Категории

Модуль "Проблемные вопросы"

Проблемные вопросы

Подраздел «Проблемные вопросы» предназначен для регистрации, рассмотрения и контроля решения проблемных вопросов, возникающих в рамках проекта между Застройщиком и Генеральным подрядчиком; а также наблюдения для роли Мониторинг. Подраздел используется как инструмент оперативного взаимодействия участников проекта по вопросам, требующим отдельного обсуждения, согласования решения либо вынесения за пределы системы для рассмотрения на штабе или личном докладе.

1. Расположение аздела Проблемного вопроса

Подраздел «Проблемные вопросы» расположен в составе раздела «Паспорт проекта» и доступен только в интеграционных проектах.

Рисунок - Расположение подраздела «Проблемные вопросы»

2. Ролевая модель: доступы к Проблемным вопросам

Работа с подразделом осуществляется пользователями с проектной ролью «Руководитель проекта» соответствующей организации. В рамках подраздела предусмотрены следующие категории пользователей:

Участники процесса:

  • Руководитель проекта в организации Застройщика;
  • Руководитель проекта в организации Генерального подрядчика;

Наблюдатели:

  • Руководитель проекта в организации Мониторинга.

Права доступа к проблемным вопросам разграничиваются в зависимости от роли организации пользователя:

  • пользователь со стороны Застройщика видит все проблемные вопросы в рамках проекта;
  • пользователь со стороны Генерального подрядчика видит только те проблемные вопросы, в которых участвует его организация;
  • пользователь со стороны Мониторинга может просматривать все проблемные вопросы в рамках выбранного проекта, но не может создавать их, отвечать по ним, направлять на доработку, выносить на штаб или личный доклад и закрывать их.

3. Работа с реестром Проблемных вопросов

В подразделе ведется реестр проблемных вопросов. В реестре пользователям, имеющим соответствующие права доступа, доступны:

  • переход в карточку проблемного вопроса (элемент 1↓);
  • просмотр срока решения вопроса и факта просрочки (элемент 2↓);
  • визуальное отображение вопросов, требующих действия со стороны пользователя (элемент 3↓);
  • фильтрация по признаку «Требует действие» (элемент 4↓);
  • создание проблемного вопроса (элемент 5↓);
  • выгрузка записей реестра в формате XLSX. для совершения выгрузки необходимо выбрать вопросы чек-боксами (элемент 6↓) и нажать кнопку «Экспортировать в XLS», которая появится вместо кнопки «+ Создать вопрос» (элемент 5↓).

Рисунок - Реестр Проблемных вопросов

4. Создание Проблемного вопроса

Создание проблемного вопроса доступно участникам процесса - Застройщику и Генеральному подрядчику. При создании карточки проблемного вопроса указываются следующие данные:

  • тема вопроса (элемент 1↓);
  • описание вопроса (элемент 2↓);
  • крайний срок решения (элемент 3↓);
  • ответственная организация (элемент 4↓);
  • ответственный сотрудник (элемент 5↓);
  • приложения, при необходимости (элемент 6↓).

Рисунок - Окно создания Проблемного вопроса

К карточке проблемного вопроса допускается прикладывать файлы в форматах PDF, XLS,XLSX,, DOC, DOCX, JPG, JPEG, PNG

Одна карточка проблемного вопроса предназначена для одного конкретного вопроса по выбранной теме. Для других вопросов необходимо создать отдельные карточки.

Важно! Перед отправкой нужно ещё раз убедиться, что тема, описание, срок, организация и сотрудник заполнены корректно. Если обязательное поле пропущено, система не позволит передать вопрос в работу.

5. Отправка Проблемного вопроса в работу ответственному

После заполнения обязательных полей пользователь выполняет действие «Создать и передать в работу» (элемент 7 ↑). После этого:

  • карточка проблемного вопроса создается в системе;
  • вопрос отображается в общем реестре (элемент 1↓);
  • вопрос получает статус «В процессе передачи» (элемент 2↓). Через небольшой промежуток времени меняется на "В работе у ответственного";
  • карточка становится доступной ответственному пользователю для рассмотрения;
  • автор вопроса утрачивает возможность редактирования созданной карточки и может только просматривать её.

Рисунок Отображение проблемного вопроса в реестре

В карточке проблемного вопроса пользователю доступны для просмотра:

  • код вопроса (элемент 1↓);
  • тема вопроса (элемент 2↓);
  • описание вопроса(элемент 3↓);
  • дата создания (элемент 4↓);
  • крайний срок (элемент 5↓);
  • информация об инициаторе и его организации (элемент 6↓);
  • информация об ответственном за решение и его организации (элемент 7↓);
  • приложенные файлы (элемент 8↓);
  • текущий статус (элемент 9↓);
  • история шагов согласования и рассмотрения вопроса (элемент 10↓).

Рисунок - Отображение карточки вопроса после отправки в работу

6. Ответ на Проблемным вопросом ответственным за решение

Ответственный исполнитель после получения проблемного вопроса рассматривает его и выполняет действие «Ответить и передать на согласование» (элемент 1↓).

Рисунок - Отображение проблемного вопроса при получении в работу

При подготовке ответа указываются:

  • комментарий по существу вопроса (элемент 1↓);
  • приложения, при необходимости (элемент 2↓).

Рисунок - Ответ и передача на согласование проблемного вопроса

После отправки ответа вопрос переходит инициатору и получает статус «На согласовании» (элемент 1↓). Приложения добавленные при ответе отображаются в истории согласования (элемент 2↓).

Рисунок - Отображение карточки вопроса после передачи на согласование

7. Согласование Проблемного вопроса инициатором

После получения ответа инициатор рассматривает представленные комментарии и материалы. На этапе согласования инициатору через кнопку «Выбрать действие» (элемент 1↓) доступны следующие действия:

  • «Согласовать и закрыть вопрос» (элемент 2↓);
  • «Передать на доработку» (элемент 3↓);
  • «Вынести на Штаб или Личный доклад» (элемент 4↓).


Рисунок - Вынесение решения по вопросу при согласовании

7.1. Согласование и закрытие Пробемного вопроса инициатором

При выборе действия «Согласовать и закрыть вопрос» инициатор указывает комментарий с описанием принятого решения (элемент 1↓) и при необходимости, прикладывает дополнительные файлы (элемент 2↓)

Рисунок - Согласование и закрытие вопроса

Важно! После выполнения данного действия вопрос считается закрытым и повторному открытию не подлежит.

7.2. Передача на доработку Проблемного вопроса инициатором

При выборе действия «Передать на доработку» инициатор указывает причину возврата (элемент 1↓), при необходимости прикладывает файлы (элемент 2↓), после чего вопрос возвращается ответственному пользователю и получает статус «В работе у ответственного» (элемент 3↓↓). Далее цикл рассмотрения и ответа повторяется в общем порядке.

Рисунок - Передача проблемного вопроса на доработку

Рисунок - Смена статуса после передачи на доработку

7.3. Вынесение на Штаб или Личный доклад Проблемного вопроса

При выборе действия «Вынести на Штаб или Личный доклад» инициатор указывает причину вынесения вопроса на рассмотрение за пределы системы (элемент 1↓) и при необходимости, прикладывает файлы (элемент 2↓). После выполнения данного действия вопрос получает статус «Вынесен на Штаб или Личный доклад».

Рисунок - Вынесение Проблемного вопроса на Штаб или Личный доклад

После завершения рассмотрения вопроса на штабе или личном докладе итоговое решение фиксируется в системе путем выполнения действия «Закрыть вопрос» (элемент 1↓). Итоговое решение по вынесенному вопросу добавляет только Застройщик.

Рисунок - Закрытие вопроса после Штаба или Личного доклада

При закрытии вопроса указывается комментарий с описанием принятого решения (элемент 1↓) и при необходимости, прикладываются дополнительные материалы (элемент 2↓).

Рисунок - Закрытие вопроса после Штаба или Личного доклада

8. Работа с закрытым Проблемным вопросом

Закрытый проблемный вопрос (элемент 1↓) не может быть повторно открыт. При необходимости повторного рассмотрения аналогичной проблемы создается НОВАЯ карточка проблемного вопроса.

Рисунок - Закрытый проблемный вопрос

9. Работа с Проблемными вопросами при удалении пользователя или организации

9.1 Удаление пользователя из проекта

Если из проекта был удален пользователь, который является текущем исполнителем по Проблемному вопросу, то задача приостанавливается и ей присваивается статус "Исполнитель удален" (элемент 1 ↓).

В таком случае процесс обсуждения приостанавливается. Для дальнейшего продолжения работы одному из администраторов из той же компании, что и удаленный исполнитель необходимо перейти к вопросу и принять решение по дальнейшей работе.

Администраторы, которые могут принять решение по вопросу со статусом "Исполнитель удален":

  1. СуперАдмин
  2. Администратор компании
  3. Администратор внедрения
  4. Региональный администратор внедрения

Рисунок - Карточка вопроса со статусом "Исполнитель удален"

После того, как один из администраторов той же компании, что и удаленный исполнитель текущего шага перейдет к вопросу со статусам "Исполнитель удален" ему будет доступно на выбор одно из действий:

  1. Сменить исполнителя (элемент 1 ↓). Позволяет поменять текущего исполнителя на другого руководителя проекта из этой же организации и продолжить процесс обсуждения.
  2. Закрыть вопрос без решения ( элемент 2 ↓). Позволяет досрочно завершить обсуждение вопроса со статусом "Закрыт без решения'. Применяется, когда в проекте нет других руководителей проекта или никто из них не может взять на себя ответственность за решение данного вопроса

Рисунок - Администратор принимает решение по проблемному вопросу со статусом "Исполнитель удален"

9.1.1 Смена исполнителя администратором

При выборе действия "Сменить исполнителя" (элемент 1 ↑) необходимо указать нового исполнителя из предложенного списка (элемент 1 ↓) и нажать "Сменить" ( элемент 2 ↓).

ВАЖНО! В списке доступных новых исполнителей отображаются ТОЛЬКО руководители проектов той же организации, что и у удаленного пользователя.

Рисунок - Окно смены исполнителя

После смены вопрос переходит к новому исполнителю и обсуждение продолжится с последнего невыполненного шага (элемент 1 ↓).

В истории согласовании появится специальный символ (элемент 2 ↓). По нажатию на него можно посмотреть историю смены исполнителя (элемент 3 ↓):

  1. Кто сменил исполнителя;
  2. Старый исполнитель;
  3. Новый исполнитель;
  4. Дата и время смены исполнителя.

Рисунок - История смены исполнителя

9.1.2 Закрытие без решения проблемного вопроса администратором

При выборе "Закрыть вопрос без решения" вопрос переходит в статус "Закрыт без решения" (элемент 1 ↓) и появится соответствующая запись в истории согласования (элемент 2 ↓).

Рисунок - Проблемный вопрос в статусе "Закрыт без решения".

9.2 Удаление организации из проекта

Если из проекта удаляется организация, представитель которой является текущим исполнителем проекта, то данном случае дополнительных действий от пользователя не требуется. Вопрос автоматически переходит в статус "Закрыт без решения" (элемент 1 ↓) с появлением соответствующей записи в истории согласования (элемент 2 ↓).

Рисунок - Проблемный вопрос в статусе "Закрыт без решения" после удаления организации.

9.3 Отображение удаленных пользователей и организаций в уже закрытых вопросах

Для дополнительного удобства при работе с разделом предусмотрено отображение удаленных организаций и пользователей в уже закрытых вопросах. Факт удаления отображается рядом с названием организации и именем сотрудника в истории согласования (элементы 1, 2 ↓).

Рисунок - Отображение удаленного пользователя в уже закрытом вопросе

10. Настройка уведомлений для Проблемных вопросов

Для подраздела «Проблемные вопросы» предусмотрена возможность пользовательской настройки уведомлений в профиле пользователя (элемент 1↓), во вкладке «Настройка уведомлений» (элемент 2↓↓), в разделе «Процессы» (элемент 3↓↓). Пользователь может самостоятельно определить получение уведомлений в интерфейсе системы и/или по электронной почте.

Рисунок - Профиль пользователя

Рисунок - Настройки уведомлений по Проблемным вопросам

Для подраздела «Проблемные вопросы» могут быть настроены уведомления по следующим событиям:

  • получение проблемного вопроса для совершения действия (элемент 1↓);
  • истечение крайнего срока закрытия проблемного вопроса, в котором пользователь является участником (элемент 2↓);
  • изменение статусов проблемного вопроса, в котором пользователь является участником (элемент 3↓);
  • закрытие проблемного вопроса, в котором пользователь является участником (элемент 4↓).

Рисунок - Настройки уведомлений по Проблемным вопросам