

Категория бюджета «Расходы без категории» – элемент дерева бюджета, включающий в себя только фактический расход. Создается автоматически при условии если платеж со статусом «Оплачен» не был привязан к статье бюджета (рис.10).


Рис. 10 - Расходы без категории

Статья бюджета – элемент дерева бюджета. Содержит в себе финансовые показатели, такие как: плановый доход, фактический доход, плановый расход и фактический расход (рис.11).


Рис. 11 - Статья бюджета

Создание статей аналогично созданию категорий.
Через кебаб-меню, которое находится в крайней правой части строки категории или статьи доступны следующие действия (рис. 12):
1. Сменить категорию;
2. Удаление категории или статьи. Категорию можно удалить только если в ней нет вложенностей – статей, а статья удаляется сразу со всеми данными которые были ранее в нее добавлены.

Рис. 12 - Действия со статьей и категорией бюджета

При нажатии на строку статьи бюджета и нажатии на кнопку раскрытия дровера, станут доступными (рис.13):


Рис. 13 - Параметры статьи бюджета

2. Редактирование наименования статьи бюджета;

3. Характеристики доходной части – включает в себя наименование работы из сметы контракта, общий объем выполнения, единицы измерения, цена за единицу и ставку НДС.
Для того чтобы добавить характеристику доходной части необходимо:
2.1. Выбрать необходимую статью бюджета (1) и в раскрывшейся боковой панели нажать кнопку «Заполнить» (2) (рис.14);

Рис. 14 - Добавление характеристики доходной части

2.2. В открывшемся окне внести информацию, выбрать ставку НДС (по умолчанию она 20 %) (1) и нажать «Добавить» (2). Внесенная информация послужат для автоматического расчета данных в плановом и фактическом доходах (рис.15).


Рис. 15 - Заполнение информации характеристики доходной части

При необходимости, информацию о характеристике доходной части можно отредактировать, нажав на кнопку редактирования – «Карандаш» (1) в окне просмотра и внесения данных о статье (рис. 16).

Также доступно удаление информации (2), при этом все данные заполненные ранее в плановом и фактическом доходах будут удалены, так как считаются автоматически на основе данных характеристик доходной части (рис.16).


Рис. 16 - Удаление и редактирование характеристики доходной части

3. Плановый доход – основан на смете контракта. Стоимость работ, которые должен выполнить Генподрядчик и получить за это денежные средства. Включает в себя: планируемую дату поступления денежных средств, объем работ, стоимость с НДС.

Стоимость автоматически рассчитывается исходя из формулы:
Цена за ед.изм (указанная ранее в характеристиках доходной части) * Указанный объем.
В шапке Планового дохода, пользователю показаны данные:
Получено фактически – подтягиваются данные из заполненного фактического дохода;
Осталось получить – рассчитывается по формуле : Общая стоимость - Получено фактически;
Необходимо запланировать – рассчитывается по формуле : Общая стоимость - итого суммы по датам.
Для того чтобы добавить Плановый доход необходимо:
3.1. В боковой панели просмотра сведений и статье бюджета, раскрыть вкладку «Плановый доход» (1) и нажать кнопку «Добавить» (2) (рис.17);

Рис. 17 - Добавление планового дохода

3.2. Заполнить поля данными (1) (где дата, это дата планового поступления денежных средств за выполнение работ, а объем, это количество объема работ, который планируется выполнить и получиться на него денежные средства) и нажать кнопку «Добавить» (2) (рис. 18);

3.3. При необходимости, проделать данную операцию требуемое количество раз.
Рис. 18 - Добавление планового дохода

Примечание:

  • Стоимость с НДС будет рассчитана автоматически;
  • Данный функционал позволяет разнести плановый доход по датам и по плановому выполнению объемов работ;
  • Если указать Объем больше, чем был указан в характеристиках доходной части, появиться информационный текст. Это не мешает дальнейшей работе, но обращает ваше внимание, на то, что объем был указан больше.

Через кебаб-меню, которое расположено в крайней правой части позиции планового дохода, доступно ее редактирование (1) и удаление (2). Также доступно массовое удаление данных планового дохода (3) (рис.19).


Рис. 19 - Редактирование и удаление позиций планового дохода

4. Плановый расход – плановые расходы на выполнение работ и содержание проекта. Включает в себя: дату планируемой оплаты по расходной части, наименование платежа или назначение расхода, стоимость с НДС и ставка НДС.

Процедура добавления, удаления и редактирования позиций Планового расхода аналогична добавлению позиций Планового дохода.

5. Фактический доход – факт выполненных работ (сколько по факту получил генподрядчик денежных средств). Включает в себя: фактическую дату поступления денежных средств, Объем работ, стоимость с НДС.

Стоимость автоматически рассчитывается исходя из формулы:
Цена за ед.изм ( указанная ранее в характеристиках доходной части) * Указанный объем работ.
Процедура добавления, удаления и редактирования позиций Фактического дохода аналогична добавлению позиций Планового дохода.
6. Фактический расход – фактические расходы на выполнение работ и содержание проекта. Данные по расходам попадают во вкладку бюджетирование из вкладки Платежи и только те платежи, которым был присвоен статус «Оплачен».
При необходимости реестр бюджетирования можно экспортировать (выгрузить в форматах XLS или XLSX).
Для того чтобы экспортировать реестр бюджетирования необходимо:
1. Во вкладке Бюджетирование нажать на кебаб-меню и выбрать один из вариантов экспорта (рис. 20);

Рис. 20 - Экспорт реестра Бюджетирование

2. По окончании загрузки, всплывет соответствующее уведомление (рис. 21).


Рис. 21 - Уведомление об успешном экспорте реестра Бюджетирование

Авансы

Вкладка Авансы отражает в себе финансовую деятельность организации Генерального подрядчика, то есть получение авансов от Заказчик. Транши по авансам аккумулируются в разрезе плановых и фактических показателей, также здесь представлены вычисляемые показатели, а именно сколько осталось получить и сколько погасить.

Авансы выдаются траншами, для того чтобы создать транш, необходимо:
1. В окне интерфейса вкладки нажать «+ Добавить транш» (рис. 22);

Рис. 22 - Добавление транша аванса

2. В открывшемся окне ввести наименование транша (1) и нажать «Добавить» (2) (рис.23);


Рис. 23 - Ввод наименования транша

Далее следует работа непосредственно с самим траншем. По двойному нажатию в реестре на транш раскроется окно с его характеристиками и информацией о плановых и фактических показателях. Также, после заполнения информации о поступлениях и погашениях, в данном окне сформируется сводная информация.

Для того, чтобы добавить характеристики аванса, необходимо:
2. В окне информации о транше нажать «Заполнить» (рис. 24);

Рис. 24 - Заполнение характеристик аванса

3. В открывшемся окне заполнить характеристики (1) и нажать «Добавить» (2) (рис. 25).


Рис. 25 - Заполнение характеристик аванса

Далее, в детализации, можно приступить к заполнению информации планового получения и погашения этого аванса.

Для добавления информации о плановом получении аванса, необходимо:

1. Раскрыть соответствующую вкладку (1) и нажать «+ Добавить» (2) (рис.26);

Рис. 26 - Добавление информации о плановом получении аванса

2. В открывшемся окне указать плановую дату поступления и сумму аванса (1), после чего нажать «Добавить» (2) (рис. 27).


Рис. 27 - Внесение данных о плановом получении аванса

После совершения вышеописанных действий, информация отобразится в соответствующей вкладке. При необходимости, по нажатию на кебаб-меню, есть возможность отредактировать или удалить позицию планового получения (1), а также удалить все добавленные позиции, при нажатии на одноименную кнопку (2) (рис.28).


Рис. 28 - Доступные действия с позициями планового получения аванса

Процедура добавления информации о плановом погашении аванса, аналогична добавлению информации о плановом получении.

Информация о фактическом получении и погашении аванса вносится во вкладке Поступления, после добавления она будет отражена во вкладке Авансы.
Поступления
Вкладка Поступления служит для работы с поступлениями денежных средств Генеральному подрядчику за выполненные работы, с возможностью указания зачёта аванса, гарантийных и прочих удержаний, полученных авансов и иных поступлений.
Для того, чтобы добавить поступление, необходимо:
1. В окне интерфейса вкладки нажать «+ Добавить поступление» (рис. 29)

Рис. 29 - Добавление Поступления

2. В открывшемся дровере из выпадающего списка выбрать необходимый вид поступления, после его выбора порядок внесения информации будет отличаться (рис.31):


Рис. 29 - Выбор вида Поступления

2.1. Вид поступления «Оплата работ», это поступления согласно акту о приемке выполненных работ (КС-2). Для его добавления, необходимо заполнить все обязательные поля, при необходимости есть возможность указать информацию об удержании аванса, связав поступление с соответствующим авансовым траншем, гарантийного удержания и суммы других удержаний из этого платежа (1), по окончании внесения информации нажать «Добавить» (2), после чего поступление отобразится в реестре (рис.30);


Рис. 30 - Оплата работ

2.2. Для внесения информации о поступлении авансового платежа, необходимо в дровере выбрать соответствующий ему транш (1), заполнить все обязательные поля и нажать «Добавить (2). После добавления авансового платежа, информация о нем отобразится во вкладке Авансы, в сведениях о фактическом поступлении (рис. 31);


Рис. 31 - Аванс

2.3. Иные поступления добавляются аналогичным образом.

После добавления, информация о поступлении отобразится в реестре. В самом реестре есть возможность сменить статус поступления (1), а через кебаб-меню – редактировать или удалить поступления (2) (рис. 32).
Также в реестре поступлений, для удобства, предусмотрены: иконка, показывающая наличие привязанного платежного документа (3) и настройка отображения реестра, с возможность перемещения, включения/выключения тех или иных столбцов (4) (рис. 32).

Рис. 32 - Реестр поступлений