Реестр ПД
Реестр ПД предназначен для работы с проектной документацией - хранения и согласования с экспертизой.
Основная часть реестра состоит из таблицы, которая является как хранилищем документации, так и аналитической сводкой по работе с документацией (рис.1).
Рис. 1 - Реестр ПД
Настройки доступа к функциональности Реестра ПД
Настраивается реестр ПД через Настройки проекта.
1. Настройка видимости реестра ПД для участников проекта (рис.2).
Расположение: Проекты / Настройки доступа / Доступы / Роли компаний - участников проекта / ПИР / Реестр ПД
Логика попадания документов в реестр ПД
2. Настройка доступа загрузки и удаления документа для участников проекта (рис.3).
Расположение: Проекты / Настройки доступа / Доступы / Роли компаний - участников проекта / ПИР / Карточка ПД ("Загружать" + "Удалять")
Рис. 3 - Настройка доступов для участников проекта
Структура реестра ПД
Таблица реестра ПД
1. Параметры по столбцам
2. Действия в кебаб-меню по столбцам
Все столбцы настраиваемые.
Через контекстное меню три точки:
- Можно применять сортировки значений: по возрастанию и по убыванию (рис.4);
- Фильтровать значения: по наименованию, конкретному статусу, значению или диапазону даты (рис.4);
- Скрывать выбранный столбец или через настройки показа столбцов выбирать - какие показывать, а какие нет (рис.4);
- Можно группировать столбцы по одинаковым значениям, а также для удобства закреплять столбцы справа или слева (рис.4).
Рис. 4 - Настройка столбцов
3. Пагинация
Внизу каждого раздела расположена пагинация, которая подсчитывает сколько документов в каждом разделе, в том числе и в разделах Все и Удаленное (рис.5).
Обратить внимание: если у одного комплекта несколько изменений, то в пагинации будет подсчитываться как единый из комплект.
Рис.5 - Пагинация
Действия по работе с реестром
Кебаб -меню реестра (рис.6):
- Экспорт - экспортирует все строки из реестра в формате xlxs.
- Скачать архив в экспертизу - скачивает в формате архива основные документы ПД в статусе "Готов к экспертизе".
- Загрузить файлы в реестр - массовая загрузка в виде архива основных пдф-файлов по шифру.
- Скачать шаблон - шаблон xlxs по массовому импорту.
- Импортировать по шаблону - массовая загрузка (создание) карточек ПД.
- Добавить версию документа с экспертизой
Рис. 6 - Действия реестра через кебаб-меню
Действие "Добавить версию документа с экспертизой". Через эту кнопку пользователь может загрузить версию ПД с результатом экспертизы. Также есть возможность при массовой загрузке результатов экспертизы перевести документы из статуса "Новый" сразу в статус "Экспертиза"
Данное действие доступно для документов из статусов:
- Новый
- Готов к экспертизы
- Готов к повторной экспертизе
2. Кнопка "Выбрать действия" (появляется при выборе документа, отжав чек-бокс) (рис.7):
Если выбрать один или несколько документов через чек-бокс в самом левом столбце, на месте кебаб-меню появится кнопка "Выбрать действие" с выпадающим списком.
С помощью этого меню можно переместить, экспортировать, скачать архивом или удалить документы.
- Переместить документ - перенос документов между разделами
- Экспорт - экспортирует выбранные строки реестра в формате xlsx
- Сравнить документы - доступны при выборе 2-х документов (при наличии в карточках основных документов), по нажатию в отдельной вкладке открывается пдф-тон с синхронным просмотром выбранных документов
- Экспортировать замечания - экспортирует все замечания по документам реестра в формате xlxs. (можно выгрузить по выбранным документам из реестра + понятное наименование скачанного файла + фраза об отсутствии замечаний, если их нет + указание разделов и подразделов)
- Скачать документы - скачивание основных файлов из карточек комплектов
- Скачать документы с приложениями - скачивание всех документов архивом со структурой всех версий и изменений, включая подписи, сопроводительную документацию, редактируемый формат, накладные и письма с замечаниями;
- Удалить - перенос комплекта в раздел "Удалённое"
Рис. 7 - Действие реестра через выпадающий список кнопки "Выбрать действия"
2. Массовая загрузка
Помимо единичной загрузки проектной документации, доступна массовая загрузка. Алгоритм действий при массовой загрузке:
1. Сформировать список разделов, в которые будут загружаться документы (рис.8);
Рис. 8 - Сформированный список разделов
2. Через три точки в правом верхнем углу (1) скачать шаблон для заполнения (2) (рис.9);
Рис. 9 - Скачивание шаблона массовой загрузки
2.1. На первом листе скачанного шаблона содержится инструкция по заполнению и сам шаблон (рис.10);
Рис. 10 - Шаблон массовой загрузки Лист 1
2.2. На втором листе образец для заполнения. На его примере разберем шаблон массовой загрузки. У всех документов должен быть указан номер раздела и подраздела (1), нумерация проставляется по порядку и у каждого раздела и подраздела должен быть свой номер. Для создания подраздела к номеру раздела добавляется номер подраздела через точку (1.1, 1.2, 2.1 и тд.). Название раздела и подраздела (2) заполняется единожды, после чего строка справа остается пустой. Если заполнено поле Наименование документа (3) и Шифр (4), поле Наименование раздела и подраздела остается пустым. Поля Наименование документа, Шифр, Автор (5) заполняются для каждого документа, таким образом, формируется шаблон карточки документа (рис.11).
Рис. 11 - Шаблон массовой загрузки. Лист 2
3. После заполнения шаблона необходимо вернуться в систему и через три точки (1) в правом верхнем углу импортировать заполненный шаблон (2) с устройства в систему (рис.12);
Рис. 12 - Импорт шаблона массовой загрузки
4. Последний шаг - это загрузка файлов в реестр в формате ZIP (рис.13). Обратите внимание, что файлы PDF, объединенные в ZIP, должны называться в соответствии с шифром ПД, указанным в шаблоне массовой загрузки.
Рис. 13 - Загрузка файлов в реестр
4.1. Указать организацию (1), ответственного сотрудника (2), который получит комплекты и нажать "Вперед" (3) (рис.14);
Рис. 14 - Загрузка файлов в реестр
4.2. В окно для загрузки прикрепить ZIP файл загружаемой документации (1) и нажать "Далее" (2) (рис.15);
Рис. 15 - Загрузка файлов в реестр
4.3. После успешной загрузки документации, есть возможность подписать документы и подписать одну общую накладную на все передаваемые комплекты, которая формируются при передаче на этапе массовой загрузки документации. Обращаем внимание, что при массовом подписании и передачи комплектов на согласование, проставление QR-кода в документации не предусмотрено. По окончании загрузки документации нажать на «Загрузить» , данное действие также доступно и без подписания (рис.16);
Рис. 16 - Загрузка файлов в реестр
Загруженные документы отобразятся в реестре. В случае, если документы не были подписаны, а просто загружены, необходимо разместить QR-код и отправить их на согласование, после чего станет доступна ссылка для перехода к окну просмотра документов (рис.17).
Рис. 17 - Реестр файлов
В реестре файлов хранятся все загруженные документы. Доступна аналитика заказчика, дашборд отображает количество загруженных файлов и в каком статусе они находятся (1). Шапка реестра гибкая, ее можно настраивать, меняя положение столбцов местами, изменяя их ширину и через три точки, по каждому столбцу можно настраивать нужную фильтрацию (2) (рис.18).
Рис. 18 - Реестр файлов
Находясь в реестре отжав чек-бокс точечно или массово для всех загруженных файлов, доступна выгрузка их из системы или удаление (1) (в таком случае документы будут перемещены в папку удалённое (2), но не пропадут безвозвратно из системы) (рис.19).
Рис.19 - Удаление