Реестр РД
Реестр РД предназначен для работы с рабочей документацией - хранения и согласования.
Основная часть реестра состоит из таблицы, которая является как хранилищем документации, так и аналитической сводкой по работе с документацией (рис.1).
Рис. 1 - Реестр РД
Настройки доступа к функциональности "Реестра РД"
Доступ к функциональности по работе с реестром настраивается через Настройки проекта.
1. Настройка видимости реестра РД для участников проекта (рис.2).
Расположение: Проекты / Настройки доступа / Доступы / Роли компаний - участников проекта / ПИР / Реестр РД
Рис. 2 - Настройка доступов для участников проекта
2. Настройка доступа загрузки и удаления документа для участников проекта (рис.3).
Расположение: Проекты / Настройки доступа / Доступы / Роли компаний - участников проекта / ПИР / Карточка РД ("Загружать" + "Удалять")
Рис. 3 - Настройка доступов для участников проекта
Структура реестра РД
Таблица реестра РД
1. Параметры по столбцам
2. Действия в кебаб-меню по столбцам
Все столбцы настраиваемые.
Через контекстное меню три точки:
- Можно применять сортировки значений: по возрастанию и по убыванию (рис.4);
- Фильтровать значения: по наименованию, конкретному статусу, значению или диапазону даты (рис.4);
- Скрывать выбранный столбец или через настройки показа столбцов выбирать - какие показывать, а какие нет (рис.4);
- Можно группировать столбцы по одинаковым значениям, а также для удобства закреплять столбцы справа или слева (рис.4).
Рис. 4 - Настройка столбцов
3. Пагинация
Внизу каждого раздела расположена пагинация, которая подсчитывает сколько комплектов в каждом разделе, в том числе и в разделах Все и Удаленное (рис.5).
Обратить внимание: если у одного комплекта несколько изменений, то в пагинации будет подсчитываться как единый из комплект.
Рис. 5 - Пагинация
Действия по работе с реестром
1. Кебаб-меню (рис.6):
- Экспорт - экспортирует все строки реестра в формате xlsx.
- Загрузить файлы в реестр - массовая загрузка pdf - файлов в карточки комплектов.
- Скачать шаблон - шаблон xlsx по массовому импорту.
- Импортировать по шаблону - массовая загрузка (создание) карточек РД.
Рис. 6 - Действия реестра через кебаб-меню
2. Кнопка "Выбрать действия" (появляется при выборе документа) (рис.7):
Если выбрать один или несколько документов через чек-бокс в самом левом столбце, на месте кебаб-меню появится кнопка Выбрать действия с выпадающим списком доступных действий:
- Переместить документ - перенос документов между разделами
- Экспорт - экспортирует выбранные строки реестра в формате xlsx
- Сравнить документы - доступны при выборе 2-х документов (при наличии в карточках основных документов), по нажатию в отдельной вкладке открывается пдф-тон с синхронным просмотром выбранных документов
- Экспортировать замечания - экспортирует все замечания по документам реестра в формате xlxs. (можно выгрузить по выбранным документам из реестра + понятное наименование скачанного файла + фраза об отсутствии замечаний, если их нет + указание разделов и подразделов)
- Скачать документы - скачивание основных файлов из карточек комплектов
- Скачать документы с приложениями - скачивание всех документов архивом со структурой всех версий и изменений, включая подписи, сопроводительную документацию, редактируемый формат, накладные и письма с замечаниями;
- Удалить - перенос комплекта в раздел "Удалённое"
Рис. 7 - Действия реестра через выпадающий список кнопки "Выбрать действия"
2.1. Массовые действия по согласованию
В реестре также предусмотрены массовые действия по согласованию комплектов.
2.1.1. В производство (рис.8)
Условия доступа:
- пользователь с ролью Заказчик/Тех.заказчик
- выбранные документы находятся на пользователе (в начале таблицы отображается "индикатор - колокольчик" требующий действия)
- статус документа На согласовании или Согласован
Исключение: для Заказчиков / Тех.заказчиков с системной ролью Руководитель проектОВ действие доступно ещё и в статусе Новый (при наличии в карточке основного документа) и не зависит от ого, находится на нём документ или нет.
Рис. 8 - Массовое действие "В производство"
2. Массовая загрузка
Помимо единичной загрузки документов доступна массовая загрузка. Алгоритм действий при массовой загрузке:
1. Через три точки в правом верхнем углу (1) скачать шаблон для заполнения (2) (рис.9);
Рис. 9 - Скачивание шаблона
1.1 На первом листе скачанного шаблона содержится инструкция по заполнению и сам шаблон (рис.10);
Рис. 10 - Заполнение шаблона для дальнейшего импорта в систему
1.2 На втором листе образец для заполнения. На его примере разберем шаблон массовой загрузки. У всех документов должен быть указан номер раздела и подраздела (1), нумерация проставляется по порядку. Для создания подраздела к номеру раздела добавляется номер подраздела через точку (1.1, 1.2, 2.1 и тд.).
Название раздела и подраздела заполняется единожды (2), после чего строка справа остается пустой. Если заполнено поле Наименование документа и Шифр, поле Наименование раздела и подраздела остается пустым. Поля Наименование документа (3), Шифр (4), Автор (5), Изменение (6) и Плановые даты (7) заполняются для каждого документа. Таким образом, формируется шаблон карточки документа (рис.12).
Рис. 11 - Заполнение шаблона по образцу для дальнейшего импорта в систему
2. После заполнения шаблона необходимо вернуться в систему и через три точки в правом верхнем углу импортировать заполненный шаблон с устройства в систему (рис.12);
Рис. 12 - Импорт шаблона в систему
3. Последний шаг – это загрузка файлов в реестр в формате ZIP (рис.13). Обратите внимание, что файлы PDF, объединенные в ZIP, должны называться в соответствии с шифром, указанным в шаблоне массовой загрузки.
Рис. 13 - Загрузка файлов в реестр
4.1 Указать организацию (1) и ответственного сотрудника (2), который получит комплекты (рис.14);
Рис. 14 - Загрузка файлов в реестр
4.2. В окно для загрузки прикрепить ZIP файл загружаемый документации (рис.15);
Рис. 15 - Загрузка файлов в реестр
4.3. Также, после успешной загрузки документации, есть возможность массовое подписание документов и подписание общей накладной на все передаваемые комплекты , которая формируются при передаче на этапе массовой загрузки документации. Обращаем внимание, что при массовом подписании и передачи комплектов на согласование, проставление QR-кода в документации не предусмотрено. По окончании загрузки документации нажать на «Завершить загрузку», данное действие также доступно и без подписания (рис.16);
Рис. 16 - Загрузка файлов в реестр
Загруженные документы отобразятся в реестре. В случае, если документы не были подписаны, а просто загружены, необходимо разместить QR - код и отправить их на согласование, после чего станет доступна ссылка для перехода к окну просмотра документов (рис.17).
Рис. 17 - Реестр файлов
В реестре файлов хранятся все загруженные документы. Доступна аналитика заказчика, дашборд отображает количество загруженных файлов и в каком статусе они находятся (1). Шапка реестра гибкая, ее можно настраивать меняя положение столбцов местами, изменяя их ширину и через три точки, по каждому столбцу можно настраивать нужную фильтрацию (2) (рис.18).
Рис. 18 - Реестр файлов
Находясь в реестре отжав чек-бокс точечно или массово для всех загруженных файлов, доступна выгрузка их из системы или удаление (1) (в таком случае документы будут перемещены в папку удалённое (2), но не пропадут безвозвратно из системы) (рис.19).
