Задача с типом "Согласование документа"

Общая информация

Создание задачи доступно для всех пользователей, у кого есть доступ к модулю "Процессы".

Создание задачи происходит во вкладке "Мои задачи".

Глоссарий

Доступные шаблоны для задачи с типом согласование документа - маршруты для задачи с типом "Согласование документа", которые были созданы администратором для той организации, где работает пользователь.

Если шаблоны для согласования документа не были заранее настроены администратором, у пользователя есть возможность самостоятельно создать временный шаблон маршрута согласования.
Причем этот шаблон создается со статусом "Удален" и соответственно он доступен только автору этого шаблона (особенности реализации).

Завершающий статус - финальное состояние задачи, т.е. когда все шаги по решению задачи пройдены.
Допустимые значения завершающего статуса для задачи с типом "Согласование документа": Отклонен, Согласован, Подписан, Неактуальный
После того, как задаче присвоен заключительный статус пользователи могут только просмотреть карточку задачи.

Исполнитель шага - участник, который указан в шаге согласования в качестве согласованта или подписанта.

Текущий шаг согласования - это конкретный этап в процессе утверждения документа, на котором ответственное лицо должно выполнить определенное действие, например, подписать, согласовать, отправить на доработку, отправить на параллельное согласование или отклонить документ. Этот шаг становится активным, когда предыдущий шаг был завершен положительно (Согласовано / Подписано)

Статусная модель

Роль	Новый	На согласовании	На доработке	Неактуальный	Согласован	Подписан	Отказан
Инициатор	Удалить (переход по кнопке "Назад" в момент создания); Назначить согласовантов; Передать на согласование по шаблону (своему / взять настроенный)	Закрыть (просмотр карточки задачи); Отозвать на доработку	Загрузить новую версию; Перевести в статус "Неактуальный"	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)
Согласовант (последовательного шага)	Не доступен	Согласовать; Передать на параллельное согласование; Отклонить + указать причину; На доработку	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)
Согласовант (параллельного шага)	Не доступен	Согласовать; Отклонить + указать причину	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)
Подписант	Не доступен	Подписать; Передать на параллельное согласование; Отклонить + указать причину; На доработку	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)	Закрыть (просмотр карточки)

Создание задачи "Согласование документа"

Пользователь который создает задачу является инициатором.

1. Пользователь во вкладке "Мои задачи" нажимает на кнопку "Создать задачу" , далее в модальном окне выбирает тип задачи "Согласование документа" и нажимает "Перейти к созданию".

Рис. 1 - Выбор типа задачи при создании задачи

2. Далее пользователь переходит в модальное окно "Создание задачи «Согласование документа»".

Создание происходит в три шага:

• Добавление документа (на этом этапе необходимо загрузить документ, при необходимости выставить крайний срок на все задачу, а также ввести наименование задачи);
• Выбор маршрута согласования (на этом этапе пользователь может выбрать конкретный шаблон или указать исполнителей вручную);
• Предпросмотр (осуществляется проверка выбранного/настроенного маршрута + пользователь на этом этапе создает задачу).

Создание задачи: первый шаг

Заполнение первого этапа "Добавление документа"

Первый этап открыт по умолчанию. Все последующие этапы могут быть открыты для пользователя только при поочередном заполнении.

На первом этапе пользователь заполняет обязательные поля: загружает документ (рис. 2 - элемент №1), определяет наименование (рис. 2 - элемент №2), при необходимо выставляет крайний срок для всей задачи (рис. 2 - элемент №3).

Рис. 2 - Создание задачи "Согласование документа": первый шаг

Примечание: Если пользователь прикрепил документ, но его нужно заменить - он может нажать на кнопку "Удалить" (рис.3 - элемент №1) и прикрепить другой документ.

Рис. 3 - На первом шаге загружен документ и заполнено поле "Наименование"

После заполнения данных и нажатия кнопки "Далее" пользователь переходит на второй шаг "Выбор маршрута согласования".

Создание задачи: второй шаг

На втором шаге пользователь настраивает маршрут для согласования документа.
Маршрут может настроить двумя способами:

• Выбрать уже имеющийся шаблон (т.е. шаблон, который был настроен администратором);
• Указать согласовантов вручную (т.е. самостоятельно создать маршрут для документа).

Заполнение второго этапа "Выбор маршрута согласования": запуск задачи по шаблону

Важно отменить, что на втором этапе создания задачи пользователь может выбрать один из типов согласования маршрута: Указать шаблон, Указать исполнителей вручную.

1. При открытии второго шага "Выбор маршрута согласования" (рис.4 - элемент №1) система по умолчанию отображает тип маршрута согласования "По шаблону" (рис.4- элемент №2).
Также система выводит список всех созданных шаблонов (рис. 4 - элемент №3).

Система отображает шаблоны, которые были созданы администратором для задачи с типом "Согласование документа".

Рис. 4 - Второй шаг создания задачи: запуск задачи по шаблону

2. Когда пользователь выбирает конкретный шаблон из списка (рис. 5 - элемент №1), система отображает его маршрут (рис. 5 - элемент №2).
Если пользователю подходит настроенный маршрут, то он нажимает на кнопку "Далее" (рис. 5 - элемент №3) и переходит на третий шаг.

Рис. 5 - Второй шаг создания задачи: пользователь выбрал шаблон

Заполнение второго этапа "Выбор маршрута согласования": самостоятельная настройка маршрута для задачи

У инициатора есть возможность создать свой маршрут для согласования на втором этапе создания задачи.

Необходимо учитывать, что этот маршрут не сохраняется в шаблонах и другие пользователи не смогут по нему отправить новые задачи с типом "Согласование документа".

1. На втором шаге "Выбор маршрута согласования" в типе согласования задачи необходимо выбрать "Указать исполнителей вручную" (рис.6 - элемент №1).
При нажатии на соответствующую кнопку система отобразит форму заполнения маршрута (рис.6 - элемент №2).

Рис.6 - Второй шаг создания задачи: запуск задачи по своему маршруту

2. При настройке шага необходимо указать исполнителя (рис. 7 - элемент №1) и выбрать его действие (Согласовать/Подписать) (рис. 7 - элемент №2).

Примечание
На каждом шаге инициатор может указать инициатором любого сотрудника (кроме себя) из своей организации.
Все сотрудники на каждом шаге уникальны (т.е. они не могут повторяться).
При настройке маршрута важно учитывать, что должно быть создано не менее двух шагов.
При настройке маршрута важно учитывать, что после выбранного действия "Подписать" у пользователя будет возможность выбрать только действие "Подписать".

Рис. 7 - Второй шаг создания задачи: самостоятельное создание шаблона (маршрута) согласования

Работа с шагами согласования

• Если необходимо добавить шаг при самостоятельной настройке шаблона, то пользователь должен нажать на кнопку "Добавить шаг" (рис.8 - элемент №2).
• Если пользователю необходимо удалить шаг, то ему необходимо нажать на спец. знак (рис. 8 - элемент №1).

После того как настройка маршрута завершена, пользователю необходимо нажать на кнопку "Далее" и перейти на этап №3 "Предпросмотр".

Рис. 8 - Второй шаг создания задачи: работа с шагами маршрута согласования

Если все шаги составлены верно, то пользователь необходимо нажать на кнопку "Далее". Далее пользователь перемещается на третий шаг создания шаблона "Согласование документа".

Создание задачи: третий шаг

Пользователь переходит на шаг №3 "Предпросмотр", проверяет достоверность маршрута (рис. 9 - элемент №1), если маршрут подходит нажимает кнопку "Создать" (рис. 9 - элемент №2).
Если необходимо выбрать другой маршрут / другой тип маршрута согласования, то пользователь может нажать на кнопку "Назад" (рис. 9 - элемент №3) и возвращается на предыдущий шаг.

Рис. 9 - Третий шаг создания задачи: Протоколирование

Когда инициатор нажал на кнопку "Создать", он видит новую задачу во вкладке "Мои задачи", задача "Согласование документа" автоматически отправляется по маршруту. Задача переходит в статус "На согласовании".

Рис. 10 - Задача "Согласование документа" создана

Работа с задачей "Согласование документа"

Согласовант приступает к работе над задачей, когда его шаг становится доступным для вынесения решения по согласованию.

Система автоматически отправляет ему соответствующее уведомление, подсвечивает задачу во вкладке "Мои задачи" спец знаком . В этом случае согласованту в карточке задачи становится доступна кнопка "Доступные действия".

Если согласовант является участником задачи (НО НЕ является исполнителем активного шага), то при ее создании он также видит карточку задачи, но не может совершать действия (доступен только просмотр карточки).

1. Согласовант получил задачу и является исполнителем на активном шаге. В этом случае он видит спец. знак (элемент №2) в реестре своих задач (элемент №1).

Рис. 11 - Исполнитель шага получил задачу на выполнение

2. Пользователь открывает карточку задачи. В карточке для него доступны конкретные действия.

Список доступных действий зависит от:

• Кем является исполнитель (согласовантом или подписантом; если согласовантом, то ему будет доступно действие "Согласовать", а если подписантом - "Подписать");
• Исполнитель шага отправил / не отправил на параллельное согласование документ; если отправил, то "отправить на параллельное согласование" будет более не доступно.

Элементы карточки

Доступные действия для согласованта:

Рис. 12 - Карточка задачи "Согласование документа": ее состояние у текущего исполнителя + отображение маршрута задачи.

Карточка задачи "Согласование документа"

Исполнитель шага - это согласовант, который еще не отправил документ на параллельное согласование.

Рис. 13 - Карточка задачи "Согласование документа": доступные действия текущему исполнителю.

Передача на параллельное согласование

На параллельное согласование документ может передать как согласовант, так и подписант.
Каждый исполнитель может передать документ на параллельное согласование ТОЛЬКО ОДИН раз.
Параллельных согласовантов назначает текущий исполнитель (т.е. тот, кто отправил задачу на параллельное согласование). Он может выбрать любого сотрудника (кроме себя и основных исполнителей в маршруте) свой организации. Параллельные согласованты могу повторяться на шагах согласования.

1.Чтобы назначить параллельное согласование, исполнителю текущего шага необходимо в карточке задачи выбрать действие "Передать на параллельное согласование".

Рис. 14 - Текущей исполнитель передает задачу на параллельное согласование

2. Затем в появившемся модальном окне необходимо выбрать сотрудников и нажать на кнопку "Передать на согласование".


Примечание:
Выбор сотрудников доступен только из своей организации.
При этом исполнитель не может выбрать себя или основных исполнителей маршрута.

Рис. 15 - Передача документа на параллельное согласование

3. Далее документ на согласование отправляется параллельным согласовантам.
В маршруте задачи указывается, что основной согласовант передал документ на параллельное согласование (рис. 16 - элемент №1).

Примечание:
1. Основной согласовант может вынести решение до согласования параллельным согласовантом.
2. Параллельные согласованты могут отклонить согласование, при этом условии основной согласовант может вынести положительное решение

Рис. 16 - Передано на параллельное согласование

Работа параллельных согласовантов

1. Параллельные согласованты видят новую задачу во вкладке "Мои задачи" со спец. знаком. "Требует решение" .

Рис. 17 - Задача у параллельного согласованта

2. Затем они переходят в карточку задачи и выносят решение по задаче.

Доступные действия:

• Согласовать
• Отклонить

2.1. Положительное решение параллельного согласованта.

При выборе действия "Согласовать" согласовант в появившемся модальном окне должен подтвердить свое положительное решение (должен нажать кнопку "Согласовать документ".

Рис. 18 - Параллельный согласовант вынес решение "Согласовать": отображение модального окна

Затем решение согласовантов отображается в маршруте.

Рис. 19 - Параллельный согласовант вынес решение "Согласовать": отображение решения в маршруте задачи

2.2. Отрицательное решение параллельного согласованта.

Параллельный согласовант выбирает действие "Отклонить".

Далее в модальном окне согласование необходимо указать причину отклонения и подтвердить свое действие.

Рис. 21 - Модальное окно - подтверждение при отклонении согласования

Затем в маршруте задачи отображается решение параллельного согласованта:

- Комментарий, который был оставлен в модальном окне (рис. 22 - элемент №2);

- Статус действия параллельного согласованта (рис. 22 - элемент №11)

Рис. 22 - Отображение решения параллельного согласованта в маршруте задачи

Положительное решение основного согласованта

1. Согласовант выбрал действие "Согласовать".

Рис. 23 - В задаче "Согласование документа" основной согласовант выбирает действие "Согласовать"

2. В появившемся модальном окне согласованту необходимо подтвердить свое действие.

Примечание
Вид модальных окон при подтверждении может отличаться, это зависит от шага, на котором принимается решение, а именно: является ли шаг заключительным (рис. 25) или промежуточным (рис. 24).

Рис. 24 - Модальное окно - подтверждение промежуточного шага

Рис. 25. Модальное окно - подтверждение заключительного шага

3. После подтверждения решение согласованта отображается в маршруте задачи.

Рис. 26 - Отображение решения промежуточного согласованта в маршруте задачи

Если шаг был завершающим, то задаче присваивается статус "Согласован".

Рис. 27 - Отображение решения завершающего согласованта в маршруте задачи

Если шаг был промежуточным, то остается статус "На согласовании", далее он автоматически переходит на согласование следующему исполнителю.

Рис. 28 - Отображение успешного промежуточного шага в согласовании

Успешное подписание документа

Процесс подписания настраивается в шаблоне, а именно: в шаблоне у исполнителя настраивается действие "Подписать".
Исполнитель, у которого есть действие "Подписать" является подписантом в согласовании документа. У такого пользователя нет действия "Согласовать" - только "Подписать", все остальные действия такие же как и у согласованта.

1. Для того чтобы подписать документ на своей стороне, подписант должен быть активным участником шага и в карточке задачи прожать действие "Подписать" (рис. 29 - элемент №2).

Примечание:
В карточке задачи в маршруте указывается шаг "Подписание", если исполнитель этого шага - подписант (рис. 29 - элемент №1).

Рис. 29 - Отображение успешного промежуточного шага в согласовании

2. После нажатия на кнопку "Подписать" (рис. 30 - элемент №1) запускается процесс подписания, он состоит из двух этапов: проставление электронной подписи и проставление штампа на документе.

Первый этап подписания

Пользователю необходимо прожать галочку "Подписать документ" (рис. 30 - элемент №2), затем нажать на кнопку "Далее" (рис. 30 - элемент №3)

Рис. 30 - Первый этап подписания документа

Второй этап подписания

Затем пользователю необходимо проставить штамп - нажать на кнопку "Добавить штамп" (рис. 31 - элемент №1)

Рис. 31 - Второй этап подписания документа

После этого штамп проставится на последней странице документа (рис. 32 - элемент №2). После добавления штампа пользователь может удалить штамп (рис. 32 - элемент №1) или прожать кнопку "Подписать" (рис. 32 - элемент №3).
Если пользователь на втором этапе подписания прожал кнопку "Подписать", то шаг считается успешно выполненным и документ либо принимает завершающий статус, либо перенаправляется к следующему исполнителю (согласовано шаблону, по которому была запущена задача).

Рис. 32 - Второй этап подписания документа

Отрицательный ответ основного исполнителя

1. Согласовант/подписант выбирает действие "Отклонить"

Рис. 33 - Выбор отрицательного решения "Отклонить"

2. Далее согласовант в появившемся модальном окне должен указать причину отклонения и подтвердить свое действие.

Рис. 34 - Модальное окно - подтверждение при отрицательном решении

3. Принятое решение и комментарий будут отображены в маршруте задачи (элементы №1), статус задачи будет изменен на "Не согласован" (элемент №2).

Примечание
Если шаг является промежуточным, то весь остальной маршрут прерывается (это также отображается в маршруте задачи).

Отправление документа на доработку

1. Согласовант / подписант в доступных действиях выбирает "На доработку".

Рис. 35 - Отправка на доработку

2. Далее в модальном окне необходимо ввести комментарий и отправить на доработку.

Рис. 36 - Модальное окно подтверждения при отправке на доработку

3. Когда исполнитель активного шага отправит документ на доработку, остальной маршрут будет прерван, задаче будет присвоен статус "На доработке" (рис. 37 - элемент №1).

Документ будет отправлен инициатору.

В маршруте задачи отображается два новых шага "Отправлено на доработку" и "Доработка" (рис. 37 - элемент №2);
Также остальные шаги маршрута становятся отмененными (рис. 37 - элемент №3).

Рис. 37 - Документ отправлен на доработку: Изменения в карточке

Работа с документом со стороны инициатора

Отзыв документа на доработку

1. Инициатор в запущенной задаче выбирает действие "Отозвать документ на доработку" (рис. 38 - элемент №1).

Примечание
Это действие доступно в том случае, если у задачи НЕ ЗАВЕРШАЮЩИЙ СТАТУС.

Рис. 38 - Действие "Отозвать документ на доработку"

2. После этого задаче присваивает статус "На доработке", дальнейший маршрут прерывается.
Это действие также отображается и в маршруте задачи.

Работа с задачей в статусе "На доработке"

Когда задаче присваивается статус "На доработке", работа с задачей доступна только инициатору задачи.

Статус "На доработке" может быть присвоен только двумя способами:

• Инициатор самостоятельно отзывает задачу на доработку;
• Исполнитель шага отправляет задачу на доработку.

1. Инициатор получает задачу в работу, во вкладке "Мои задачи" он видит ее со спец. знаком "Требует решение".

Рис. 39 - Инициатор получил документ на доработку

2. Инициатор открывает карточку задачи и выбирает одно из доступных действий.
Доступные действия:

• Перевести в "Неактуальный;
• Новая версия

Рис. 40 - Задача на доработке у инициатора

2.1. Перевод в "Неактуальный"

2.1.1. Инициатор выбирает действие "Перевести в "Неактуальный" и в открывшемся модальном окне вводит комментарий и подтверждает действие.

Рис. 41 - Модальное - окно подтверждение

2.1.2. После этого действия задаче присваивает статус "Неактуальный" (рис. 42 - элемент №1).
Все действия и комментарий инициатора отображаются в маршруте документа (рис. 42 - элемент №2).
Оставшаяся часть маршрута прерывается (это также отображается в маршруте задачи).

Рис. 42 - Перевод документа в "Неактуальный"

2.2. Загрузка новой версии

2.2.1. Процесс загрузки новой версии точно такой же, как и создание задачи с типом "Согласование документа".
Инициатор нажимает "Новая версия", система отображает модальное окно с добавлением новой версии.

Рис. 43 - Загрузка новой версии

2.2.2. Добавление новой версии состоит из трех этапов:

• Добавление новой версии: загрузка документа;
• Выбор маршрута согласования: инициатор выбирает шаблон/указывает исполнителей вручную/выбирает текущий шаблон;
• Предпросмотр.

Инициатор на первом этапе загружает документ, затем переходит на второй этап "Выбор маршрута согласования".
На втором этапе по умолчанию указан текущий шаблон (рис. 44 - элемент №1) и его маршрут (рис. 44 - элемент №2).

Рис. 44 - Загрузка новой версии: выбор маршрута

При необходимости инициатор может отключить текущий шаблон (рис. 45 - элемент №1) и выбрать новый шаблон для согласования (рис. 45 - элемент №2) или указать исполнителей вручную (рис. 45 - элемент №3).

Рис. 45 - Загрузка новой версии: выбор другого маршрута

После того, как задан маршрут пользователю необходимо нажать на кнопку "Далее", затем пользователь переходит на третий шаг "Предпросмотр" (рис. 46 - элемент №1), где необходимо нажать на кнопку "Добавить новую версию" (рис. 46 - элемент №2), чтобы запустить новый цикл согласования.

Рис. 46 - Загрузка новой версии: предпросмотр

После того, как инициатор нажал на кнопку "Добавить версию" система запускает согласование согласно заданному маршруту.
В документе появится версия №2 (она будет открываться по умолчанию, т.к. она актуальна) (рис. 47 - элемент №1).
Все изменения также фиксируются в маршруте документа.

Рис. 47 - Загружена новая версия

В маршруте версии №1 будет зафиксировано, что загружена новая версия (рис. 48 - элемент №1).

Рис. 48 - Загружена новая версия

Далее работа с задачей будет точно такой же, как и при работе с первой версией.