Создание Проблемного вопроса от Застройщика

Общая информация

Данный сценарий описывает полный цикл работы с Проблемным вопросом, когда инициатором выступает Застройщик, а ответчиком Генеральный подрядчик. Пользователь создаёт карточку, отправляет её в работу, получает комментарии, выбирает дальнейшее действие и закрывает вопрос.

Данная инструкция по работе с Проблемными вопросами предназначена для сотрудников с ролью Застройщика, а также для пользователей, которые участвуют в согласовании и закрытии вопросов по данному сценарию.

Глоссарий

Карточка проблемного вопроса - окно с информацией по конкретному вопросу.
ПВ - проблемные вопросы.
РП - Руководитель проекта.
З - Заказчик.
ГП - Генеральный подрядчик.
Штаб (ШГС) - штаб гражданского строительства.
ЛД - личный доклад.
Текущий шаг согласования - это конкретный этап в процессе работы с проблемным вопросом, на котором ответственное лицо должно выполнить определенное действие.
Исполнитель шага - участник, который указан, как текущий исполнитель шага.
Завершающий статус - финальное состояние задачи, когда все шаги по проблемному вопросу пройдены.

Процесс работы с проблемным вопросом

ШАГ 1. Создание проблемного вопроса Застройщиком

1) Войдите в систему под своей учётной записью и откройте нужный проект.

2) Далее перейдите в раздел «Проблемные вопросы» внутри паспорта проекта. На данном экране отображается реестр всех Проблемных вопросов, доступных пользователю в рамках его прав.

3) Нажмите кнопку «Создать вопрос» (рис. 1 - элемент 1)

ВАЖНО! Раздел Проблмные вопросы доступен только в интеграционных проектах.

Рисунок 1 - Создание Проблемного вопроса

После нажатия появится окно создания нового Проблемного вопроса. Чтобы передать вопрос в работу, нужно заполнить обязательные поля:

• Тема вопроса - доступные темы ограничены справочником и не вводятся вручную (рис. 2 - элемент 1);
• Описание вопроса - подробно опишите, в чём состоит проблема. Для каждого вопроса необходимо создавать отдельную запись (рис. 2 - элемент 2);
• Крайний срок - дата определяет, к какому моменту вопрос должен быть решён. После сохранения система использует срок для контроля просрочки и отображения в реестре. (рис. 2 - элемент 3);
• Ответственная организация - укажите организацию, которой адресован вопрос. В данном сценарии это Генеральный подрядчик. После выбора организации становится доступным поле выбора ответственного сотрудника (рис. 2 - элемент 4);
• Ответственный сотрудник - выберите сотрудника, который будет отвечать на вопрос. Список сотрудников зависит от выбранной организации (рис. 2 - элемент 5).

  ВАЖНО! Выбирать необходимо только Руководителей проекта. В противном случае пользователь будет заменен после отправки на случайного Руководителя проекта

Если к вопросу есть документы, приложите их в приложения. Поддерживаются файлы форматов PDF, XLS и PPTX. Вложения помогают ответственному быстрее разобраться в вопросе и дать корректный ответ.

ВАЖНО! Перед отправкой ещё раз убедитесь, что тема, описание, срок, организация и сотрудник заполнены корректно. Если обязательное поле пропущено, система не позволит передать вопрос в работу.

Нажмите кнопку «Создать и передать в работу». После этогокарточка перейдёт в процесс обработки и станет доступна ответственному пользователю. Автор больше не сможет редактировать карточку, только просматривать её.

Рисунок 2 - Окно создания Проблемного вопроса

После создания вопроса, он появляется в общем реестре Проблемных вопросов со статусом "В работе у ответственного". Вопрос переходит выбранному ответственному (Генеральному подрядчику).

Рисунок 3 - Добавление Проблемного вопроса в реестре

ШАГ 2. Ответ на Проблемный вопрос Генеральным подрядчиком

После того, как Генеральный подрядчик отправил ПВ в работу, ответственному приходит уведомление о новом вопросе. Ответственный за решение от Генерального подрядчика получает проблемный вопрос на согласование. На данном этапе он видит специальный символ "Требуется действие" рядом с полученным вопросом.

Рисунок 4 - Отображение символа "Требуется действие в реестре"

Чтобы открыть карточку вопроса, необходимо нажать на его "Код вопроса".

В карточке можно увидеть наименование вопроса, описание, приложенные файлы, текущий статус и историю шагов. Если инициатор приложил файлы, ответственный может скачать их. Чтобы продолжить работу по вопросу, ответственный нажимает кнопку «Ответить и передать на согласование» (рис. 5 - элемент 1).

Рисунок 5 - Ответственный дает ответ на Проблемный вопрос

После нажатия открывается окно, в котором отображается исходное описание вопроса (рис. 6 - элемент 1) и получатель - инициатор вопроса (рис. 6 - элемент 2). В поле «Комментарий» ответственный пишет свой ответ по существу вопроса (рис. 6 - элемент 3). Если нужно, к ответу можно добавить файлы (рис. 6 - элемент 4).

Рисунок 6 - Окно добавления ответа на Проблемный вопрос

ШАГ 3. Согласование проблемного вопроса Застройщиком (инициатором).

После того, как ответственный отправляет комментарий, инициатор получает системное уведомление. Откройте карточку и изучите комментарий, а также вложенные файлы, если они были добавлены. На данном этапе вопрос переходит в статус "На согласовании". У инициатора есть три варианта действий:
1) Согласовать и закрыть вопрос. Позволяет согласовать вопрос и закрыть БЕЗ ВОЗМОЖНОСТИ восстановления (описано в ШАГ 3.1).

2) Передать на доработку. Позволяет вернут вопрос ответственному на доработку (описано в ШАГ 3.2).

3) Вынести на Штаб или Личный доклад. Позволяет перевести вопрос в соответствующий статус для последующего описания решения после Штаба или Личного доклада (описано в ШАГ 3.3).

Рисунок 7 - Карточка вопроса Проблемного вопроса в статусе "На согласовании"

ШАГ 3.1. инициатор согласовывает и закрывает вопрос

Если вас устраивает ответ, выберите действие "Согласовать и закрыть вопрос". После нажатия открывается окно, в котором отображается исходное описание вопроса (рис. 8 - элемент 1). В поле «Комментарий» Застройщик описывает решение по вопросу, которое было принято после Штаба или Личного доклада (рис. 8 - элемент 2). Если нужно, к решению можно добавить файлы (рис. 8 - элемент 3).

Когда решение внесено и отправлено, вопрос считается закрытым и не может быть открыт повторно.

Рисунок 8 - Окно закрытия Проблемного вопроса

Рисунок 9 - Карточка закрытого Проблемного вопроса

ШАГ 3.2. инициатор передает вопрос на доработку

Если информации недостаточно, выберите действие «Передать на доработку». После отправки вопрос снова возвращается ответственному в стату "В работе у ответственного" (на ШАГ 2 )и проходит повторный цикл ответа.

После нажатия «Передать на доработку» открывается окно, в котором отображается исходное описание вопроса (рис. 10 - элемент 1) и получатель - ранее выбранный ответственный за решение (Генеральный подрядчик) (рис. 10 - элемент 2). В поле «Комментарий» Застройщик описывает причину возврата на доработку (рис. 10 - элемент 3). Если нужно, к ответу можно добавить файлы (рис. 10 - элемент 4).

Рисунок 10 - Окно передачи Проблемного вопроса на доработку

ШАГ 3.3 . инициатор выносит вопрос на Штаб или личный доклад

Если вопрос требует внешнего обсуждения, выберите действие «Вынести на Штаб или ЛД». В появившимся окне отображается исходное описание вопроса (рис. 11 - элемент 1). В поле «Комментарий» Застройщик описывает причину выноса на Штаб или Личный доклад (рис. 11 - элемент 2). Если нужно, к ответу можно добавить файлы (рис. 11 - элемент 3)

Рисунок 11 - Окно вынесения Проблемного вопроса на Штаб / Личный доклад

Далее вопрос переходит статус "Вынесен на Штаб или Личный доклад" (рис. 12 - элемент 1).

После завершения обсуждения за рамками системы (не относится к процессам системы), Застройщик выносит итоговое решение по кнопке «Закрыть вопрос» (рис. 12 - элемент 2).

Рисунок 12 - Карточка Проблемного вопроса вынесенного на Штаб или Личный доклад

После нажатия открывается окно , в котором отображается исходное описание вопроса (рис. 13 - элемент 1). В поле «Комментарий» Застройщик описывает решение по вопросу, которое было принято после Штаба или Личного доклада (рис. 13 - элемент 2). Если нужно, к решению можно добавить файлы (рис. 13 - элемент 3).

Рисунок 13 - Окно закрытия проблемного вопроса после Штаби или Личного доклада

Когда решение описано и отправлено, вопрос считается закрытым и не может быть открыт повторно.

Рисунок 14 - Карточка закрытого Проблемного вопроса

ВАЖНО! Чтобы повторно открыть вопрос, необходимо создать НОВУЮ карточку Проблемного вопроса. Закрытый вопрос переоткрыть нельзя