Интеграция с ГСН: создание, заполнение и регистрация общего журнала работ (ОЖР)
1. Общие сведения
Общий журнал работ (ОЖР) предназначен для ведения сведений о строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объекта капитального строительства.
Работа с титульным листом ОЖР осуществляется в двух системах:
- Система заказчика;
- Система подрядчика.
Часть сведений заполняется в системе заказчика, часть - в системе подрядчика.
| Раздел | Система подрядчика | Система заказчика |
| Разрешение на строительство | Просмотр | Заполнение |
| Сведения о застройщике / эксплуатации / операторе | Просмотр | Заполнение |
| Сведения о техническом заказчике | Просмотр/Заполнение | Просмотр/Заполнение |
| Сведения о лицах, осуществляющих подготовку проектной документации | Просмотр/Заполнение | Просмотр/Заполнение |
| Сведения о лицах, осуществляющих строительство, реконструкцию, капитальный ремонт | Просмотр/Заполнение | Просмотр/Заполнение |
| Сведения об уполномоченных представителях строительного контроля | Просмотр/Заполнение | Просмотр/Заполнение |
| Сведения о других лицах | Заполнение | Просмотр |
| Сведения о государственном строительном надзоре | Просмотр | Просмотр |
Информация передаётся между системами в два этапа:
- Обмен сведениями без подписей - автоматическая отправка при совершении действия (Сохранить, добавить участника, добавить представителя)
- Обмен сведениями с ЭП (XML Минстроя) - обмен обязательный, осуществляется после подписания ЭП представителей, вручную, с помощью кнопок "Отправка в систему заказчика" и "Отправка в систему подрядчика".
После заполнения необходимых разделов и обмена сведениями титульный лист ОЖР направляется на регистрацию в орган государственного строительного надзора (ГСН), вручную, с помощью кнопки "Зарегистрировать в ГСН".
2. Минимальный состав участников для регистрации ОЖР
Прочерк "-" в ячейки означает, что XML Минстроя не требует обязательного внесения информации для отправки ОЖР на регистрацию в ГСН.
Система заказчика
| Участник (Организация) | Обязательность по схемам Минстроя | Представитель с приказом на право подписи | Представитель с приказом на право подписи и отметкой СК |
| Застройщик | Обязательный | Минимум 1 представитель | - |
| Технический заказчик | Необязательный | - | Минимум 1 представитель |
| Строительный контроль | Необязательный | - | - |
| Генеральный проектировщик | Обязательный | Представители не указываются, только организация | Представители не указываются, только организация |
Система подрядчика
| Участник (Организация) | Обязательность по схемам Минстроя | Представитель с приказом на право подписи | Представитель с приказом на право подписи и отметкой СК |
| Лицо, осуществляющее строительство | Обязательный | Минимум 1 представитель | Минимум 1 представитель |
| Другие участники | Необязательный | Минимум 1 представитель | Должны отсутствовать |
3. Создание ОЖР
Для начала работы необходимо создать ОЖР в обеих системах.
- Откройте объект строительства в системе заказчика;
- Перейдите в модуль ИТД;
- Перейдите во вкладку "Общий журнал работ";
- Нажмите кнопку «Создать ОЖР».
- Откройте соответствующий объект строительства в системе подрядчика. Пойдите те же шаги для создания ОЖР.
Важно! создание ОЖР выполняется отдельно в каждой системе. Если ОЖР создан только в системе заказчика, необходимо дополнительно создать его в системе подрядчика, и наоборот. После создания можно переходить к заполнению титульного листа
4. Заполнение титульного листа ОЖР
Титульный лист состоит из разделов, содержащих сведения об объекте строительства, организациях и их уполномоченных представителях.
Разделы допускается заполнять в любом удобном порядке. Однако для выполнения отдельных действий могут потребоваться сведения, добавленные ранее в другие разделы. Например, для добавления представителя необходимо сначала выбрать организацию.
4.1 Где заполняются разделы
| Раздел | Система подрядчика | Система заказчика |
| Общая информация | Просмотр | Заполнение |
| Разрешение на строительство | Просмотр | Заполнение |
| Сведения о застройщике / эксплуатации / операторе | Просмотр | Заполнение |
| Сведения о техническом заказчике | Просмотр/Заполнение | Просмотр/Заполнение |
| Сведения о лицах, осуществляющих подготовку проектной документации | Заполнение | Просмотр |
| Сведения о положительном заключении экспертизы | Просмотр | Заполнение |
| Сведения о лицах, осуществляющих строительство, реконструкцию, капитальный ремонт | Просмотр/Заполнение | Просмотр/Заполнение |
| Сведения об уполномоченных представителях строительного контроля | Просмотр/Заполнение | Просмотр/Заполнение |
| Сведения о других лицах | Заполнение | Просмотр |
| Сведения о государственном строительном надзоре | Получение при регистрации | Получение при регистрации |
Если информация заполнена в одной системе и передана в другую, повторно вносить её не требуется.
4.2. Общая информация
Заполняется в системе заказчика
- Откройте раздел «Общая информация»;
- Заполните поля сведениями об объекте строительства;
- Сохраните внесённые изменения.
Если вы попытаетесь перейти в другой раздел, не сохранив изменения, система предупредит о возможной потере данных.
В системе подрядчика сведения этого раздела доступны только для просмотра.
4.3. Разрешение на строительство
Заполняется в системе заказчика
- Откройте раздел «Разрешение на строительство»;
- Заполните сведения о разрешении;
- Нажмите «Сохранить».
Если обязательное поле не заполнено, система подсветит его и не позволит сохранить сведения до устранения ошибки.
В системе подрядчика данные разрешения доступны только для просмотра.
4.4 Сведения о застройщике/эксплуатации/операторе
Заполняется в системе заказчика, в разделе необходимо указать организацию и её уполномоченных представителей.
Добавление организации:
- Откройте раздел «Сведения о застройщике / эксплуатации / операторе»;
- Нажмите кнопку добавления организации;
- Выберите подходящую организацию из доступного списка;
- В этом же окне можно сразу добавить и представителей, выбрав доступных из выпадающего списка;
- Подтвердите добавление.
В разделе можно выбрать одну организацию с соответствующей ролью: застройщик, эксплуатирующая организация или региональный оператор.
Добавление представителей:
- После добавления организации нажмите кнопку добавления представителей;
- Выберите одного или нескольких представителей организации;
- Подтвердите добавление.
Добавлять пользователей до выбора организации нельзя.
Проверьте сведения в таблице представителей.
Для регистрации ОЖР необходимо добавить и подписать как минимум одного представителя выбранной организации.
После добавления:
- Выполните подписание представителей через меню действий - воспользоваться действием может, только пользователь, добавленный в раздел со своего аккаунта, своей электронной подписью.
2. После подписания отправите сведения в систему подрядчика.
4.5. Сведения о техническом заказчике
Заполняется в системе заказчика или системе подрядчика. Место заполнения зависит от того, в какой системе добавлена организация технического заказчика.
Если технический заказчик работает в системе заказчика:
- Откройте раздел «Сведения о техническом заказчике»;
- Нажмите на кнопку "Добавить организацию";
- Добавьте организацию;
- Добавите представителей в систему заказчика (Отельным действием или одновременно с выбором организации);
- Подтвердите добавление;
- Подпишите представителя и передайте информацию в систему подярдчика.
В системе подрядчика сведения будут доступны для просмотра.
Если технический заказчик работает в системе подрядчика:
- Дождитесь получения в системе подрядчика сведений о застройщике из системы заказчика;
- Откройте раздел «Сведения о техническом заказчике»;
- Добавьте организацию с ролью «Технический заказчик»;
- Добавьте представителей;
- Выполните их подписание.
- Передайте сведения в систему заказчика.
До получения сведений о застройщике кнопка добавления технического заказчика в системе подрядчика недоступна.
4.6 Сведения о лицах, осуществляющих подготовку проектной документации
Раздел можно разделить на две части:
- Сведения об организации, осуществляющей подготовку проектной документации - заполняется в системе заказчика;
- Сведения об авторском надзоре - Заполняется в системе подрядчика или системе заказчика, в зависимости от того в какой системе работает организация.
Сведения об организации, осуществляющей подготовку проектной документации:
- Откройте раздел «Сведения о лицах, осуществляющих подготовку проектной документации»;
- Добавьте организацию, осуществляющую подготовку проектной документации (кнопка "Добавить организацию").
- Выберете организацию из списка;
- Подтвердите добавление.
Сведения будут переданы в систему подрядчика для просмотра.
Сведения об авторском надзоре:
При наличии представителей авторского надзора в проекте добавьте их в соответствующий раздел, для этого:
- Откройте раздел «Сведения о лицах, осуществляющих подготовку проектной документации»;
- Нажмите на кнопку "Добавить представителей"
- Добавьте организацию;
- Добавьте представителей;
- Подпишите добавленных представителей ЭП;
- Передайте сведения в противоположную систему (подрядчика или заказчика).
Допускается добавление представителей нескольких организаций. Сведения об авторском надзоре не являются обязательными при отсутствии таких представителей.
4.7 Сведения о положительном заключении экспертизы проектной документации
Заполняется в системе заказчика
- Откройте раздел «Сведения о положительном заключении экспертизы проектной документации»;
- Заполните поля сведениями о результате экспертизы и загрузите заключение в формате PDF;
- Сохраните внесённые изменения.
Если вы попытаетесь перейти в другой раздел, не сохранив изменения, система предупредит о возможной потере данных.
В системе подрядчика сведения этого раздела доступны только для просмотра.
4.8 Сведения о лицах, осуществляющих строительство, реконструкцию, капитальный ремонт
Заполняется в системе заказчика или системе подрядчика, место заполнения зависит от того, в какой системе добавлена организация лица ответственного за строительство.
Для заполнения лиц, осуществляющих строительство:
- Откройте раздел "Сведения о лицах, осуществляющих строительство, реконструкцию, капитальный ремонт";
- Добавьте организацию, осуществляющую строительство;
- Добавьте уполномоченных представителей;
- Проверьте внесённые сведения;
- Выполните подписание представителей;
- Передайте сведения в систему заказчика/подрядчика.
Сведения, заполненные в одной системе, передаются в другую. На принимающей стороне они доступны для просмотра.
4.9 Сведения об уполномоченных представителях строительного контроля
Заполняется в системе заказчика и системе подрядчика
В разделе указываются уполномоченные представители строительного контроля соответствующих участников строительства.
Доступность добавления представителей зависит от ранее внесённых сведений. В частности, для добавления представителей строительного контроля лица, осуществляющего строительство, необходимо предварительно заполнить сведения об этом лице в соответствующей системе. Если кнопка добавления недоступна, проверьте заполнение связанных разделов. Сведения, полученные из другой системы, отображаются для просмотра.
4.10 Сведения о других лицах
Заполняется в системе подрядчика
В разделе указываются другие лица, участвующие в выполнении строительных работ.
Для заполнения:
- Откройте раздел «Сведения о других лицах»;
- Нажмите кнопку добавления;
- Выберите организацию и её представителя;
- Укажите необходимые сведения о выполняемых работах;
- Подтвердите добавление;
- Выполните подписание представителя.
При необходимости сведения о выполняемых работах можно отредактировать. В системе заказчика информация доступна для просмотра.
4.11 Сведения о строительном надзоре
Раздел заполняется на основании сведений, поступающих от ГСН при регистрации титульного листа ОЖР.
Самостоятельно вносить сведения в этот раздел не требуется.
5. Подписание представителей
После добавления представителей в разделы титульного листа необходимо выполнить их подписание.
Для этого:
- Откройте раздел, в котором вы добавлены;
- Найдите себя в таблице;
- Откройте меню действий (значок с тремя точками);
- Выберите действие «Подписать»;
- Выполните подписание.
Убедитесь, что статус подписи изменился. Если представитель уже подписан, повторное действие «Подписать» недоступно.
Важно! добавление представителя и его подписание — разные действия. Наличие пользователя в таблице ещё не означает, что сведения готовы к передаче в составе подписанной XML-транзакции.
6. Передача сведений между системой подрядчика и системой заказчика.
При работе с ОЖР предусмотрены два способа обмена сведениями.
6.1 Автоматический обмен
Автоматический обмен выполняется без дополнительных действий пользователя.
При добавлении или удалении организации либо представителя соответствующие сведения автоматически передаются в другую систему.
Например, после добавления организации в ГИС информация о ней автоматически появляется в ВИС.
Порядок заполнения разделов не влияет на выполнение внутреннего автоматического обмена. При этом автоматическая передача сведений не заменяет передачу подписанных XML-транзакций.
6.2 Ручная передача подписанных сведений
Для передачи подписанных сведений предусмотрены кнопки:
В системе подрядчика — «Передать в систему заказчика»;
В системе заказчика — «Передать в систему подрядчика».
Чтобы передать сведения:
- Добавьте необходимые организации и представителей;
- Выполните подписание представителей;
- Нажмите кнопку передачи сведений в другую систему;
- В открывшемся окне проверьте список транзакций и их статусы;
- Нажмите «Отправить»;
- Дождитесь завершения обмена.
❗Убедитесь, что обязательные для передачи сведения сформированы.
❗Если обязательная транзакция не сформирована, отправка будет недоступна. Если не сформирована необязательная транзакция, система предупредит об этом, но позволит передать остальные сведения.
6.3 Статусы передачи
При отправке сведений в окне обмена отображаются следующие статусы:
| Статус | Значение |
| — | Сведения для транзакции ещё не сформированы |
| Готовы к отправке | Сведения сформированы и могут быть переданы |
| В процессе отправки | Выполняется передача сведений |
| Отправлены | Сведения успешно обработаны |
| Получены | Сведения поступили в систему получателя |
| Ошибка отправки | Не удалось отправить сведения |
| Ошибка получения | Принимающая система не смогла получить сведения |
Успешное завершение обмена подтверждается статусом «Получены». Статус «Отправлены» ещё не означает, что сведения получены другой системой.
6.4. Повторная передача сведений
Если после успешной отправки были внесены изменения, сведения необходимо передать повторно.
Для этого:
- Внесите необходимые изменения.
- Выполните подписание, если оно требуется для обновлённых сведений.
- Откройте окно передачи.
- Нажмите «Отправить».
- Дождитесь получения сведений другой системой.
Если новых данных нет, кнопка отправки может быть недоступна.
6.5 Ошибки при передаче
Если при передаче или получении сведений возникла ошибка, система отобразит уведомление.
В этом случае:
- Ознакомьтесь с текстом ошибки;
- Повторите отправку, если такая возможность доступна;
- Если ошибка повторяется, скопируйте код или данные запроса с помощью предусмотренной кнопки. Обратитесь в техническую поддержку, приложив информацию об ошибке.
7. Регистрация ОЖР в ГСН
После заполнения необходимых разделов и получения подписанных сведений можно переходить к регистрации титульного листа. Регистрация выполняется только из ГИС.
7.1 Отправка на регистрацию
Действия для регистрации:
- Откройте ОЖР в ГИС;
- Нажмите кнопку «Зарегистрировать в ГСН».
- В открывшемся окне проверьте выполнение условий регистрации;
- Если все условия выполнены, нажмите «Отправить».
Перед регистрацией система проверяет:
- Наличие идентификатора ГСН - если он отсутствует обратитесь к ответственному сотруднику внедрения для его установки;
- Заполнение необходимых разделов титульного листа - если не заполнен один или несколько разделов вернитесь к заполнению титульного листа.
7.2. Проверка заполнения разделов
Если некоторые сведения отсутствуют или заполнены не полностью, система отобразит список разделов, требующих внимания.
Например, регистрация может быть недоступна, если:
- Не заполнена общая информация.
- Не указаны сведения о разрешении на строительство.
- Не добавлен или не подписан представитель застройщика.
- Не получены необходимые сведения о техническом заказчике.
- Не заполнены сведения о проектной документации.
- Не получены необходимые сведения и подписи участников строительства.
Даже если раздел не является обязательным, но пользователь начал его заполнять, система может потребовать завершить заполнение перед регистрацией.
Для устранения ошибок перейдите в указанные разделы, внесите недостающие сведения и при необходимости повторите обмен между ВИС и ГИС.
После устранения замечаний повторно нажмите «Зарегистрировать в ГСН».
8. Рекомендуемая последовательность работы
Хотя технически разделы можно заполнять в произвольном порядке, для удобства рекомендуем следующий сценарий.
- Создайте ОЖР в системе заказчика и системе подрядчика (Создание выполняется отдельно в каждой системе);
- Заполните основные сведения в ГИС:
Укажите общую информацию, разрешение на строительство, положительное заключение экспертизы ПД и сведения о застройщике, сведения об СК.
- Отправьте заполненные данные из системы заказчика в систему подрядчика кнопкой "Передать в систему подрядчика"
- Добавьте технического заказчика (при его наличии в проекте):
Выберите систему, в которой находится технический заказчик, добавьте организацию и представителей.
- Заполните сведения об участниках строительства:
Выберите систему, в которой находится ЛОС, добавьте организацию и представителей, а также заполните раздел строительного контроля добавив туда ответственный за проведение строительного контроля от организации ЛОС. Всех добавленных представителей подпишите.
- Заполните сведения о проектной документации:
В системе подрядчика внесите информацию о проектировщике. При наличии авторского надзора - внесите его представителей и подпишите их.
- Заполните сведения о иных лицах (при наличии подрядных и/или субподрядных организаций)
Добавьте представителей и подпишите их ЭП.
- Проверьте, что необходимые подписи выполнены;
- Передайте подписанные сведения между системой подрядчика и системой заказчика;
- Дождитесь статуса «Получены»;
- Выполните регистрацию из системы заказчика после проверки обязательных условий.
Эта последовательность рекомендательная.
Она помогает избежать ситуаций, когда для выполнения действия не хватает данных из другого раздела или системы.
9. FAQ
- Почему кнопка добавления представителя неактивна?
Скорее всего, сначала необходимо добавить организацию либо заполнить связанный раздел. Проверьте подсказку, которая появляется при наведении на кнопку.
- Почему сведения появились в другой системе, но ОЖР нельзя зарегистрировать?
Автоматически переданные данные не содержат подписи. Проверьте подписание представителей и выполнение ручного обмена XML-транзакциями.
- Нужно ли заполнять разделы строго по порядку?
Нет. Порядок заполнения не влияет на внутренний автоматический обмен. Однако для формирования и передачи XML необходимо выполнить условия готовности соответствующих сведений.
- Почему после отправки отображается статус «Отправлены», а не «Получены»?
Статус «Отправлены» означает, что сведения обработаны. Необходимо дождаться подтверждения получения принимающей системой.
- Можно ли изменить сведения после отправки между системой подрядчика и системой заказчика?
Для сведений, редактирование которых разрешено, изменения возможны. После изменения подписываемых данных может потребоваться повторное подписание и передача.
- Можно ли изменить сведения после отправки ТЛ ОЖР в ГСН?
Изменения ТЛ ОЖР после отправки в ГСН возможны только в случае, если ТЛ вернули на доработку - статус ТЛ "На доработке", в других случаях (Статусы "На регистрации" и "Зарегистрирован") внесение изменений невозможно.