Создание шаблона сметы контракты и загрузка в систему

Во вкладке Смета контракта Генеральный подрядчик загружает смету и направляет ее на проверку Застройщику/Техническому заказчику.

Чтобы загрузить смету в систему её необходимо подготовить. Подготовка сметы к загрузке заключается в определении уровня для каждого элемента, комплекса работ (глава, раздел, подраздел и т.п.), это возможно сделать двумя способами, рассмотрим каждый из них.

Определить уровни сметы - каждого конструктивного решения (элемента), комплекса работ (глава, раздел, подраздел и т.п.) возможно двумя способами:

• Вручную;
• Автоматически.

Если Вы хотите определить уровни сметы вручную, необходимо пропустить следующие пункты с 1-го по 4-ый и перейти сразу к 5-му.

---

Создание шаблона сметы контракта - Автоматически

Автоматическая настройка сметы - это определение и проставление уровней иерархии в смете для её загрузки в конструктор актов.

Если вы хотите определить уровни автоматически, необходимо нажать на «⁝» (1) и выбрать «Подготовить автоматически» (2) (рис.1):

Рис. 1 - Подготовить смету к загрузке в систему автоматически

Открывается модальное окно "Подготовка сметы контракта", который состоит из трех шагов:

1. Создать шаблон настроек.

Если настройки для определения уровней сметы не были внесены ранее – список (1) будет пустым, необходимо «Создать шаблон настроек» (2) (рис.2).

Если структура сметы и оформление разделов повторяются в сметах вашей организации, то по единожды созданному шаблон, представляется возможным загружать все последующие сметы, а также использовать созданный шаблон для других проектов.

Рис. 2 - Создать шаблон настроек

Чтобы система смогла автоматически определить уровень заголовка в структуре сметы контракта, необходимо задать признаки этого уровня. В качестве признаков может выступать:

• Формат номера строки сметы, например: номер 3 (1) - содержит 1 уровень цифр и будет обозначен в настройках как формат – 1. Также возможно выбрать формат «Без номера», если элемент сметы не нумеруется (2);
• Ключевое слово в наименовании элемента, например: глава, раздел (3), по которому можно определить уровень заголовка;
• Для видов работ (4) уровень не будет определен по признаку наличия у них единиц измерения (5) (рис.3).

Рис. 3 - Признаки уровней сметы

В верхней части экрана можно скачать «Инструкцию по заполнению» (1).

В открывшемся дровере следует внести:

• Название шаблона (2);
• Количество уровней иерархии (3) необходимо выбрать из выпадающего списка. Максимальное число уровней – 7. В смете на рис. 4 мы видим 3 уровня: Глава (без номера), Раздел (без номера), Комплекс работ (нет ключевых слов, но есть нумерация в формате: 1);
• Формат номера (4) для каждого уровня;
• Ключевое слово (5), если есть, для каждого уровня, или оставить в строке знак тире;
• Отметку о создании строки итогов в конце уровня (6). Итоги из загруженной сметы в конструктор актов не переносятся, он создаются в системе и пересчитываются автоматически после внесения объемов.

Далее необходимо нажать "Сохранить" (7), чтобы сохранить шаблон настроек для дальнейшего использования (8). Если шаблон сохранен по ошибке, его можно удалить, для этого необходимо нажать «⁝» (9) и выбрать «Удалить шаблон» (10). После того как параметры шаблона настроек заполнены, следует нажать «Выбрать» (11), чтобы перейти к следующему шагу (рис.4).

Рис. 4 - Заполнить параметры шаблона

Пример.

При создании шаблона настроек по умолчанию создается шаблон для 3 уровней заголовок в смете. Если в смете другое количество уровней, то необходимо изменить их количество в поле для указания уровней, а также ввести наименования шаблона.

Например, необходимо указать 4 уровня;

• 1 уровень - номера нет, в наименовании ключевое слово "Глава";
• 2 уровень - номера нет, в наименовании ключевое слово "Раздел";
• 3 уровень - номер из одного числа - формат "1", в наименовании ключевых слов нет;
• 4 уровень - номер из двух уровней - формат "1.1", в наименовании ключевых слов нет.

Если в конце секции предусмотрена отдельная строка с итогами по секции, то этот факт также нужно отметить в настройке:

Для рассмотренного примера с итогами по секциям в 1 и 2 уровнях настройки будут выглядеть следующим образом:

2. Настройка шаблона:

Для распознавания сметы системой, необходимо указать следующую информацию из файла:

• Номер первой строки (1) – это первая строка сметы после заголовка;
• Номер последней строки (2) – это последняя строка таблицы сметы;
• Указать имена столбцов в файле со сметой в соответствии с указанными атрибутами - названиями столбцов: № п/п = H, Наименование = I, Единица измерения = (3) (рис.5).

Рис. 5 - Информация для распознания файла

• Номер первой строки (1);
• Номер последней строки (2);
• Указать имена столбцов в файле со сметой в соответствии с указанными атрибутами - названиями столбцов (3);
• - Нажать "Вперед" (4), чтобы перейти к следующему шагу.

Рис. 6 - Заполнить информацию для распознавания

3. Загрузка файла для обработки:

• Перетащите файл сметы в формате .xls (.xlsx) в область загрузки (1);
• Нажмите «Подготовить смету» (2) (рис.7)

Рис. 7 - Загрузить файл для автозаполнения

4. "Скачать подготовленную смету контракта" (1), закрыть дровер (2) (рис.8) и перейти к пункту 6.

Рис. 8 - Скачайте подготовленную смету контракта

---

Создание шаблона сметы - Вручную

5. Чтобы вручную создать шаблон сметы для загрузки в систему, необходимо в правом верхнем углу нажать «⁝» (1) и выбрать «Скачать шаблон» (2).

Чтобы корректно заполнить выгруженный шаблон, воспользуйтесь инструкцией, которую можно скачать, выбрав «Скачать инструкцию» (3) (рис.9).

Рис. 9 - Выгрузка шаблона сметы и инструкции по заполнению

Выгруженный шаблон состоит из 3-х типов столбцов:

• столбцы сметы, которые необходимо заполнить в соответствии с их наименованием на основании данных вашей сметы (1);
• столбцы необязательные к заполнению (2);
• служебные столбцы со справочной информацией, которые нужно заполнить с помощью выпадающих списков (3) (рис. 10).

Рис. 10 - Заполнение выгруженного шаблона сметы контракта

В столбце A (1) проставляются Уровни у всех строк (такие как главы, разделы, подразделы, комплексы работы и т.д. (2)), которые объединяют в себе другие элементы сметы. Всего в смете допускается до 7 уровней.

Уровень самого верхнего порядка необходимо обозначать Уровень 1.

У работ уровень не проставляется (3).

У затрат, вынесенных в конец сметы (таких как «Охрана», «Мосводосток», «Премия» и др. (4)) уровень не проставляется.

Строки, у которых отсутствует значение уровня иерархии (5), а также отсутствует единица измерения (6) не будут перенесены в Конструктор актов (рис. 11).

Рис. 11 - Выбираем уровень иерархии

6. В шаблонах подготовленных любым из двух способов (вручную или автоматически) необходимо проверить корректность выставленных уровней для каждого элемента в столбце A (1) и заполнить с помощью выпадающих списков:

• Уровень иерархии - Итог (2).

Итог по разделу, итог по главе должны быть отмечены соответствующим значением Итог. Общим итогам по смете, включая расчет НДС, присваивать значение не нужно. Общие итоги будут рассчитаны после загрузки сметы в систему автоматически.

• ТРЗ - заполняется для видов затрат, отличных от "СМР" (3).

Данный столбец необходим для идентификации строк, которые будут приняты к учету как оборудование, прочие или дополнительные затраты. Для заполнения столбца необходимо выбрать значение из выпадающего списка:

1. СМР – строительно-монтажные работы (проставлять не обязательно, все пустые ячейки в столбце ТРЗ автоматически будут отнесены к типу СМР);
2. ОБ – оборудование;
3. ПРОЧ – прочие работы и затраты;
4. ДЗ – дополнительные затраты (охрана, Мосводосток, премия и прочие).

• НДС – заполняется для ставок, отличных от 20% (4), для работ, которые облагаются по ставке 20%, выбирать значение не нужно, все пустые ячейки в столбце НДС автоматически будут считаться по ставке 20%.
• № сметных расчетов и смет (5) - необязательный столбец для заполнения, носит справочный характер. Значение можно ввести вручную или указать в файле при подготовке сметы к автозаполнению.
• № позиции по л/с (6).
• Шифр РД и Шифр ПД (7) - необязательный столбец для заполнения. Значения можно ввести вручную. Значение данного столбца попадет в соответствующий столбец Конструктора актов и будет носить справочный характер из рабочей и проектной документации. В сформированных актах информация из данного столбца не отображается

Рис.12 - Заполнение служебных столбцов сметы

7. Чтобы смета корректно отобразилась в системе, необходимо настроить область печати:

• Для этого нужно выделить все заполненные ячейки в столбцах (исключив из области печати служебные столбы) (1);
• В Панели инструментов Excel перейти в Разметку страницы (2), Область печати (3), Задать (4) (рис. 1).

Рис. 13 - Настройка области печати

После того как область печати задана, нужно задать ширину печати (1) для размещения таблицы на 1 странице нужно выбрать из выпадающего списка - 1 стр. (2) (рис. 14).

Рис. 14 - Настраиваем ширину печати

• Файл не защищен паролем;
• Смета располагается на первом листе файла Excel;
• Строки сметы не содержат объединенных ячеек;
• Служебные столбцы A – C заполнены, в них введены только допустимые значения из выпадающего списка;
• Все уровни (главы, разделы, подразделы и т.д.) содержат в себе конечный элемент: работу;
• По всем работам указаны единицу измерения;
• Настроена область печати в шаблоне.

• Номер первой строки – это первая строка сметы после заголовка (2);
• Номер последней строки – это последняя строка таблицы сметы (3);
• Выбрать имена столбцов (4) в файле в соответствии с указанными атрибутами - названиями столбцов (3). Если в шаблоне сметы отсутствует столбец Цена за единицу, то из выпадающего списка нужно выбрать: Цена отсутствует (5);

Рис. 15 - Заполнение информации для расположения файла

Для подготовленной сметы мы укажем следующую информацию: