Согласование документов с помощью шаблонов маршрутов
Шаблоны маршрутов позволяют запускать согласование документов по заранее настроенному сценарию — с фиксированными шагами, исполнителями и доступными действиями. Это исключает ручную настройку каждый раз и снижает количество ошибок при передаче документов на согласование.
Важные правила перед началом работы
- Шаблоны создаются в разделе: Модуль «Процессы» → Настраиваемые шаблоны → Актирование → Создать шаблон;
- Запустить документ на согласование можно только по опубликованным шаблонам в модуле «Процессы» или по одноразовому шаблону;
- Шаблон привязан ĸ конкретной организации и конкретному типу документа;
- После запуска документа по шаблону обычное согласование недоступно - все версии документа проходят согласование исключительно по шаблону.
1. Как запустить согласование по шаблону
Кому доступно действие:
- Пользователю, который загрузил или сформировал документ;
- Пользователю со стороны контрагента, которому документ передан на согласование, если инициатор загрузки или формирования документа направлял его тоже по шаблону
Рис.1 - Список действий
2. Запуск на согласование по шаблону, если для документа указаны подписанты
Если для документа указаны подписанты, то после нажатия на действие "Передать на согласование по шаблону» проставляется QR-код, затем сразу переход на выбор готового шаблона для внутреннего согласования. (пункт 2.1)
2.1. Выбор готового шаблона и запуск документа на согласованиеВ левой части модального окна отображается список шаблонов, соответствующий типу документа, который будет отправлен на согласование по маршруту.
1. В левой части модального окна отображается список шаблонов, соответствующий типу документа, который будет отправлен на согласование по маршруту.
2. При нажатии на шаблон — в правой части отроется его предпросмотр: шаги, исполнители, доступные действия (Рис.2).
Рис.2 - Выбор шаблона
3. Особенности отображения шаблона:
- Старт согласования: автоматически проставляется инициатор выполнения действия;
- Возврат инициатору согласования документа: этот шаг отображается в маршруте как последний, если в шаблоне включена опция «Вернуть инициатору согласования». Инициатором является пользователь, запустивший документ на согласование по шаблону. Данная функция предназначена исключительно для случаев, когда после прохождения всех шагов маршрута инициатор должен передать документ в другую организацию. Если документ должен завершить маршрут внутри текущей организации, данная настройка должна быть выключена.
4. После выбора нужного шаблона, необходимо нажать кнопку «Передать на согласование» для запуска документа на согласование.
Результат успешного запуска
- Модальное окно закрывается.
- В левом нижнем углу появляется уведомление об успешной передаче.
Рис. 3 - Уведомление о передаче документа
- Во вьювере отображается информация о том, что документ запущен по шаблону (Рис.4)
- Документ автоматически передвигается по выбранному шаблону маршрутов.
Рис. 4 - Обозначение способа согласования документа
2.2 Проверка шаблонов
При нажатии в модальном окне на кнопку «Передать на согласование» (Рис.2) система автоматически проверяет шаблон. Если проверка не пройдена — согласование не запустится
| № | Что проверяется | Сообщение об ошибке | Что нужно сделать |
| 1 | Наличие исполнителя шага в проекте | «Нет в проекте: Иван Иванов» | Проверить участников в проекте и в шаблоне |
| 2 | Наличие у подписанта из документа действия «Подписание» в шаблоне | «У подписанта документа не указано действие «подписание»: Иван Иванов» | Проверить, что |
| 3 | Включена ли настройка *При наличие указанных подписантов для документа | «Последний шаг должен быть: «Возврат инициатору согласования»» | Проверить, что настройка «Возврат инициатору согласования» в шаблоне включена |
| 4 | Для документа не указаны подписанты, но в шаблоне есть действие «Подписание» | «У документа отсутствуют подписанты, невозможно выбрать шаблон с подписанием» | Проверить наличие подписантов у документа |
2.3 Создание одноразового шаблона для внутреннего согласования
Если готового подходящего шаблона нет, можно настроить одноразовый шаблон маршрута
Порядок действий
1. Перейдите во вкладку «Указать исполнителей вручную»;
2. Настройте нужное количество шагов;
3. Выберите исполнителей шагов;
4. Укажите типы действий на каждом шаге: согласование, подписание, параллельное согласование;
5. При необходимости включите «Вернуть инициатору согласования».
Рис. 5 - Создание одноразового шаблона
При
запуске документа на согласование по одноразовому шаблону осуществляется проверка, описанная в пункте 2.2.
2.3 Запуск на согласование по шаблону, если для документа не указаны подписанты
Если
для документа не указаны подписанты, то после нажатия на действие
"Передать на
согласование по шаблону" открывается модальное окно выбора
способа согласования (Рис.6):
Рис. 6 - Выбор способа согласования
Внутреннее согласование
Используется для согласования документа сначала внутри своей организации.
После выбора данного способа согласования проставляется QR-код, затем сразу переход на выбор готового шаблона для внутреннего согласования. Выбор шаблона и запуск по нему описан в пункте 2
Передача в другую организацию
Используется, когда документ необходимо сразу отправить контрагенту для согласования.
После выбора данного способа согласования проставляется QR-код, затем указывается организация и пользователь, которому необходимо передать документ. Пользователь, который получил документ сможет совершить действие «Передать на согласование по шаблону» в своей организации.
Особенности параллельного согласования
Инициатор параллельного согласования может прервать параллельное согласование и принять решение по документу, даже если оно не завершено