Загрузка документа/ процесс согласования/ действия
Для того, чтобы загрузить документ в систему необходимо:
1. Перейти в нужный раздел (1) и нажать на «Добавить документ» (2) (загружаемый файл попадет именно в него) (рис.1);
Рис.1 - Добавление документа во вкладку Проектная документация
2. В открывшемся окне загрузить комплект документации в формате PDF (рис.2);
Рис. 2 - Загрузка документа
2.1. На каждом листе автоматически формируется QR-код, который располагается на листах формата А4 вертикальной ориентации внизу посередине, а на листах чертежей в штампе, в наименовании. При загрузке документа следует проверить не находит ли QR-код на текст, при необходимости, выделить его, зажать левой кнопкой мыши (1) (рис.3) и переместить в любое свободное поле. При перемещении ползунка (1.1), возможно включить/выключить синхронное перемещение кода на всех страницах. QR-код отображает актуальный статус документа (рис.4) (при необходимости можно перейти к просмотру самого документа, если пользователь выполнил вход на устройстве с аккаунта-участника данного проекта);
2.2. Заполнить атрибуты справа. Наименование раздела и подраздела заполняется автоматически, вручную необходимо ввести наименование документа, шифр, указать автора (организация, которая разработала рабочую документацию (2) (рис.3);
Рис. 3 - Загрузка документа
Рис. 4 - Информация из QR - кода
2.3. К документу можно прикреплять редактируемый формат и сопроводительную документацию (1) (рис.5), в сером поле всегда указан формат, в котором можно добавить документ;
2.4. Далее необходимо указать организацию, которая получит документ и ответственного сотрудника от данной организации (2) (рис.5);
2.5. Комментарий, оставленный в соответствующем поле (3), отобразится в маршруте согласования, после загрузки документа. Также есть возможность подписать КЭП квалифицированная электронная подпись) и документ и накладную (4) (рис.5);
Рис. 5 - Заполнение полей
2.6. После заполнения всех полей, станут доступна кнопка для передачи на согласование (при данном действии документ согласовывается и направляется следующему ответственному сотруднику) (рис.6):
Рис. 6 - Передача на согласование
После отправки на согласование и принятия документации по накладной у исполнителя появится кнопка с действиями. Список действий будет разный, в зависимости от того, в каком статусе и на каком находится документ (проектировщике, подрядчике, тех.заказчике и т.д), набор действий у участников процесса согласования могут отличаться (рис.7).
Рис. 7 - Действия с документом
«Согласовать и передать» – согласование документа и передача его одному из участников проекта, после чего этот участник получит документ с пометкой «Согласовано» от вас и предыдущих согласующих;
«Подписать и передать» – подписание документа и передача его одному из участников проекта, после чего этот участник получит документ с пометкой «Подписано» от вас и предыдущих подписантов (аналог подписей на штампе в бумажном варианте);
«Отправить на внутреннее согласование» – отправление документа сотруднику своей организации (он также должен быть участником проекта) для согласования; процесс внутреннего согласования может быть прерван (то есть согласован сотрудником, отправившим на внутреннее согласование, независимо от статуса на внутреннем согласовании; документ может быть с замечаниями, по мнению внутреннего согласующего, но при этом подписан тем, кто запустил на внутреннее согласование);
«Отправить на доработку» – документ отправляется на корректировку. Отправить документ на доработку можно тому, кто ранее рассматривал документ относительно текущего Исполнителя (например, техзаказчик может отправить на доработку генпроектировщику или субпроектировщику, а генпроектировщик – только субпроектировщику);
«Аннулировать» – документ остается в системе, но становится неактуальным. По умолчанию действие доступно только Заказчику/Технический заказчику, но если в Настройках проекта включить доступ к Аннулированию документа у роли организации, которая является Инициатором, то действие станет доступно и её участникам; также доступно аннулирование документа при статусах «Готов к экспертизе» и «Готов к повторной экспертизе»;
«Загрузить новую версию» – загружается новая версия документа (можно выполнить данное действие только если документ еще не выпущен в производство работ) и отправляется снова по кругу согласования. Действие «Добавить версию» доступно только участникам из организации Инициатора документа, когда документ возвращается на доработку;
«Переадресовать» – действие используется для случаев, когда документ попал не к тому участнику проекта. Этим действием Исполнитель перенаправляет документ другому ответственному без вынесения какого-либо решения по нему. При согласовании новой версии или отправке на доработку система будет пропускать участника, выполнившего переадресацию;
«Сменить инициатора» – функция доступна Заказчику/Техническому заказчику независимо от Исполнителя и статуса документа. Позволяет изменить Инициатора/компанию Инициатора, которой доступны действия по добавлению изменения или версии;
«Согласовать в экспертизу» (только для ПД) – документация согласовывается для прохождения экспертизы, действие доступно только для Заказчика/Технического заказчика. После того как Заказчик согласовал документы в экспертизу – происходит внешний процесс: уполномоченные лица Заказчика выгружают из системы Exon документацию и с помощью других сервисов проходят экспертизу ПД;
«Добавить результат экспертизы» – присвоение статуса проектной документации «Экспертиза» путем загрузки к нему файла положительного заключения экспертизы. Прохождение экспертизы ПД – это процесс вне системы Exon, поэтому вместе с добавлением положительных результатов экспертизы в систему загружается новая версия документа ПД, которая может включать новые изменения, либо, к примеру, подписи экспертов;
«Добавить новое изменение» – действие доступно только участникам из организации Инициатора процесса согласования. Им можно воспользоваться в процессе согласования, когда документ возвращается на доработку, а также для тех документов, по которым получено заключение экспертизы.
«На повторную экспертизу» – если к документу в статусе «Экспертиза» добавлено новое изменение, действие позволяет согласовать документ для прохождения повторной экспертизы. Действие доступно Заказчику/Техническому заказчику;
«Утвердить без повторной экспертизы» – если к документу в статусе «Экспертиза» добавлено новое изменение, но дополнительное прохождение экспертизы не требуется, есть возможность утвердить документ без повторной экспертизы. Действие доступно Заказчику/Техническому заказчику;
Прежде чем будет принято какое-то решение и совершено действие, сам документ подлежит рассмотрению.
После прохождения маршрута рассмотрения и согласования проектной документации, необходимо подгрузить в систему положительное заключение экспертизы проектной документации и присвоить документу статус "Экспертиза", для дальнейшего присвоения конечного статуса "Экспертиза согласована".
1. Для этого чтобы заказчик согласовал документацию в экспертизу и для присвоения документу статуса "Готов к экспертизе" необходимо:
1.1 Перейти в карточку документа и выбрать действие "Согласовать в экспертизу" (рис.7).
Рис. 7 - Согласование в экспертизу
1.2. В открывшемся окне указать организацию и ответственного сотрудника, который будет загружать результат экспертизы (1), комментарий (2), при необходимости можно подписать накладную ЭП (3) и после заполнения атрибутов передать документ указанному сотруднику (4) (рис.8).
Рис.8 - Заполнение атрибутов в окне Согласования в экспертизу
2.Генеральному проектировщику в свою очередь, для присвоения документу статуса "Экспертиза" необходимо:
2.1. Подтвердить получение комплекта;
2.2. Через кнопку выбора действия выбрать "Добавить результат экспертизы" (рис.9);
Рис. 9 - Добавить результат экспертизы
Для того, чтобы выбрать экспертизу из реестра её необходимо предварительно загрузить во вкладку Заключения экспертизы с помощью кнопки "+Добавить экспертизу" (рис.10).
Рис. 10 - Добавление экспертизы во вкладку Заключения экспертизы
В открывшемся окне заполнить атрибуты, номер заключения экспертизы (1), дата заключения (2), форма экспертизы (3), экспертную организацию (4) (для пользователей добавлена возможность самостоятельно наполнять справочник экспертных организаций, выдающих заключения экспертизы, добавленные организации можно будет выбирать при загрузке заключений экспертизы или самих версий ПД после экспертизы), загрузить файл результата экспертизы (5) и добавить её в реестр (6) (рис.11).
Рис. 11 - Заполнения атрибутов заключения экспертизы
Реализована возможность редактировать / удалять заключение экспертизы. Доступ к указанным действиям можно регулировать с помощью Настроек проекта. По умолчанию действия доступны заказчику/тех. заказчику, а также пользователям с системными ролями руководитель проектов и администратор. В случае наличия связанной с заключением экспертизы проектной документации, удаление данного заключения возможно только путем его замены на другое заключение.
2.3. В открывшемся окне загружается сам том проектной документации прошедший экспертизу (1), проставляются QR-коды (2) и заполняются атрибуты справа, основные атрибуты заполнены автоматически (3), также необходимо заполнить атрибуты Информация об экспертизе, выбрав предварительно загруженное заключение во вкладку Заключение экспертизы (4) или загрузить его (5) (рис.12);
Рис. 12 - Заполнение атрибутов при Добавлении результата экспертизы
Рис. 14 - Выбор экспертизы из реестра
2.4. Спустившись ниже, в окне интерфейса загрузки результатов экспертизы, необходимо выбрать ответственного за согласование этих результатов (1) и совершить передачу документа (2) после чего документ приобретет статус «Экспертиза» (рис.15).
Рис. 15 - Передача на согласование результатов экспертизы
3. Заказчику необходимо принять документ и, в случае отсутствия замечаний, из действий выбрать «Согласовать», после чего документу будет присвоен статус «Экспертиза согласована» (рис.16).
Рис. 16 - Согласование результатов экспертизы заказчиком
Загруженные документы отобразятся в реестре. В случае, если документы не были подписаны, а просто загружены, необходимо разместить QR-код и отправить их на согласование, после чего станет доступна ссылка для перехода к окну просмотра документов.
Соответственно, при совершении различных действий с документом, его статус меняется. Существуют следующие статусы:
- «Новый» – присваивается документу, по которому ещё не запущен процесс согласования;
- «На согласовании» – документ находится на согласовании у одного из участников;
- «На доработке» – документ отправлен Инициатору документа или участникам из его организации;
- «Согласован» – согласован Заказчиком или Техническим заказчиком;
- «Аннулирован» – документ аннулируется организацией, имеющей доступ к аннулированию, но остается в системе;
- «Неактуальный» – принимает при загрузке нового изменения.
- «Готов к экспертизе» (только для ПД) - принимает при согласовании в экспертизу пользователем из организации с проектной ролью «Заказчик» / «Технический заказчик»;
- «Готов к повторной экспертизе» (только для ПД) - принимает при согласовании для прохождения повторной экспертизы пользователем из организации с проектной ролью «Заказчик» / «Технический заказчик»;
- «Экспертиза» (только для ПД) – документ прошел проверку экспертизы и получил положительное заключение;
- «Экспертиза согласована» (только для ПД) – подгруженное заключение экспертизы согласовано представителем заказчика.