Добавление Акта по форме КС-2
Вкладка Реестр актов предназначена для загрузки в формате PDF актов по форме КС-2 и КС-3.
Рис. 1 - Реестр актов
Для того чтобы добавить Акт по форме КС-2, необходимо:
1. Через кнопку "Добавить" выбрать действие "Добавить Акт по форме КС-2"
Рис. 2 - действие "Добавить Акт по форме КС-2"
2. В открывшемся окне необходимо заполнить все обязательные поля по КС-2 (рис.3):
- * Добавить акт в формате PDF
- * Указать № акта,
- * Указать дату формирования,
- * Указать даты начала и окончания отчетного периода,
- * Выбрать договор из выпадающего списка
- Добавить акты или комплекты исполнительной документации из системы в статусах подписан или на согласовании /Добавить другие документы при необходимости
- Добавить минимум 2-ух подписантов
- «Добавить» после чего документ отобразится в реестре актов в статусе «Новый»
* Обязательные поля к заполнению
3. После загрузки Акта по форме КС-2, документ необходимо передать на согласование/подписание.
Для этого необходимо перейти по активной ссылке в столбце "Номер или наименование".
Рис. 4 - Передача Акта на согласование
При переходе по ссылке откроется окно с отображением загруженного документа и информацией по документу (рис.5).
Рис. 5 - Режим для просмотра и действий с документом
В данном окне загруженный документ можно передать на согласование следующему согласующему, для этого через соответствующую кнопку выбрать необходимое действие.
- Добавить новую версию;
- Передать на согласование – передача акта на согласования, без его подписания исполнителем, при этом необходимо проверить расположение QR-кода на КС-2, КС-3 (автоматически он будет расположен в левом верхнем углу) и выбрать кому будет направлен акт: организация и сотрудник;
- Подписать и передать – подписание и передача акта на согласование (необходима ЭП), также необходимо проверить расположение QR-кода и выбрать следующего подписанта.
Рис. 6 - Доступные действия с документом
3.1. При передачи Акта на согласование, необходимо выполнить следующие шаги (рис.7):
На 1 шаге необходимо разместить QR-код (1) и нажать на кнопку "Продолжить" (2)
Следует проверить не заходит ли QR-код на текст:
- При необходимости, выделить его левой кнопкой мыши (1) и переместить в любое свободное поле.
- При перемещении ползунка (3), возможно включить/выключить синхронное перемещение кода на всех страницах.
На 2 шаге выбрать получателя комплекта (4) и нажать на кнопку "Передать на согласование" (5).
Рис. 7 - действие "Передать на согласование"
4. При передачи Акта через действие "Подписать и передать" - Если подписание через оператора ЭДО для документа не предусмотрено договором, то все подписанные документы нужно будет передать в ЭДО в электронном виде самостоятельно или распечатать и подписать вручную.
Рис. 8 - Подтверждение действия "Подписать и передать"
Далее открывается полноэкранное окно действия. На 1 шаге необходимо разместить QR-код (1). Также имеется возможность разместить QR-код одновременно на всех страницах (2). После размещения нажать "Продолжить" (3) (рис.9):
Рис.9 - Размещение QR-кода
На 2 шаге ставим отметку "Подписать документ" и нажимаем "Продолжить" (рис.10):
Рис. 10 - Подписание документа
На 3 шаге добавляем штамп ЭЦП (рис.11):
Рис.11 - Добавление штампа ЭЦП
На 4 шаге указываем получателя комплекта (1) и нажимаем на кнопку "Подписать и передать" (2). Далее документ перейдёт указанному согласующему (рис.12).
Рис. 12 - Передача документа следующему согласующему
После передачи документа на согласование у исполнителя будут доступны следующие действия:
- На доработку
- Согласовать и передать
- Передать на параллельное согласование
- Подписать и завершить
При движении актов в модуле Актирование, автоматически формируется лист согласования. Он существует исключительно для удобства и не требует никаких дополнительных действий (рис.13).
Рис. 13 - Лист согласования
При совершении различных действий с документом, меняется его статус (рис. 15):
«Новый» – присваивается загруженным актам, которые не передавали на согласование;
«На согласовании» – документ находится на согласовании у одного из участников;
«На доработке» – акт отправленные на корректировку создателю;
«Подписан» – акт подписан с помощью ЭЦП двумя указанными при формировании акта подписантами (после выбора действия: Подписать и завершить);
«Согласован» – присваивается при согласовании актов, сформированных без указания подписантов (после выбора действия: Согласовать и завершить).
Рис.14 - Статусы актов