Категории

Карточка комплекта ПД

После загрузки и передачи документа, следует рассмотрение этого документа ответственным лицом, указанным при передаче. Для того чтобы просмотреть сведения о загруженном документе, необходимо перейти в карточку документа, нажав на любое свободное поле, кроме шифра, в строке нужного файла.

Карточка документа состоит из 3-х вкладок:

  • Сведения;
  • Замечания;
  • История.

Во вкладке Сведения отображается основная информация и совершаются действия с документом. Каждый раз, при передаче документа, автоматически формируется накладная, которую можно отклонить (1) или принять, с возможностью подписания электронной подписью (2) (рис.1).

Рис. 1 - Карточка документа

При отклонении получения комплекта необходимо:

  1. Указать дату устранения замечания (1);
  2. Указать причину отклонения (2);
  3. Нажать кнопку "Отклонить"

После чего комплект вернется предыдущему сотруднику, который передавал комплект (рис.2).

Рис 2 - Отклонение накладной

При подтверждении получения накладную можно подписать электронной подписью, отжав чек-бокс или принять без подписания, подтвердив получение (рис.3).

Рис. 3 - Принятие накладной

После подтверждения получения, статус накладной автоматически меняется, а через три точки её можно скачать в разных форматах и, если она подписана, скачать с электронной подписью (рис.4).

Рис. 4 - Накладная

Сам файл накладной будет содержать в себе следующую информацию (рис.5).

Рис. 5 - Накладная

После принятия документации, кнопка "Подтвердить получение" сменится на кнопку действий с документом. В зависимости от того, в каком статусе и на ком находится документ, набор действий у участников процесса согласования могут отличаться (рис.6).

Рис. 6 - Действия с документом

Прежде чем будет принято какое-то решение и совершено действие, сам документ подлежит рассмотрению.

Во вкладке Сведения содержится:

  • ссылка для перехода к окну просмотра документа (1);
  • версионность документа с возможностью просмотра старых версий (2);
  • номер заключения экспертизы с ссылкой на неё (в статусе Экспертиза, Экспертиза согласована, В производстве);
  • кнопка для скачивания сопроводительной документации (3);
  • маршрут согласования (4), с комментариями, оставленными при загрузке и передаче документа; накладные и письма с замечаниями (5) (если документ был отправлен на доработку), которые формируются автоматически в формате PDF и DOCX, с возможностью подписания и скачивания через три точки в правом верхнем углу каждого окна с прикрепленной и открепленной электронной подписью;
  • кнопка Наблюдатель (6), позволяющая указать ответственных сотрудников, которые будут получать уведомления о изменениях документа, но не будут подписывать или согласовывать его;
  • дублирование актуального статуса документа (7);
  • Добавили ещё отображение бизнес-роли компании сотрудника на каждом шаге (9) в маршруте согласования в проектной документации. Теперь видно, кто выполнил действие Технический заказчик или Проектировщик, например
  • кнопку Выбрать действие , которая становится доступна после отклонения или подтверждения накладной (8) (рис.7).

Рис. 7 - Карточка документа

Во вкладке Замечания отображаются все текстовые замечания к комплекту, которые синхронизируются с замечаниями в окне просмотра документа. Замечание можно написать к документу в любом статусе.

Для того чтобы добавить замечание, необходимо (рис. 8):

  • Нажать на кнопку «Добавить замечание» (1);
  • Прописать текст замечания;
  • Указать раздел, к которому относится замечание (2);
  • Указать статус (менять статус замечания может как его автор, так и сотрудник, инициировавший внутреннее согласование (по замечаниям сотрудников, которым он направил документ на внутреннее согласование), а также пользователь с системной ролью Руководитель проектов (по замечаниям сотрудников своей организации) (3);
  • Страницу, к которой относится замечание (4);
  • При необходимости, с помощью скрепки прикрепить файлы с устройства к замечаниям (7);
  • Нажать на «Отправить».

Через три точки (5) можно удалить и отредактировать замечание, на каждое замечание можно отвечать (6), выше, через три точки можно экспортировать историю замечаний в формате excel таблицы (8) и воспользоваться фильтрацией по автору, разделу и версионности (9), а так же статусу (10) (рис.8).

Рис. 8 - Замечания

В карточке документа во вкладке Замечания есть возможность редактировать или удалять комментарии, оформленные в предыдущих изменениях.

При отправке документа «На доработку», на основании выставленных в системе замечаний, автоматически формируется письмо исполнителю о необходимости исправить документацию и повторно выслать ее на проверку. В текст письма будут включены только актуальные замечания. Замечания со статусом «Снято» в письме отражены не будут. Письмо можно подписать ЭЦП (функция не является обязательной). Данное письмо можно скачать через три точки в двух форматах (рис.9).

Рис. 9 - Письмо с замечаниями

Само письмо и приложение к нему выглядят следующим образом (рис.10).

Рис. 10 - Письмо с замечаниями

Вкладка История содержит весь подробный маршрут действий, которые совершались с документом, она фильтруется , а также делится по версионности. При добавлении комментариев к документу они отображаются в истории и маршруте согласования.