Добавление КС-2, КС-3

Вкладка Реестр актов предназначена для загрузки в формате PDF актов по форме КС-2 и КС-3.

Для того, чтобы загрузить акт КС-2:

1. В правом верхнем углу нужно нажать «Добавить» (1) и выбрать действие «Добавить акт КС-2» (2) (рис.1);

Рис. 1 - Добавление КС-2, КС-3

2. В открывшемся дровере необходимо:

Обязательные поля (рис.2):

• Загрузить файл акта КС-2 в формате PDF (если документ ошибочно добавлен его можно заменить через три точки) (1);
• Указать номер и дату формирования акта (2);
• Указать начало и окончание отчётного периода (3);
• Из списка выбрать нужный договор, который был ранее загружен во вкладку "Договоры" (4);
• Указать стоимость выполненных работ и затрат за отчётный период (5)

Рис. 2 - Дровер добавления акта КС-2

Не обязательные поля (рис.3):

• Добавить акты или комплекты исполнительной документации из системы в статусах подписан или на согласовании (6);
• Добавить другие документы при необходимости (7);
• Добавить минимум 2-ух подписантов (8);
• «Добавить» после чего документ отобразится в реестре актов в статусе «Новый» (9)

Рис. 3 - Дровер добавления акта КС-2

После того как акт добавлен его необходимо передать на согласование.

Для этого:

1. Перейти в окно просмотра акта по нажатию на номер документа (рис.4)

Рис. 4 - Переход в режим просмотра акта

2. Из выпадающего списка выбрать необходимое действие (рис. 5), где:

• Передать на согласование – передача акта на согласования, без его подписания исполнителем, при этом необходимо проверить расположение QR-кода на КС-2, КС-3 (автоматически он будет расположен в левом верхнем углу) и выбрать кому будет направлен акт: организация и сотрудник;
• Подписать и передать – подписание и передача акта на согласование (необходима ЭП), также необходимо проверить расположение QR-кода и выбрать следующего подписанта.
• Добавить новую версию - с помощью действия можно заменить файл акта КС-2 и внести корректировочные данные по КС-2 (номер, дата формирования акта, начало и окончание отчётного периода и т.д.)

Рис. 5 - Доступные действия для передачи акта КС-2 на согласование

3. Подпишем и передадим документ следующему согласующему, для этого выберем действие "Подписать и передать" (рис.6):

Рис. 6 - Действие "Подписать и передать"

По нажатию действия откроется окно для подтверждения выполнения действия "Подписать и передать" (рис.7).

Обращаем внимание. Если подписание через оператора ЭДО для документа не предусмотрено договором, то все подписанные документы нужно будет передать в ЭДО в электронном виде самостоятельно или распечатать и подписать вручную

Рис. 7 - Подтверждение действия "Подписать и передать"

4. Далее открывается полноэкранный дровер действия. На 1 шаге необходимо разместить QR-код (1). Также имеется возможность разместить QR-код одновременно на всех страницах (2). После размещения нажать "Продолжить" (3) (рис.8):

Рис.8 - Размещение QR-кода

5. На 2 шаге ставим отметку "Подписать документ" и нажимаем "Продолжить" (рис.9):

Рис. 9 - Подписание документа

6. На 3 шаге добавляем штамп ЭЦП (рис.10):

Рис.10 - Добавление штампа ЭЦП

7. На 4 шаге указываем получателя комплекта (1) и нажимаем на кнопку "Подписать и передать" (2). Далее документ перейдёт указанному согласующему (рис.11).

Рис. 11 - Передача документа следующему согласующему

После передачи документа на согласование у исполнителя будут доступны следующие действия:

• На доработку
• Согласовать и передать
• Передать на параллельное согласование
• Подписать и завершить

При движении актов в модуле Актирование, автоматически формируется лист согласования. Он существует исключительно для удобства и не требует никаких дополнительных действий (рис.12).

Рис. 12 - Лист согласования

При совершении различных действий с документом, меняется его статус (рис. 1):

«Новый» – присваивается загруженным актам, которые не передавали на согласование;

«На согласовании» – документ находится на согласовании у одного из участников;

«На доработке» – акт отправленные на корректировку создателю;

«Подписан» – акт подписан с помощью ЭЦП двумя указанными при формировании акта подписантами (после выбора действия: Подписать и завершить);

«Согласован» – присваивается при согласовании актов, сформированных без указания подписантов (после выбора действия: Согласовать и завершить).

Рис.6 - Статусы актов

Процедура загрузки и согласования КС-3 аналогична загрузке комплекта акта КС-2.