Карточка комплекта РД
После загрузки и передачи документа следует рассмотрение этого документа ответственным лицом, указанным при передаче. Для того чтобы просмотреть сведения о загруженном документе, необходимо перейти в карточку документа, нажав на любое свободное поле, кроме шифра, в строке нужного файла
Карточка документа состоит из 3-х вкладок:
- Сведения;
- Замечания;
- История.
Во вкладке Сведения отображается основная информация и совершаются действия с документом. Каждый раз, при передаче документа, автоматически формируется накладная, которую можно отклонить (1) или принять, с возможностью подписания электронной подписью (2) (рис.1).
Рис. 1 - Карточка документа
При отклонении получения комплекта необходимо:
- Указать дату устранения замечания (1);
- Указать причину отклонения (2);
- Нажать кнопку "Отклонить".
После чего комплект вернется предыдущему сотруднику, который передавал комплект (рис.2).
Рис. 2 - Отклонение накладной
При подтверждении получения накладную можно подписать электронной подписью (в накладной отобразится визуализация штампа ЭП), отжав чек-бокс или принять без подписания, подтвердив получение (рис.3).
Рис. 3 - Принятие накладной
После подтверждения получения, статус накладной автоматически меняется, а через три точки её можно скачать в разных форматах и, если она подписана, скачать с электронной подписью (рис.4).
Рис. 4 - Накладная
После совершения передачи, сам файл накладной будет содержать в себе следующую информацию (рис.5).
Рис. 5 - Накладная
После принятия документации, кнопка «Подтвердить получение» сменится на кнопку действий с документом. В зависимости от того, в каком статусе и на ком находится документ, набор действий у участников процесса согласования могут отличаться (рис.6):
Рис. 6 - Действия с документом
Прежде чем будет принято какое-то решение и совершено действие, сам документ подлежит рассмотрению.
В Сведениях содержится основная информация о документе:
- наименование и шифр (1);
- сам файл, с возможностью перехода к окну просмотра и скачивания через три точки с открепленной и прикрепленной электронной подписью (2);
- кнопка для скачивания сопроводительной документации и редактируемого формата (3);
- маршрут согласования, где отображаются оставленные комментарии при совершении действий с документом (4).
За файлом можно назначить наблюдателей, это те люди, которые не согласовывают и не подписывают документ, но им приходят системные уведомления, обо всех изменениях в маршруте документа. Для того чтобы назначить наблюдателя, необходимо отжать звезду напротив имени сотрудника (5), так же рядом дублируется актуальный статус документа (6). Добавили ещё отображение бизнес-роли компании сотрудника на каждом шаге (7) в маршруте согласования в рабочей документации. Теперь видно, кто выполнил действие Технический заказчик или Проектировщик, например(рис.7).
Рис. 7 - Карточка документа
Во вкладке Замечания отображаются все текстовые замечания к комплекту, которые синхронизируются с замечаниями в окне просмотра документа. Замечание можно написать к документу в любом статусе (даже ВПР).
Для того чтобы добавить замечание, необходимо (рис.8):
- Нажать на кнопку "Добавить замечание" (1);
- Прописать текст замечания;
- Указать раздел, к которому относится замечание (2);
- Указать статус (менять статус замечания может как его автор, так и сотрудник, инициировавший внутреннее согласование (по замечаниям сотрудников, которым он направил документ на внутреннее согласование), а также пользователь с системной ролью Руководитель проектов (по замечаниям сотрудников своей организации)) (3);
- Страницу, к которой относится замечание (4);
- При необходимости, с помощью скрепки прикрепить файлы с устройства к замечаниям (7);
- Нажать на "Отправить".
Через три точки (5) можно удалить и отредактировать замечание, на каждое замечание можно отвечать (6), выше, через три точки можно экспортировать историю замечаний в формате excel таблицы (8) и воспользоваться фильтрацией по автору, разделу и версионности (9), а так же статусу (10) (рис. 8).
Рис. 8 - Замечания
В карточке документа во вкладке Замечания есть возможность редактировать или удалять комментарии, оформленные в предыдущих изменениях.
При отправке документа «На доработку», на основании выставленных в системе замечаний, автоматически формируется письмо исполнителю о необходимости исправить документацию и повторно выслать ее на проверку. В текст письма будут включены только актуальные замечания. Замечания со статусом «Снято» в письме отражены не будут. Письмо можно подписать ЭЦП (функция не является обязательной). Данное письмо можно скачать через три точки в двух форматах (рис.9).
Рис. 9 - Письмо с замечаниями
Само письмо и приложение к нему выглядят следующим образом (рис.10).
Рис. 10 - Письмо с замечаниями
Вкладка История содержит весь подробный маршрут действий, которые совершались с документом, она фильтруется (1), а также делится по версионности (2). При добавлении комментариев к документу они отображаются в истории и маршруте согласования (рис.11).
Рис. 11 - История документа