Категории

Задачи ПИР

Расположение:

Левая боковая панель (1) -> кнопка "Задачи" (2) -> Вкладка "ПИР" (3)

Рис. 1 - Расположение задач ПИР в системе Exon

Вкладка ПИР состоит из 3-х блоков:

  1. Задачи - представляет собой таблицу, в которую сгружаются все задачи, находящиеся в статусе "в работе" всех пользователей одной организации из модуля "ПИР" проектов по проектной и рабочей документации;
  2. График работы - инструмент формирования создания, сохранения и применения рабочего дня сотрудников;
  3. График Ганта - просмотр перечень и последовательность текущих задач, закрепленных за каждым сотрудником организации в разрезе календарных дней.

Блок 1. "Задачи"

Структура блока.

Принцип формирования левой части реестра (1) (рис.2):

Пользователь этой Организации который когда-либо получал документ ПИР в этом проекте.

Столбцы реестра (2) (рис.2):

Индикатор

  • Кликабельный индикатор как в уведомлениях;
  • Синего цвета;
  • Показывает пользователю, была просмотрена данная задача или нет;

Приоритет

  • Обычный - в порядке общей очереди;
  • Высокий - нужно обратить внимание;
  • Критический - нужно закончить в соответствии срока выполнения;
  • Неотложный - нужно сделать в первую очередь.

Исполнитель - сотрудник компании.

Шифр документа - является кликабельным. При нажатии на шифр открывается pdf-трон для просмотра документа.

Задачи

  • Задача попадает и отображается в реестре до тех пор, пока Состояние шага у пользователя В РАБОТЕ;
  • Когда состояние шага меняется, задача пропадает из списка.

Проект - название проекта, в которой находится задача.

Получено - дата передачи документа подтягивается из маршрута согласования.

Крайний срок - крайний срок выполнения действия, тянется из карточки документа, если указывался.

Статус документа

Время выполнения, ч

Задачи автоматически сортируются и отображаются в реестре исходя из следующих показателей:

  1. Приоритет, т.е. более высокий находится в реестре выше , чем менее высокие приоритеты
  2. Дата поступления - самые древние задачи находятся выше, чем более новые
  3. Крайний срок - самый давний срок находится выше, чем более свежие даты

Системой предусмотрено сохранение пользовательской настройки по ширине столбцов. Т.е. единожды настроив ширину столбцов, данный параметр сохранится при следующих заходах пользователя в систему.

Рис. 2 - Структура блока "Задачи"

Функции задач.

1. Выставление приоритет задачам (действие доступно только для пользователей с системной ролью Администратор компании, Руководитель проектов);

Данный функционал предназначен для того чтобы имелось понимание, какая очередность в выполнении поставленных задач.

Для того, чтобы выставить приоритет задаче необходимо:

Выбрать задачу сотрудника и в столбце "Приоритет" кликнуть на стрелочку статуса, раскрыв меню (1). Из раскрывшегося меню выбрать необходимый приоритет к задаче (2) (рис.3).

Рис. 3 - Выставление приоритета к задаче сотрудника

2. Изменение крайнего срока документа (действие доступно только для пользователей с системной ролью Администратор компании, Руководитель проектов);

Функция "Изменение крайнего срока" позволяет назначить/изменить срок выполнения задачи.

Для того, чтобы назначить/изменить крайний срок задаче необходимо:

Выбрать задачу сотрудника и в столбце "Крайний срок" кликнуть на строчку (1), открыв календарь для установки срока (2) (рис.4).

Рис. 4 - Установка крайнего срока к задаче сотрудника

3. Переадресация задач (действие доступно только для пользователей с системной ролью Администратор компании, Руководитель проектов);

Указанная роль имеет возможность из сборщика задач перераспределять задачи между своими сотрудниками. Например, если Руководитель проектов видит, что на одном его сотруднике достаточно много задач и это влияет на скорость выполнения, то он может переадресовать данную задачу ( или несколько) на другого сотрудника.

Для этого необходимо выбрать задачи сотрудника или сотрудников через чек-бокс (1) и выбрать действие "Сменить исполнителя" (2) (рис.5).

Рис. 5 - действие "Сменить исполнителя"

В открывшемся окне выбрать сотрудника, для переадресации задачи (1) и нажать на кнопку "Сменить исполнителя" (2) (рис.6).

Примечание. Переадресация задач множественная, несколько задач сразу можно переадресовать на другого сотрудника, но только на одного.


Рис. 6 - Переадресация задачи другому сотруднику

После переадресации снимается задача с того сотрудника на котором был шаг согласования, и создается задача у того сотрудника, на которого был переадресован шаг.

Маршрут согласования документа после переадресации:

  • У предыдущего исполнителя отобразится поменяется шаг с "В работе" на "Переадресовано" (1);
  • Ниже запишется новый шаг "В работе" назначенного исполнителя задачи (2) (рис.7).

Рис. 7 - Маршрут согласования после переадресации задачи

4. Формирование отчёта

Отчет можно сформировать в целом по всем задачам своей организации и в разрезе сотрудников (если находишься в меню конкретного сотрудника), по конкретным отмеченным чек-боксами задачам.

Для того, чтобы сформировать отчёт, необходимо:

Через кебаб-меню нажать на действие "Сформировать отчёт". Если отчёт формируется в разрезе сотрудников - через чек-бокс выбрать задачи сотрудника/сотрудников (1) и нажать на действие "Сформировать отчёт" (2) (рис.8).


Рис. 8 - Формирование отчёта

В открывшемся окне выводится доступный перечень данных для включения в структуру отчета (1). Выбор пользователя будет запомнен системой при последующих формированиях отчета, но в любой момент можно добавить/убрать параметры из списка.

По окончании определения структуры отчёта нажать на кнопку "Скачать отчёт" (2) (рис.9). На ПК экспортируется отчёт в формате (. xlsx).


Рис. 9 - Формирование отчёта

5. Оценка объёма входящих задач по рассмотрению комплектов ПД и РД при помощи Аналитики (рис.10).

Сводка по аналитике в реестре Задач ПИР включает в себя:

Переключения между ПД и РД (1).

В скобках отображается количество ПД и РД из реестра задач (текущие задачи), по умолчанию выводятся все документы (и РД, и ПД).

Круговая диаграмма с данными по длительности задач (2).

Данные берутся из поля "Время выполнения (в часах)" и отображаются долями в количественном соотношении. Есть цветовая индикация в зависимости от блоков.

При наведении на числовые показатели выделяется соответствующая область на диаграмме и наоборот - при наведении на область диаграммы выделяется соответствующий числовой показатель.

Сводные данные

Поле "Всего задач" подсчитывает общее количество задач, которые находятся в работе (3).
Поле "Проектов по текущим задачам" отображает количество уникальных проектов в реестре (4).
Поле "Задач с превышением крайнего срока" число задач, у которых превышен крайний срок (5).

При нахождении в списке задач конкретного сотрудника выполняется пересчет всех разрезов и полей по нему.

Рис. 10 - Аналитика задач

Блок 2. "График работы"

Структура.

Блок состоит из двух вкладок (рис.11):

  1. Сотрудники (отображается список сотрудников организации и график работы по дням и часам);
  2. Шаблоны

Рис. 11 - Структура блока "График работы

Функции графика работ.

Устанавливать график работы сотрудников может пользователь с ролью Руководитель проектов.

Создание шаблона

Руководитель проектов имеет возможность задавать в рамках своего отдела (организации) время рабочего дня для своих сотрудников, а так же для каждого отдельного сотрудника если это требуется.

Для того, чтобы создать шаблон, необходимо:

Нажать на активную кнопку "Создать шаблон" (рис. 12).

Рис. 12 - Создание шаблона графика работы

В открывшемся окне задать (рис.13):

  1. Название шаблона рабочего дня.- Поле обязательное.
  2. Рабочие дни. С помощью свитч-переключателей выбирает рабочие дни.
  3. Рабочее время. Пользователь в окошках указывает время рабочего дня "С" и "ДО".- Поле не обязательное.
    - Формат Числовой, время
    - Время с минутами
  4. Перерыв. Пользователь в окошках указывает время перерыва "С" и "ДО".- Поле не обязательное.
    - Формат Числовой, время
    - Время с минутами
  5. Зарезервировано. Пользователь в окошках указывает время зарезервированное за исполнением иных поручений, не связанных с задачами по рассмотрению документации "С" и "ДО". ( это необходимо, чтобы система не учитывала это время).- Поле не обязательное.
    - Формат Числовой, время
    - Время с минутами

По окончании задания шаблона нажать на кнопку "Сохранить" (6).

Рис. 13 - Создание шаблона графика работы

Применение графика работы (рис.14).

Пользователь - Руководитель проектов создал шаблон графика рабочего дня сотрудника.

В реестре сотрудников Руководитель проектов выбирает нажатием на чекбокс тех, кому необходимо применить график рабочего времени (1).

Нажимает кнопку "Назначить график по шаблону" (2). При нажатии на данную кнопку, пользователю показывается весь список созданных ранее шаблонов.

Рис. 14 - Назначение графика работы сотруднику организации

Применённый график работы сотрудника через кебаб-меню можно (рис. 15):

  • Удалить;
  • Заменить на другой созданный шаблон.

Рис. 15 - Доступные действия через кебаб-меню

Блок 3. "График Ганта"

Руководитель проектов может на графике отслеживать загруженность своих сотрудников и своевременно переносить. Или переадресовывать задачи, а также с помощью данной визуализации понимать сроки выполнения задач.

График Ганта состоит из (рис. 16):

1. Левая часть (1):

  • список сотрудников; Подтягиваются со вкладки "Задачи" (То есть тех сотрудников на ком есть задачи).
  • Вложенность – это те задачи, которые находятся сейчас на сотруднике;
  • После списка сотрудников столбцы:
- Шифр
- Получено (Дата получения документа)
- Крайний срок документа2. Правая часть - Графическая (2).
  • Отображение рабочего времени (примененный шаблон графика рабочего дня к сотруднику). То есть, График Ганта размещает задачи из реестра в рамки примененного к сотруднику графика рабочего дня.

График показывает разрезы:

  • В часах - Один рабочий день с указанного времени (начало рабочего дня) до времени окончания рабочего дня.
    Время рабочего дня берется из примененного шаблона графика рабочего дня к определенному сотруднику. Если на пользователе не назначен График раб дня, по дефолту устанавливаем раб день с 09:00 до 18:00.
  • Отображение задач по времени выполнения на определенный день. Берется время выполнения по каждой задачи со вкладки Задачи столбца "Время выполнения". По дефолту отображается по текущему дню.

В случае, если в реестре не заполнено поле "Время выполнения" - то задаче на Графике Ганта по умолчанию присваивается время длительностью 4 часа. Визуализация задач на графике учитывает рабочее время сотрудника, а также обеденный перерыв и время, зарезервированное на выполнение прочих активностей. То есть на время обеда и забронированного времени задачи не распределяются.

Рис. 16 - График Ганта