Действия
Если в Реестре ИД выбрать акт(ы) (1), то справа появится кнопка «Действия» (2), содержащая следующие функции (3) (рис.1):
Рис. 1 - Действия в Реестре ИД
«Сформировать АООК» – сформируется АООК, в котором будут упомянуты выбранный(е) акт(ы) АОСР (на другие типы актов АООК сформировать нельзя);
Сформировать новый комплект и Добавить акт в существующий комплект;
«Добавить замечание к акту» – замечание добавится в комментарии к выбранным актам. Можно оставлять замечания к актам в любом статусе, кроме «Новый»;
«Переформировать» – в случае если изменилась информация в проекте, например, изменился приказ на подписанта, изменилась рабочая документация в разделе 3 ОЖР и иные ситуации, пользователю доступен функционал переформирования акта. При выборе данного действия измененная в проекте информация подтянется в акт автоматически. Можно совершить как с одним актов, так и массово. Переформирование доступно автору и сотрудникам его организации. Акты со статусом «Подписан» переформировать нельзя.
«Скачать с приложениями ZIP-архивом» – скачивается акт(ы) архивом, каждое приложение отдельным файлом. В случае, если скачиваются подписанные документы, то к каждому подписанному документу также скачивается файл, подписанный внутренней подписью (ВП), файл с открепленной подписью (ОП) и все подписи в формате sig;
«Скачать c приложениями единым файлом PDF» – скачивается акт вместе с приложениями и ЭЦП одним файлом. Для того, чтобы документы скачать в нужном для вам порядке, необходимо отсортировать таблицу. Как в системе отображается порядок актов, в таком порядке эти акты и будут в едином файле;
«Экспортировать Реестр ИД в XLS» – скачивается реестр акта(ов). Для настройки необходимого вам порядка, можно также воспользоваться сортировкой таблицы;
«Экспортировать акты с замечаниями в XLS» – скачивается реестр акта(ов), а также замечания, выданные к акту или комплекту. Для настройки необходимого вам порядка, можно также воспользоваться сортировкой таблицы;
«Распечатать с приложениями» – откроется окно печати акта(ов).
Акты, сформированные в системе, нельзя удалить, но можно переместить в папку Неактуальное. Для этого акт должен иметь статус «Аннулирован», «На доработке» или «Новый». Сделать это может автор сформированного акта или его коллеги по организации.
Подписание акта и вынесение замечаний
Акт, пришедший на проверку, можно согласовать/подписать, а также подписать приложения к нему (аналог штампа Копия верна на бумаге). Кто из участников должен подписывать приложения, решается между участниками строительства (как правило – это лицо, выполнившее работы, но иногда строго генподрядчик). Подписать приложения могут несколько людей в одном акте.
Процесс рассмотрения, выставления замечаний и подписания актов проходит следующим образом:
1. Необходимо перейти в режим просмотра акта. Это возможно сделать через окно уведомлений в верхней правой части экрана (1), либо через сам реестр исполнительной документации, напротив актов, которые требует вашего внимания, будет «Колокольчик» (2), а для перехода к акту необходимо нажать на активную ссылку (3) (рис.2);
Рис. 2 - Переход к просмотру акта
2. В правой части экрана можно ознакомиться с реестром приложений к акту, перечнем подписантов и согласующих, а также фактическим объемом выполненных работ (рис.3)
Рис. 3 - Режим просмотра акта
3. В процессе рассмотрения и согласования акта, есть возможность сравнить акт например, с его предыдущей версией, в случае если их несколько (рис.4);
Рис. 4 - Выставление замечаний к акту
4. В нижней части в режиме просмотра акта есть возможность оставить общее замечание к акту (рис.5);
Рис. 5 - Выставление замечаний к акту
5. В маршруте согласования акта доступны следующие действия, перечень которых зависит от того, на ком находится в настоящее время маршрут (рис.6):
«Переформировать акт» –выполняется в случае, если в акт необходимо внести какие-либо изменения (например добавить/ убрать приложение или подписанта), данное действие доступно, если акт заходится в статусах «Новый» или «На доработке»;
«Согласовать и передать» – документ придет выбранному вами лицу с пометкой «Согласовано» напротив вашей фамилии;
«Подписать приложения» – напротив сопроводительной документации будут пометки «Подписано», а на самих приложениях будет проставлен штамп «Копия верна»;
«Подписать и передать» – подписать сам документ и выбрать следующего подписанта/проверяющего;
«Передать на доработку» – документ уходит обратно исполнителю на доработку;
«Переадресовать согласование» – документ уходит на рассмотрение указанному вами лицу;
«Передать на внутреннее согласование» – отправка документа на рассмотрение своим коллегам по организации. После согласования документа коллегой он вернется обратно вам на рассмотрение, при этом можно будет совершить действие с документом, не дожидаясь решения своего коллеги«Согласовать и завершить» (нет на скриншоте, т.к. доступен только при согласовании подписанного всеми документа) – завершение маршрута движения документа согласованием последнего участника;
«Подписать и завершить» – завершение маршрута движения документа подписанием последнего участника. При использовании данной команды отправить документ на согласование, чтобы затем использовать функцию уже не получится.
Рис. 6 - Действия с актом
6. После рассмотрения акта, если пользователь, на котором находится маршрут согласования акта, является подписантом, ему необходимо выполнить одно из действий подписания акта «Подписать и передать» или «Подписать и завершить». «Подписать и завершить» используется в том случае, когда ответственный является последним подписантом и не планирует передавать далее акт на согласование, тем самым завершая процесс согласования документа полностью (рис.7);
Рис. 7 - Действия подписания акта
7. Рассмотрим подписание на примере действия "Подписать и передать". После выбора данного действия необходимо разрешить операцию проставления штампа ЭП (рис.8);
8. После выбора соответствующего действия, откроется окно с выбором организации и ответственного сотрудника (2) для передачи акта на дальнейшее согласование. Чек-бокс ЭП после разрешения доступа к ЭП отмечается автоматически (1). После заполнения всех полей нажать кнопку "Продолжить" (3) (рис.9);
Рис. 9 - Выбор следующего согласующего
9. В открывшемся окне интерфейса подписания акта, необходимо добавить визуализацию штампа ЭП (рис. 10);
Рис. 10 - Добавление штампа ЭП
10. Размещение штампа происходит автоматически, но при необходимости положение можно скорректировать, нажав на него и переместив в нужное место. Также при необходимости штамп можно удалить (1). По окончании работы со штампом нажать «Подписать и передать» (2) (рис. 11);
Рис. 11 - Добавление штампа ЭП
12. В случае, если было выбрано действие «Подписать и завершить», то вместо шага выбора следующего согласующего будет действие завершения подписания (рис.12).
Рис. 12 - Завершение подписания