Загрузка документов / процесс согласования/ действия

Для того, чтобы загрузить документ в систему необходимо:

1. Перейти в нужный раздел, нажать на "Добавить документ" (загружаемый файл попадёт именно в него) (рис.1);

Рис. 1 - Добавление документа

2. В открывшемся окне загрузить комплект документации в формате PDF (рис.2):

Рис. 2 - Загрузка документа

2.1. На каждом листе автоматически формируется QR-код, который располагается на листах формата А4 вертикальной ориентации внизу посередине, а на листах чертежей в штампе, в наименовании. При загрузке документа следует проверить не находит ли QR-код на текст, при необходимости, выделить его, зажать левой кнопкой мыши (1) (рис.3) и переместить в любое свободное поле. При перемещении ползунка (1.1), возможно включить/выключить синхронное перемещение кода на всех страницах. QR-код отображает актуальный статус документа (рис.4) (при необходимости можно перейти к просмотру самого документа, если пользователь выполнил вход на устройстве с аккаунта-участника данного проекта);

2.2. Заполнить атрибуты справа. Марку рабочих чертежей, наименование раздела и подраздела (2) заполняется автоматически, вручную необходимо ввести наименование документа, шифр, изменение (3) (заполняется в случае, если предыдущего изменения не было в системе), указать автора (организация в случае предыдущего изменения не было в системе), указать автора (организация, которая разработала рабочую документацию), плановые даты ВПР (4) (не обязательные к заполнению поля), нумерация листов (5), (страница, с которой начинается графическая часть документа) (рис.3);

Рис. 3 - Загрузка документа

Рис. 4 - Информация из QR-кода

2.3. К документу можно прикреплять редактируемый формат и сопроводительную документацию (1) (рис.5), в сером поле всегда указан формат, в котором можно добавить документ;

2.4. Далее необходимо указать организацию, которая получит документ и ответственного сотрудника от данной организации (2) (рис.5).

2.5. Комментарий, оставленный в соответствующем поле (3), отобразится в маршруте согласования, после загрузки документа. Также есть возможность подписать КЭП (квалифицированная электронная подпись) и документ и накладную (4) (рис.5).

Рис.5 - Заполнение полей

После отправки на согласование и принятия документации по накладной у исполнителя появится кнопка с действиями. Список действий будет разный, в зависимости от того, в каком статусе и на каком находится документ (проектировщике, подрядчике, тех.заказчике и т.д), набор действий у участников процесса согласования могут отличаться (рис. 6):

Рис. 6 - Выбор действий

«Согласовать и передать» – согласование документа и передача его одному из участников проекта, после чего этот участник получит документ с пометкой «Согласовано» от вас и предыдущих согласующих;

«Подписать и передать» – подписание документа и передача его одному из участников проекта, после чего этот участник получит документ с пометкой «Подписано» от вас и предыдущих подписантов (аналог подписей на штампе в бумажном варианте);

«Отправить на внутреннее согласование» – отправление документа сотруднику своей организации (он также должен быть участником проекта) для согласования; процесс внутреннего согласования может быть прерван (то есть согласован сотрудником, отправившим на внутреннее согласование, независимо от статуса на внутреннем согласовании; документ может быть с замечаниями, по мнению внутреннего согласующего, но при этом подписан тем, кто запустил на внутреннее согласование);

«Отправить на доработку» – документ отправляется на корректировку. Отправить документ на доработку можно тому, кто ранее рассматривал документ относительно текущего Исполнителя (например, техзаказчик может отправить на доработку генпроектировщику или субпроектировщику, а генпроектировщик – только субпроектировщику);

«Аннулировать документ» – документ остается в системе, но становится неактуальным. Аннулировать документ (не ВПР) может как Заказчик/Технический заказчик, так и Инициатор документа (зачастую, инициатор - участник из проектной организации, занимающаяся разработкой РД/ПД). По умолчанию действие доступно только Заказчику/Технический заказчику. Также можно настраивать доступ к аннулированию документа в настройках проекта для инициатора загрузки документа;

«Добавить версию» – загружается новая версия документа (можно выполнить данное действие только если документ еще не выпущен в производство работ) и отправляется снова по кругу согласования. Действие «Добавить версию» доступно только участникам из организации Инициатора документа, когда документ возвращается на доработку;

«Переадресовать» – действие используется для случаев, когда документ попал не к тому участнику проекта. Этим действием Исполнитель перенаправляет документ другому ответственному без вынесения какого-либо решения по нему. При согласовании новой версии или отправке на доработку система будет пропускать участника, выполнившего переадресацию;

«В производство работ» – документ выпускается в производство работ и может быть отправлен подрядчикам для начала выполнения СМР;

«Передать в работу» – документ передается подрядчику для начала выполнения СМР;

«Добавить изменение» – действие доступно только участникам из организации Инициатора процесса согласования. Им можно воспользоваться в процессе согласования, когда документ возвращается на доработку (только РД), для документов, выпущенных в производство (РД), а также для тех документов, по которым получено заключение экспертизы (ПД).

«Запросить изменение» – функция доступна заказчику/техническому заказчику для документов в любом статусе, кроме «На доработке». Инициатору документа приходит уведомление о запрошенных изменениях;

«Сменить инициатора» – функция доступна Заказчику/Техническому заказчику независимо от Исполнителя и статуса документа. Позволяет изменить Инициатора/компанию Инициатора, которой доступны действия по добавлению изменения или версии;

«Поставить отметку «Контрольный экземпляр» – действие доступно заказчику и техническому заказчику с документом в статусе «Согласован» с целью ознакомления с ним подрядной организации. Документ остается в том же статусе, а у подрядчика в окне сведений о комплекте появится уведомление о том, что данный документ ожидает выпуска ВПР;

Прежде чем будет принято какое-то решение и совершено действие, сам документ подлежит рассмотрению.

Для того, чтобы выпустить рабочую документацию в производство работ необходимо:

1. Открыв документ, выбрать действие "В производство" (рис.7);

Рис. 7 - Действие "В Производство"

2. Подтвердить доступ веб-сайта к операциям с ключами, выбрать сертификат (1) и нажать "Продолжить" (рис.8); В таком случае документ будет выпущен в производство работ, но не передан подрядчику.

Рис. 8 - Заполнение полей

2.1. Можно сразу передать документацию в работу подрядчику. Включить тогл "Передать в работу" (2), указать организацию (3) и ответственного сотрудника (4), который получит комплект и дату до которой нужно принять комплект (5), При передачи документа можно подписать накладную электронной подписью (6) и после заполнения всех полей нажать «Продолжить» (7) (рис.8).

3. В следующем окне поставить штамп В производство работ, убедившись в корректности его расположения, переместить при необходимости. Штамп прозрачный и содержит информацию об организации и пользователе, выпустившем комплект в производство, в частности, ФИО и должность лица, сертификат и его срок, а также дату совершения действия. Проставляется на документе с внутренней электронной подписью с сохранением всех ЭЦП подписантов. По умолчанию штамп проставляется на всех страницах, в случае необходимости на отдельных листах его можно переместить и удалить. Также при необходимости есть возможность изменять размер штампа, а также повернуть его на 360 градусов (рис.9);

Рис. 9 - Штамп в производство работ

3.1. Также есть возможность добавить в штамп дополнительного подписанта из сотрудников своей организации. Для этого необходимо заранее подписать и передать документ между сотрудниками организации заказчика. После того как документ будет подписан соответствующими сотрудниками, окно просмотра будет выглядеть следующим образом (рис.10);

Рис. 10 - Добавление подписантов при выпуске в производство

4. После добавления штампа ВПР нажать «Выпустить в производство» в правой верхней части экрана;

Теперь документ подписан, и подрядчики могут прикреплять его к своей исполнительной документации (можно прикреплять документы из ПИР в любом статусе, но корректно будет это делать только с документами в статусе «В производстве») (рис.11).

Рис. 11 - Статус В производстве

Вторым вариантом выпуска в производство документов в Exon является загрузка уже подписанных вне системы документов. Для этого необходимо:

1. Выбрать соответствующий раздел РД из списка, в который необходимо загрузить документ, и нажать "Добавить документ ВПР" (рис.12).

Рис. 12 - Загрузка документа ВПР

2. Далее появится поле загрузки документа, полностью аналогичное полю загрузки документа не ВПР, с единственным отличием – добавляется атрибут «Электронная подпись». В случае, если подпись открепленная сюда необходимо загрузить sig-файл, либо архив с sig-файлами, если их несколько (рис.13);

Рис. 13 - Загрузка документа ВПР атрибут электронная подпись

После получения документации, выпущенной в производство, и подтверждения получения накладной, подрядчикам доступны следующие действия (рис.14):

Рис. 14 - Действия подрядчика с комплектом В производство

• «Принять в работу» - комплект принимается подрядчиком для производства работ. Данное действие является единоразовым, после него пользователю становится доступно действие «Передать в работу» (необходимо для передачи субподрядным организациям);
• «Отправить письмо с замечаниями» - до принятия в работу, подрядчик может рассмотреть направленный ему комплект рабочей документации и в случае выявления каких-либо неточностей, отправить письмо с замечаниями. Данное письмо пользователь может отправить на уровень выше (от ген. подрядчика – заказчику, от подрядчика – ген. подрядчику, от субподрядчика – подрядчику). Со стороны адресата реализован функционал принятия либо отклонения полученного письма.
• «Переадресовать» - в случае, если необходима переадресация на подрядчиков, субподрядчиков. Переадресовать документ можно только до принятия в работу или отправки письма с замечаниями, в этом случае дальнейшие действия с документом станут для пользователя недоступны.

Действия «Передать в работу» и «Отправить письмо с замечаниями» доступны пользователям на постоянной основе, то есть их можно выполнить несколько раз.

Также данный функционал дублирует вкладка Документация ВПР. Она делится на две подвкладки Рабочая документация и Проектная документация. Видимость данной вкладки для организаций-участников проекта настраивается через Доступы, в Настройках проекта ответственными сотрудниками с ролями Администратор или Руководитель проекта (добавлена настройка «Видеть документацию своей организации», по умолчанию настройка выключена, и подрядной организации доступна вся документация, выпущенная в производство работ и переданная подрядным организациям-участникам проекта, если настройка включена, подрядчик будет видеть только ту документацию, которая передана непосредственно в адрес его организации). В данную вкладку попадают все документы, выпущенные в производство или успешно прошедшие экспертизу, разделы формируются автоматически, в соответствии с тем в какой раздел был загружен документ (рис.15). С документами в данной вкладке также можно совершать действия соответствующие статусу В производстве, то есть передавать или принимать в работу, запрашивать или добавлять изменения, отправлять письмо с замечаниями.

Рис. 15 - Вкладка Документация ВПР

Соответственно, при совершении различных действий с документом, его статус меняется. Существуют следующие статусы (рис.16):

• «Новый» – присваивается документу, по которому ещё не запущен процесс согласования;
• «На согласовании» – документ находится на согласовании у одного из участников;
• «На доработке» – документ отправлен Инициатору документа или участникам из его организации;
• «Согласован» – согласован Заказчиком или Техническим заказчиком;
• «В производстве» – выпущен в производство работ Заказчиком или Техническим заказчиком. Конечный статус для рабочей документации;
• «Аннулирован» – документ аннулируется организацией, имеющей доступ к аннулированию, но остается в системе;
• «Неактуальный» – принимает при загрузке нового изменения.

Рис. 17 - Статусы документов РД