Карточка комплекта РД

После загрузки и передачи документа следует рассмотрение этого документа ответственным лицом, указанным при передаче. Для того чтобы просмотреть сведения о загруженном документе, необходимо перейти в карточку документа, нажав на любое свободное поле, кроме шифра, в строке нужного файла

Карточка документа состоит из 3-х вкладок:

  • Сведения;
  • Замечания;
  • История.

Во вкладке Сведения отображается основная информация и совершаются действия с документом. Каждый раз, при передаче документа, автоматически формируется накладная, которую можно отклонить (1) или принять, с возможностью подписания электронной подписью (2) (рис.1).

Рис. 1 - Карточка документа

При отклонении получения комплекта необходимо:

  1. Указать дату устранения замечания (1);
  2. Указать причину отклонения (2);
  3. Нажать кнопку "Отклонить" (3).

После чего комплект вернется предыдущему сотруднику, который передавал комплект (рис.2).

Рис. 2 - Отклонение накладной

При подтверждении получения накладную можно подписать электронной подписью (в накладной отобразится визуализация штампа ЭП), отжав чек-бокс или принять без подписания, подтвердив получение (рис.3).

Рис. 3 - Принятие накладной

После подтверждения получения, статус накладной автоматически меняется, а через три точки её можно скачать в разных форматах и, если она подписана, скачать с электронной подписью (рис.4).

Рис. 4 - Накладная

После совершения передачи, сам файл накладной будет содержать в себе следующую информацию (рис.5).

Рис. 5 - Накладная

После принятия документации, кнопка «Подтвердить получение» сменится на кнопку действий с документом. В зависимости от того, в каком статусе и на ком находится документ, набор действий у участников процесса согласования могут отличаться (рис.6):

Рис.6 - Выбор действий

Прежде чем будет принято какое-то решение и совершено действие, сам документ подлежит рассмотрению.

В Сведениях содержится основная информация о документе:

  • наименование и шифр (1);
  • сам файл, с возможностью перехода к окну просмотра и скачивания через три точки с открепленной и прикрепленной электронной подписью (2);
  • кнопка для скачивания сопроводительной документации и редактируемого формата (3);
  • маршрут согласования, где отображаются оставленные комментарии при совершении действий с документом (4).

За файлом можно назначить наблюдателей, это те люди, которые не согласовывают и не подписывают документ, но им приходят системные уведомления, обо всех изменениях в маршруте документа. Для того чтобы назначить наблюдателя, необходимо отжать звезду напротив имени сотрудника (5), так же рядом дублируется актуальный статус документа (6). Добавили ещё отображение бизнес-роли компании сотрудника на каждом шаге (7) в маршруте согласования в рабочей документации. Теперь видно, кто выполнил действие Технический заказчик или Проектировщик, например(рис.7).


Рис. 7 - Карточка документа


Во вкладке Замечания отображаются все текстовые замечания к комплекту, которые синхронизируются с замечаниями в окне просмотра документа. Замечание можно написать к документу в любом статусе (даже ВПР).

Для того чтобы добавить замечание, необходимо (рис.8):

  • Нажать на кнопку "Добавить замечание" (1);
  • Прописать текст замечания;
  • Указать раздел, к которому относится замечание (2);
  • Указать статус (менять статус замечания может как его автор, так и сотрудник, инициировавший внутреннее согласование (по замечаниям сотрудников, которым он направил документ на внутреннее согласование), а также пользователь с системной ролью Руководитель проектов (по замечаниям сотрудников своей организации)) (3);
  • Страницу, к которой относится замечание (4);
  • При необходимости, с помощью скрепки прикрепить файлы с устройства к замечаниям (7);
  • Нажать на "Отправить".

Через три точки (5) можно удалить и отредактировать замечание, на каждое замечание можно отвечать (6), выше, через три точки можно экспортировать историю замечаний в формате excel таблицы (8) и воспользоваться фильтрацией по автору, разделу и версионности (9), а так же статусу (10) (рис. 8).

Рис. 8 - Замечания

В карточке документа во вкладке Замечания есть возможность редактировать или удалять комментарии, оформленные в предыдущих изменениях.

При отправке документа «На доработку», на основании выставленных в системе замечаний, автоматически формируется письмо исполнителю о необходимости исправить документацию и повторно выслать ее на проверку. В текст письма будут включены только актуальные замечания. Замечания со статусом «Снято» в письме отражены не будут. Письмо можно подписать ЭЦП (функция не является обязательной). Данное письмо можно скачать через три точки в двух форматах (рис.9)

Рис. 9 - Письмо с замечаниями

Само письмо и приложение к нему выглядят следующим образом (рис.10).

Рис. 10 - Письмо с замечаниями


Вкладка История содержит весь подробный маршрут действий, которые совершались с документом, она фильтруется (1), а также делится по версионности (2). При добавлении комментариев к документу они отображаются в истории и маршруте согласования (рис.11).

Рис. 11 - История документа