Создание проблемного вопроса от Генерального подрядчика

Общая информация

Данный сценарий описывает полный цикл работы с Проблемным вопросом, когда инициатором выступает Генеральный подрядчик, а ответчиком Застройщик. Пользователь создаёт карточку, отправляет её в работу, получает комментарии, выбирает дальнейшее действие и закрывает вопрос.

Данная инструкция по работе с Проблемными вопросами предназначена для сотрудников с ролью Генерального подрядчика, а также для пользователей, которые участвуют в согласовании и закрытии вопросов по данному сценарию.

Глоссарий

Карточка проблемного вопроса - окно с информацией по конкретному вопросу.
ПВ - проблемные вопросы.
РП - Руководитель проекта.
З - Заказчик.
ГП - Генеральный подрядчик.
Штаб (ШГС) - штаб гражданского строительства.
ЛД - личный доклад.
Текущий шаг согласования - это конкретный этап в процессе работы с проблемным вопросом, на котором ответственное лицо должно выполнить определенное действие.
Исполнитель шага - участник, который указан, как текущий исполнитель шага.
Завершающий статус - финальное состояние задачи, когда все шаги по проблемному вопросу пройдены.

Процесс работы с проблемным вопросом

ШАГ 1. Создание проблемного вопроса Генеральным подрядчиком

1) Войдите в систему под своей учётной записью и откройте нужный проект.

2) Далее перейдите в раздел «Проблемные вопросы» внутри паспорта проекта. На данном экране отображается реестр всех вопросов, доступных пользователю в рамках его роли.

3) Нажмите кнопку «Создать вопрос» (рис. 1 - элемент 1)

ВАЖНО! Раздел Проблмные вопросы доступен только в интеграционных проектах.

Рисунок 1 - Создание Проблемного вопроса

После нажатия появится окно создания нового Проблемного вопроса. Чтобы передать вопрос в работу, нужно заполнить обязательные поля:

• Тема вопроса - доступные темы ограничены справочником и не вводятся вручную (рис. 2 - элемент 1);
• Описание вопроса - подробно опишите, в чём состоит проблема. Для каждого вопроса необходимо создавать отдельную запись (рис. 2 - элемент 2);
• Крайний срок - дата определяет, к какому моменту вопрос должен быть решён. После сохранения система использует срок для контроля просрочки и отображения в реестре. (рис. 2 - элемент 3);
• Ответственная организация - укажите организацию, которой адресован вопрос. В данном сценарии это Застройщик. После выбора организации становится доступным поле выбора ответственного сотрудника (рис. 2 - элемент 4);
• Ответственный сотрудник - выберите сотрудника, который будет отвечать на вопрос. Список сотрудников зависит от выбранной организации (рис. 2 - элемент 5).

  ВАЖНО! Выбирать необходимо только Руководителей проекта. В противном случае после отправкиответственный будет автоматически заменен на Руководителя проекта.

Если к вопросу есть документы, приложите их в приложения. Поддерживаются файлы форматов PDF, XLS и PPTX. Вложения помогают ответственному быстрее разобраться в вопросе и дать корректный ответ.

ВАЖНО! Перед отправкой ещё раз убедитесь, что тема, описание, срок, организация и сотрудник заполнены корректно. Если обязательное поле пропущено, система не позволит передать вопрос в работу.

Нажмите кнопку «Создать и передать в работу». После этого карточка перейдёт в процесс обработки и станет доступна ответственному пользователю. Автор больше не сможет редактировать карточку, только просматривать её.

Рисунок 2 - Окно создания Проблемного вопроса

После создания вопроса, он появляется в общем реестре Проблемных вопросов со статусом "В работе у ответственного". Вопрос переходит выбранному ответственному (Застройщику).

Риунок 3 - Добавление Проблемного вопроса в реестре

ШАГ 2. Ответ на Проблемный вопрос Застройщиком

После того как Генеральный подрядчик отправил ПВ в работу, ответственному приходит уведомление о новом вопросе. Ответственный за решение от Застройщика получает проблемный вопрос на согласование. На данном этапе он видит специальный символ "Требуется действие" рядом с полученным вопросом.

Рисунок 4 - Отображение символа "Требуется действие в реестре"

Чтобы открыть карточку вопроса, необходимо нажать на его "Код вопроса".

В карточке можно увидеть наименование вопроса, описание, приложенные файлы, текущий статус и историю шагов. Если инициатор приложил файлы, ответственный может скачать их. Чтобы продолжить работу по вопросу, ответственный нажимает кнопку «Ответить и передать на согласование» (рис. 5 - элемент 1).

Рисунок 5 - Ответственный дает ответ на Проблемный вопрос

После нажатия открывается окно, в котором отображается исходное описание вопроса (рис. 6 - элемент 1) и получатель - инициатор вопроса (рис. 6 - элемент 2). В поле «Комментарий» ответственный пишет свой ответ по существу вопроса (рис. 6 - элемент 3). Если нужно, к ответу можно добавить файлы (рис. 6 - элемент 4).

Рисунок 6 - Окно добавления ответа на Проблемный вопрос

ШАГ 3. Согласование проблемного вопроса Генеральным подрядчиком (инициатором).

После того, как ответственный отправляет комментарий, инициатор получает системное уведомление. Откройте карточку и изучите комментарий, а также вложенные файлы, если они были добавлены. На данном этапе вопрос переходит в статус "На согласовании". У инициатора есть три варианта действий:
1) «Согласовать и закрыть вопрос». Позволяет согласовать вопрос и закрыть вопрос БЕЗ ВОЗМОЖНОСТИ восстановления (описано в ШАГ 3.1).

2) «Передать на доработку». Позволяет вернут вопрос ответственному на доработку (описано в ШАГ 3.2).

3) «Вынести на Штаб или Личный доклад». Позволяет передать вопрос Застройщику для описания решения после Штаба или Личного доклада (описано в ШАГ 3.3)

Рисунок 7 - Карточка Проблемного вопроса в статусе "На согласовании"

ШАГ 3.1. инициатор согласовывает и закрывает вопрос

Если вас устраивает ответ, выберите действие «Согласовать и закрыть вопрос». После нажатия открывается окно, в котором отображается исходное описание вопроса (рис. 8 - элемент 1). В поле «Комментарий» Генеральный подрядчик описывает решение по вопросу, которое было принято после Штаба или Личного доклада (рис. 8 - элемент 2). Если нужно, к решению можно добавить файлы (рис. 8 - элемент 3).

Когда решение внесено и отправлено, вопрос считается закрытым и не может быть открыт повторно.

Рисунок 8 - Окно закрытия Проблемного вопрос

Рисунок 9 - Карточка закрытого Проблемного вопроса

ШАГ 3.2. инициатор передает вопрос на доработку

Если информации недостаточно, выберите действие «Передать на доработку». После отправки вопрос снова возвращается ответственному в стату "В работе у ответственного" (на ШАГ 2) и проходит повторный цикл ответа.

После нажатия «Передать на доработку» открывается окно, в котором отображается исходное описание вопроса (рис. 10 - элемент 1) и получатель - ранее выбранный ответственный за решение (Застройщик) (рис. 10 - элемент 2). В поле «Комментарий» Генеральный подрядчик описывает причину возврата на доработку (рис. 10 - элемент 3). Если нужно, к ответу можно добавить файлы (рис. 10 - элемент 4).

Рисунок 10 - Окно передачи Проблемного вопроса на доработку

ШАГ 3.3 . инициатор выносит вопрос на Штаб или личный доклад

Если вопрос требует внешнего обсуждения, выберите действие «Вынести на Штаб или ЛД». В появившимся окне отображается исходное описание вопроса (рис. 11 - элемент 1) и получатель - ранее выбранный ответственный за решение (Застройщик) (рис. 11 - элемент 2). В поле «Комментарий» Генеральный подрядчик описывает причину выноса на Штаб или Личный доклад (рис. 11 - элемент 3). Если нужно, к ответу можно добавить файлы (рис. 11 - элемент 4)

Рисунок 11 - Окно вынесения Проблемного вопроса на Штаб / Личный доклад

После этого вопрос переходит к Застройщику для вынесения финального решения

ШАГ 3.3.1. инициатор выносит вопрос на Штаб или личный доклад

После того, как Генеральный подрядчик вынес вопрос на Штаб или Личный доклад, Застройщик получает системное уведомление. Откройте карточку и изучите комментарий, а также вложенные файлы, если они были добавлены. На данном этапе вопрос переходит в статус "Вынесен на Штаб или Личный доклад" (рис. 12 - элемент 1).

После завершения обсуждения за рамками системы (не относится к процессам системы), Застройщик выносит итоговое решение по кнопке «Закрыть вопрос» (ис. 12 - элемент 2).

Рисунок 12 - Карточка Проблемного вопроса вынесенного на Штаб или Личный доклад

После нажатия открывается окно , в котором отображается исходное описание вопроса (рис. 13 - элемент 1). В поле «Комментарий» Застройщик описывает решение по вопросу, которое было принято после Штаба или Личного доклада (рис. 13 - элемент 2). Если нужно, к решению можно добавить файлы (рис. 13 - элемент 3).

Рисунок 13 - Окно закрытия проблемного вопроса помсле Штаби или Личного доклада

Когда решение описано и отправлено, вопрос считается закрытым и не может быть открыт повторно.

Рисунок 14 - Карточка закрытого Проблемного вопроса

ВАЖНО! Чтобы повторно открыть вопрос, необходимо создать НОВУЮ карточку Проблемного вопроса. Закрытый вопрос повторно открыть нельзя!