Процесс согласования комплекта РД
После отправки на согласование и принятия документации по накладной у исполнителя появится кнопка с "Выбрать действия".
Список действий будет разный, в зависимости от того, в каком статусе и на каком находится документ (проектировщике, подрядчике, тех.заказчике и т.д), набор действий у участников процесса согласования могут отличаться (рис.1).
Какие есть действия в реестре РД см. ст. Действия
Рис. 1 - Действия с документом
Прежде чем будет принято какое-то решение и совершено действие, сам документ подлежит рассмотрению.
Основной документ, сопроводительную документацию (при наличии) можно скачать из карточки для рассмотрения или же перейти в доступных форматах в системе в режим просмотра комплектов.
В случае обнаружения каких-либо замечаний к комплекту, документ можно отправить на доработку. Но перед этим необходимо создать само замечание во вкладке Замечания. По нажатию на кнопку "Добавить замечание" открывается область для добавления Замечания. Укажем комментарий, добавим вложение к замечанию, укажем тип, статус замечания и нажмем на кнопку «Отправить» (рис.2).
Рис. 2 - Создание замечания для отправки на доработку комплекта
Теперь вернемся обратно во вкладку «Сведения».
И совершим действие «На доработку». Укажем срок, поставим отметку подписать письмо с замечаниями и нажмём на кнопку «Передать на доработку» (рис.3).
Рис. 3.1 - Действие "На доработку"
Рис. 3.2 - Модальное окно д."На доработку"
Далее, у инициатора в реестре снова отображается колокольчик, требующий действия (рис.4).
Рис. 4 - Индикатор "Требуется действие"
Рис. 5 - Отображение карточки комплекта на доработке
У инициатора будет несколько вариантов по устранению замечаний:
- д. "Добавить версию";
- д. "Добавить изменение";
- д. "Переадресовать" и т.д.
Рис. 6 - Доступные действия для передачи на согласование
Например, при добавлении нового изменения необходимо загрузить новый комплект для согласования, при необходимости добавить сопроводительную документацию, а также указать ответственного сотрудника для передачи на согласование.
Рис. 7 - Загрузка нового изменения и передача на согласование
Результат выполнения (рис.8):
- Статус документа меняется на "На согласовании" (1), кол-во изм. документа увеличивается +1; Предыдущие изм. можно посмотреть через кебаб меню слева (2) и при необходимости здесь же скачать;
- При добавлении нового изм. маршрут документа обновляется.
После прохождения маршрута рассмотрения и согласования рабочей документации, комплект необходимо выпустить в производство работ и передать в работу подрядчику.
Для того, чтобы выпустить рабочую документацию в производство работ необходимо:
1. Открыв документ, выбрать действие "В производство" (рис.8);
Рис. 8 - Действие "В Производство"
2. Подтвердить доступ веб-сайта к операциям с ключами, выбрать сертификат (1) и нажать "Продолжить" (рис.9); В таком случае документ будет выпущен в производство работ, но не передан подрядчику.
Рис. 9 - Заполнение полей
2.1. Можно сразу передать документацию в работу подрядчику. Включить ползунок "Передать в работу" (2), указать организацию (3) и ответственного сотрудника (4), который получит комплект и дату до которой нужно принять комплект (5), При передачи документа можно подписать накладную электронной подписью (6) и после заполнения всех полей нажать «Продолжить» (7) (рис.9).
3. В следующем окне поставить штамп В производство работ, убедившись в корректности его расположения, переместить при необходимости. Штамп прозрачный и содержит информацию об организации и пользователе, выпустившем комплект в производство, в частности, ФИО и должность лица, сертификат и его срок, а также дату совершения действия. Проставляется на документе с внутренней электронной подписью с сохранением всех ЭЦП подписантов. По умолчанию штамп проставляется на всех страницах, в случае необходимости на отдельных листах его можно переместить и удалить. Также при необходимости есть возможность изменять размер штампа, а также повернуть его на 360 градусов (рис.10);
Рис. 10 - Штамп в производство работ
3.1. Также есть возможность добавить в штамп дополнительного подписанта из сотрудников своей организации. Для этого необходимо заранее подписать и передать документ между сотрудниками организации заказчика. После того как документ будет подписан соответствующими сотрудниками, окно просмотра будет выглядеть следующим образом (рис.11);
Рис. 11 - Добавление подписантов при выпуске в производство
4. После добавления штампа ВПР нажать «Выпустить в производство» в правой верхней части экрана;
Теперь документ подписан, и подрядчики могут прикреплять его к своей исполнительной документации (можно прикреплять документы из ПИР в любом статусе, но корректно будет это делать только с документами в статусе «В производстве») (рис.12).
Рис. 12 - Статус В производстве
Вторым вариантом выпуска в производство документов в Экзон является загрузка уже подписанных вне системы документов. Для этого необходимо:
1. Выбрать соответствующий раздел РД из списка, в который необходимо загрузить документ, и нажать "Добавить документ ВПР" (рис.13).
Рис. 13 - Загрузка документа ВПР
2. Далее появится поле загрузки документа, полностью аналогичное полю загрузки документа не ВПР, с единственным отличием – добавляется атрибут «Электронная подпись». В случае, если подпись открепленная сюда необходимо загрузить sig-файл, либо архив с sig-файлами, если их несколько (рис.14);
Рис. 14 - Загрузка документа ВПР атрибут электронная подпись
После получения документации, выпущенной в производство, и подтверждения получения накладной, подрядчикам доступны следующие действия (рис.14):
Рис. 15 - Действия подрядчика с комплектом В производство
- «Принять в работу» - комплект принимается подрядчиком для производства работ. Данное действие является единоразовым, после него пользователю становится доступно действие «Передать в работу» (необходимо для передачи субподрядным организациям);
- «Отправить письмо с замечаниями» - до принятия в работу, подрядчик может рассмотреть направленный ему комплект рабочей документации и в случае выявления каких-либо неточностей, отправить письмо с замечаниями. Данное письмо пользователь может отправить на уровень выше (от ген. подрядчика – заказчику, от подрядчика – ген. подрядчику, от субподрядчика – подрядчику). Со стороны адресата реализован функционал принятия либо отклонения полученного письма.
- «Переадресовать» - в случае, если необходима переадресация на подрядчиков, субподрядчиков. Переадресовать документ можно только до принятия в работу или отправки письма с замечаниями, в этом случае дальнейшие действия с документом станут для пользователя недоступны.
Действия «Передать в работу» и «Отправить письмо с замечаниями» доступны пользователям на постоянной основе, то есть их можно выполнить несколько раз.
Также данный функционал дублирует вкладка Документация ВПР. Она делится на две подвкладки Рабочая документация и Проектная документация. Видимость данной вкладки для организаций-участников проекта настраивается через Доступы, в Настройках проекта ответственными сотрудниками с ролями Администратор или Руководитель проекта (добавлена настройка «Видеть документацию своей организации», по умолчанию настройка выключена, и подрядной организации доступна вся документация, выпущенная в производство работ и переданная подрядным организациям-участникам проекта, если настройка включена, подрядчик будет видеть только ту документацию, которая передана непосредственно в адрес его организации). В данную вкладку попадают все документы, выпущенные в производство или успешно прошедшие экспертизу, разделы формируются автоматически, в соответствии с тем в какой раздел был загружен документ (рис.16). С документами в данной вкладке также можно совершать действия соответствующие статусу В производстве, то есть передавать или принимать в работу, запрашивать или добавлять изменения, отправлять письмо с замечаниями.
Рис. 16 - Вкладка Документация ВПР