Задача с типом "Поручение"
Основная информация
- Поручение - тип задачи, который пользователь создает БЕЗ шаблона. Соответственно создать шаблон для типа задачи "Поручение" невозможно.
- Роли, которые присваиваются пользователям, при работе с поручением:
- Инициатор;
- Исполнитель;
- Наблюдатель
Статусная модель
| Роль | Новая | Ожидает решения | В работе | На уточнении | Отозвана | Выполнена | Отклонена |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Инициатор | Создать; Отменить |
Отменить; Закрыть (просмотр карточки задачи); Отозвать поручение |
Отменить Закрыть (просмотр карточки задачи); Отозвать поручение |
Ответить на уточнение; Отозвать поручение; Закрыть (просмотр карточки задачи) |
Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) |
| Исполнитель | Не доступно | Взять в работу; Закрыть (просмотр карточки задачи) |
Передать на уточнение; Отклонить; Завершить выполнение; Закрыть (просмотр карточки задачи) |
Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) |
| Наблюдатель | Не доступно | Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) | Закрыть (просмотр карточки задачи) |
Работа с задачей "Поручение"
Создание задачи "Поручение"
1. Для создания задачи с типом "Поручение" пользователь должен на вкладке "Мои задачи" (рис. 1 - элемент №1) нажать на кнопку "Создать задачу" (рис. 1 - элемент №2), затем в открывшемся модальном окне выбрать тип задачи "Поручение" (рис. 1 - элемент №3) и нажать "Перейти к созданию" (рис. 1 - элемент №4);
Примечание:
Задачу с типом "Поручение" пользователь создает БЕЗ шаблона.
Рис. 1 - Выбор типа задачи
2. После того, как выбран тип задачи "Поручение", пользователь должен заполнить все обязательные поля карточки задачи.
Поля карточки "Поручение":
| № элемента | Наименование | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Группа полей: - Инициатор (автор задачи); - Дата создания. |
Поля, которые заполняются автоматически системой |
| 2 | Наименование | Пользователь должен ввести уникальное наименование для своей задачи |
| 3 | Исполнитель | Пользователю необходимо выбрать исполнителя поручения. Пользователь может выбрать сотрудников ТОЛЬКО из своей организации. Важно: Сам себя пользователь указать не может. |
| 4 | Крайний срок | Пользователю необходимо указать до какой даты включительно необходимо выполнить задачу |
| 5 | Описание поручения | Пользователю необходимо указать для чего поручение создано/что именно требуется |
| 6 | Наблюдатели | Пользователь может выбрать сотрудников ТОЛЬКО из своей организации. Важно: Сам себя пользователь указать не может. Наблюдатели смотрят сам процесс выполнения задачи, им не доступны действия с задачей. |
| 7 | Приложение к поручению | При необходимости пользователь может прикрепить файл. |
| 8 | Кнопка "Создать задачу" | После того, как ВСЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ поля заполнены, пользователю необходимо нажать на кнопку "Создать задачу". |
3. После успешного создания задача будет отображаться во вкладке "Мои задачи" (рис. 3 - элемент №1 + элемент №2) с актуальным статусом (рис. 3 - элемент №3), также она сразу отправится на выполнение исполнителю.
Рис. 3 - Задача создана
Работа с созданной задачей: со стороны исполнителя
1. После создания задачи "Поручение" она автоматически отправляется исполнителю (рис. 4 - элемент №1). Во вкладке "Мои задачи" исполнитель видит задачу со спец. знаком "Требует действие" .
Рис. 4 - Задача передана Исполнителю
2. Далее исполнитель переходит в карточку задачи.
Статус задачи "Ожидает выполнения" (рис. 5 - элемент №1) , для начала работы с задачей необходимо взять задачу в работу (необходимо нажать на кнопку "Взять в работу" - рис. 5 - элемент №2).
Когда задача отправлена на выполнение, в ее маршруте система указывает дополнительный шаг "Ожидает выполнения" (рис. 5 - элемент №3).
Рис. 5 - Карточка задачи в статусе "В работе"
Рис. 6 - Карточка задачи "Поручение"
Описание элементов
| № Элемента + название | Описание |
|---|---|
| №1 - Заголовок | Название задачи |
| №2 - Общие данные задачи | Данные, которые были введены при создании задачи. - Описание поручения: что именно это за поручение - Инициатор: автор задачи; - Исполнитель: тот, кто выполняет задачу; - Дата создания; - Крайний срок выполнения: дата ДО которой необходимо выполнить - Наблюдатели: те, кто может видеть результат задачи и ход процесса. |
| №3 - Приложенные файлы | Если инициатор при создании задачи прикрепил файл, то он будет здесь отображен |
| №4 - Маршрут задачи | Маршрут указывает какие шаги будут в задаче, а какие уже завершены |
3. После нажатия на кнопку "Взять в работу" система устанавливает статус "Выполняется" (рис. 7 - элемент №1), меняется шаг в маршруте задачи с "Ожидает выполнения" на "Выполнение" (рис. 7 - элемент №5), пользователю становятся доступны дополнительные действия (рис. 7 - группа элементов с №2 по №4).
Рис. 7 - Задача в статусе "Выполняется"
Доступные действия (группа элементов с №2 по №4):
| № Элемента | Действие | Описание |
|---|---|---|
| 2 | Отклонить | Это действие прерывает процесс выполнения задачи. |
| 3 | Передать на уточнение | Если исполнителю необходимо уточнить детали, то он может отправить комментарий инициатору. |
| 4 | Завершить выполнение | Если исполнитель готов завершить выполнение, то ему необходимо нажать на кнопку "Завершить выполнение". |
3. Для того, чтобы успешно завершить выполнение задачи, пользователю необходимо нажать на кнопку "Завершить выполнение" (рис. 8 - элемент №1). Затем в модальном окне необходимо подтвердить свое действие (рис. 8 - элемент №2).
Рис. 8 - Модальное окно - подтверждение
После успешного завершения задаче присваивается статус "Выполнена" (рис. 9 - элемент №1), также это фиксируется в маршруте задачи (рис. 9 - элемент №2).
Рис. 9 - Задача в статусе "Выполнена"
Отмена задачи со стороны исполнителя
1. После того, как исполнитель взял задачу в работу, ему необходимо нажать на кнопку "Отклонить" (рис. 9 - элемент №1), затем в модальном окне ввести комментарий (рис. 9 - элемент №2) и подтвердить свои действия, нажав на кнопку "Отклонить" (рис. 9 - элемент №3).
Рис. 9 - Модальное окно - подтверждение
2. После отклонения задачи система присвоит статус "Отклонена" (элемент №1), также отобразит это в маршруте задачи (элемент №2).
Рис. 10 - Задача в статусе "Отклонена"
Работа с задачей со стороны инициатора
Если задаче НЕ присвоен завершающий статус ("Ожидает выполнения", "На уточнении", "Выполняется") , то инициатор может отозвать задачу.
1. Инициатор должен зайти в карточку задачи и нажать на кнопку "Отозвать поручение" (рис .11 - элемент №1), в открывшемся окне необходимо ввести комментарий (рис. 11 - элемент №2) и подтвердить действие отзыва - нажать на кнопку "Отозвать" (рис. 11 - элемент №3).
Рис. 11 - Модальное окно - подтверждение
2. После того, как инициатор отозвал поручение весь путь выполнения задачи прерывается. Задаче присваивается статус "Отозвана" (рис. 12 - элемент №1), также действие инициатора фиксируется в маршруте задачи, а именно:
- шагу, на котором происходит отзыв, присваивается статус "Отозвано инициатором" (рис. 12 - элемент №2);
- добавляется новый шаг в маршруте "Отозвано" (рис. 12 - элемент №3)
Рис. 12 - Задача в статусе "Отозвана"
Процесс уточнения при работе с "Поручением"
Уточнение - процесс, инициатором которого является исполнитель задачи. При необходимости уточнить детали по задаче он может отправить задачу на уточнение инициатору. Инициатор в свою очередь отвечает на уточнение, и тогда выполнение задачи переходит на сторону исполнителя.
Примечание:
- Исполнитель может отправить задачу на уточнение
- Отправлять задачу на уточнение можно неограниченное количество раз, пока она стоит в НЕ завершающем статусе.
1. Для того, чтобы иметь возможность запустить процесс уточнения, исполнителю необходимо взять задачу в работу, а затем нажать на кнопку "Передать на уточнение" (рис. 13 - элемент №1).
В появившемся модальном окне необходимо ввести комментарий (рис. 13 - элемент №2) и при необходимости прикрепить файл (рис. 13 - элемент № 3), затем нажать на кнопку "На уточнение" (рис. 13 - 23элемент №4).
Рис. 13 - Передача задачи на уточнение
2. После отправки задачи на уточнение к ней сможет приступить только инициатор, т.к. ему необходимо ответить на уточнение. Задаче будет присвоен статус "На уточнении" (рис. 14 - элемент №1), все действия будут отображены в маршруте:
- Появляется два новых шага "Отправлено на уточнение" и "На уточнении".
В карточке задачи у инициатора будет доступно ДВА ДЕЙСТВИЯ (рис. 14 - элемент №2 и №3):
- Отозвать поручение
- Ответить на уточнение
Рис. 14 - Задача на уточнении
3. Инициатор нажимает на кнопку "Ответить на уточнение" (рис. 15 - элемент №1), затем в модальном окне пишет свой ответ (рис. 15 - элемент №2) и при необходимости прикрепляет файл (рис. 15 - элемент №3), затем отправляет ответ (рис. 15 - элемент №4).
Рис. 15 - Передача задачи на уточнение
4. После отправки ответа инициатору задачи доступно действие "Отозвать поручение" (рис. 16 - элемент №1) , также его ответ на уточнение фиксируется в маршруте задачи:
- Шаг "На уточнении" заменяется на "Уточнено". Здесь же указывается и комментарий инициатора (рис. 16 - элемент №2);
- Появляется шаг "Ожидает выполнения" (так как после ответа на уточнение шаг передается исполнителю) (рис. 16 - элемент№3).
Рис. 16 - Задача уточнена и отправлена Исполнителю: карточка у инициатора
5. После ответа инициатора работа с задачей вновь доступна исполнителю. Во вкладке "Мои задачи" поручение отображается со спец. знаком "Требует действие". При переходе в карточку задачи инициатору вновь необходимо взять ее в работу. После того, как исполнитель взял поручение в работу, задаче присваивается статус "Выполняется" (рис. 17 - элемент №1). Затем он может вынести свое решение по задаче (рис. 17 - элемент №2 - №4).
В маршруте задачи это действие также фиксируется (рис. 17 - элемент №5).
Примечание:
В маршруте задачи исполнитель видит ответ инициатора.
Рис. 17 - После уточнения задача взята в работу Исполнителем
