Карточка комплекта ПД
После загрузки и передачи документа, следует рассмотрение этого документа ответственным лицом, указанным при передаче. Для того чтобы просмотреть сведения о загруженном документе, необходимо перейти в карточку документа, нажав на любое свободное поле, кроме шифра, в строке нужного файла.
Карточка документа состоит из 3-х вкладок:
- Сведения;
- Замечания;
- История.
Во вкладке Сведения отображается основная информация и совершаются действия с документом. Каждый раз, при передаче документа, автоматически формируется накладная, которую можно отклонить (1) или принять, с возможностью подписания электронной подписью (2) (рис.1).
Рис. 1 - Карточка документа
При отклонении получения комплекта необходимо:
- Указать дату устранения замечания (1);
- Указать причину отклонения (2);
- Нажать кнопку "Отклонить"
После чего комплект вернется предыдщему сотруднику, который передавал комплект (рис.2).
Рис 2 - Отклонение накладной
При подтверждении получения накладную можно подписать электронной подписью, отжав чек-бокс или принять без подписания, подтвердив получение (рис.3).
Рис. 3 - Принятие накладной
После подтверждения получения, статус накладной автоматически меняется, а через три точки её можно скачать в разных форматах и, если она подписана, скачать с электронной подписью (рис.4).
Рис. 4 - Накладна
Сам файл накладной будет содержать в себе следующую информацию (рис.5).
Рис. 5 - Накладная
После принятия документации, кнопка "Подтвердить получение" сменится на кнопку действий с документом. В зависимости от того, в каком статусе и на ком находится документ, набор действий у участников процесса согласования могут отличаться (рис.6).
Рис. 6 - Действия с документо
Прежде чем будет принято какое-то решение и совершено действие, сам документ подлежит рассмотрению.
Во вкладке Сведения содержится:
- ссылка для перехода к окну просмотра документа (1);
- версионность документа с возможностью просмотра старых версий (2);
- номер заключения экспертизы с ссылкой на неё (в статусе Экспертиза, Экспертиза согласована, В производстве);
- кнопка для скачивания сопроводительной документации (3);
- маршрут согласования (4), с комментариями, оставленными при загрузке и передаче документа; накладные и письма с замечаниями (5) (если документ был отправлен на доработку), которые формируются автоматически в формате PDF и DOCX, с возможностью подписания и скачивания через три точки в правом верхнем углу каждого окна с прикрепленной и открепленной электронной подписью;
- кнопка Наблюдатель (6), позволяющая указать ответственных сотрудников, которые будут получать уведомления о изменениях документа, но не будут подписывать или согласовывать его;
- дублирование актуального статуса документа (7);
- Добавили ещё отображение бизнес-роли компании сотрудника на каждом шаге (9) в маршруте согласования в проектной документации. Теперь видно, кто выполнил действие Технический заказчик или Проектировщик, например
- кнопку Выбрать действие , которая становится доступна после отклонения или подтверждения накладной (8) (рис.7).
Рис. 7 - Карточка документа
Во вкладке Замечания отображаются все текстовые замечания к комплекту, которые синхронизируются с замечаниями в окне просмотра документа. Замечание можно написать к документу в любом статусе.
Для того чтобы добавить замечание, необходимо (рис. 8):
- Нажать на кнопку «Добавить замечание» (1);
- Прописать текст замечания;
- Указать раздел, к которому относится замечание (2);
- Указать статус (менять статус замечания может как его автор, так и сотрудник, инициировавший внутреннее согласование (по замечаниям сотрудников, которым он направил документ на внутреннее согласование), а также пользователь с системной ролью Руководитель проектов (по замечаниям сотрудников своей организации) (3);
- Нажать на «Отправить».
Через три точки (4) можно удалить и отредактировать замечание, на каждое замечание можно отвечать (5), выше, через три точки можно экспортировать историю замечаний в формате excel таблицы (6) и воспользоваться фильтрацией по автору, разделу и версионности (7), а так же статусу (8) (рис.8).
Рис.8 - Замечания
В карточке документа во вкладке Замечания есть возможность редактировать или удалять комментарии, оформленные в предыдущих изменениях
При отправке документа «На доработку», на основании выставленных в системе замечаний, автоматически формируется письмо исполнителю о необходимости исправить документацию и повторно выслать ее на проверку. В текст письма будут включены только актуальные замечания. Замечания со статусом «Снято» в письме отражены не будут. Письмо можно подписать ЭЦП (функция не является обязательной). Данное письмо можно скачать через три точки в двух форматах (рис.9).
Рис. 9 - Письмо с замечаниями
Само письмо и приложение к нему выглядят следующим образом (рис.10).
Рис. 10 - Письмо с замечаниями
Вкладка История содержит весь подробный маршрут действий, которые совершались с документом, она фильтруется , а также делится по версионности. При добавлении комментариев к документу они отображаются в истории и маршруте согласования.